Wie zijn al die organisatoren?

“Event Confederation heeft de ambitie om de hele eventsector van organisatoren in kaart te brengen, de spelers te identificeren en hen een stem te geven”, zegt Tom Bellens. “Organisatoren hebben met hun kennis over organisatie, veiligheid, draaiboeken en risico’s de capaciteiten om veel meer te doen dan alleen evenementen organiseren. Ze kunnen ook complexe projecten op zich nemen en realiseren, of zelfs bedrijven helpen transformeren."

Organiseren is een werkwoord

“Onze sector stelt terecht dat wij de ‘professionals’ zijn op vlak van organisatie. Niemand kan een evenement beter en veiliger organiseren dan wij. Dat klopt helemaal. Organiseren is een werkwoord, en het is ons dagelijks werk, waardoor we veel kennis en ervaring in huis hebben. Wij zijn stuk voor stuk kanjers in het ontwerpen van draaiboeken, het leiden van een publiek, het beheersen van Murphy, het omgaan met de ongrijpbare grillen van bezoekers, …”

“De eventsector verdient dus zeker het vertrouwen van de overheid. Maar zelfs dan zullen we ons moeten aanpassen, inhoudelijk professionaliseren, verenigen en oproepen tot nog meer actie op vlak van opleiding en kennisdeling.”

Wat is een ‘professionele’ organisator?

Het verschil tussen professioneel en niet-professioneel organiseren kan verschillende aspecten omvatten, waaronder:

Ervaring en expertise:

“Professionele organisatoren hebben vaak meer ervaring en expertise opgebouwd in het plannen en uitvoeren van evenementen. Ze begrijpen de industrienormen, trends en beste praktijken. Niet-professionele organisatoren missen vaak deze ervaring en expertise, waardoor ze fouten kunnen maken of problemen kunnen tegenkomen die met meer kennis voorkomen hadden kunnen worden.”

Netwerk en leveranciersrelaties:

“Professionele organisatoren hebben doorgaans een uitgebreid netwerk van leveranciers en partners opgebouwd, zoals cateraars, locatiebeheerders, entertainers, enzovoort. Ze hebben mogelijk ook gunstige relaties met deze leveranciers, wat kan resulteren in betere deals en service. Niet-professionele organisatoren missen mogelijk deze brede connecties en kunnen moeite hebben om betrouwbare leveranciers te vinden of goede deals te onderhandelen.”

Planning en organisatie:

Professionele organisatoren hebben gevestigde systemen en processen voor het plannen en organiseren van evenementen. Ze hebben vaak een gestructureerde aanpak, inclusief checklists, planningstools en ervaren personeel. Niet-professionele organisatoren kunnen minder georganiseerd zijn in hun aanpak. Ze kunnen belangrijke details over het hoofd zien, zoals vergunningen, veiligheidsmaatregelen of logistieke uitdagingen.

Risicobeheer:

“Professionele organisatoren begrijpen de risico's die gepaard gaan met evenementen en hebben vaak een plan om deze risico's te beheren. Dit kan onder meer verzekeringen, noodprocedures en back-upplannen voor onverwachte omstandigheden omvatten. Niet-professionele organisatoren kunnen zich minder bewust zijn van potentiële risico's of hebben mogelijk niet de middelen om ze effectief aan te pakken.”

Tom: “Over het algemeen kunnen professionele organisatoren van evenementen een hogere kwaliteit en meer naadloze ervaring leveren, terwijl niet-professionele organisatoren meer risico lopen op fouten en uitdagingen. Bij MediaMixer maken veiligheid en welzijn een essentieel deel uit van onze organisatiecultuur. Risicoanalyses en preventiemaatregelen vormen een vast onderdeel van elk project. We zijn dan ook fier dat wij als eerste Belgisch communicatiebureau het ISO 45001-certificaat hebben behaald, de internationale standaard voor veiligheidsmanagement.”

Meer sérieux in ons vak

“Willen we nog meer ernstig genomen worden, dan ligt de toekomst in het meer professionaliseren en in een meer inhoudelijke benadering die nauwer aansluit bij de basis van communicatie: het overbrengen van een boodschap. Wie dit inziet, opent een groot en bruisend blik vol nieuwe mogelijkheden. Het succes daarbij hangt vaak af van het traject dat je met communicatie aflegt. We moeten veel meer op langere termijn werken met onze klanten en de overheid. We moeten dus minder focussen op dat ‘one shot’ jaarlijkse evenement. Organisatoren moeten het vertrouwen krijgen en meer inzetten om hun klanten 365 dagen per jaar te begeleiden bij het vertellen van hun verhaal, intern en extern.”

“De toekomst ligt naast entertainment in meer inhoudelijke events en een samenwerking op langere termijn. Wie dat inziet, trekt een groot en bruisend blik open vol nieuwe mogelijkheden.”

“Dit houdt ook in dat je het verwachtingspatroon bij het publiek moet bijsturen. Als iemand een uitnodiging krijgt met als titel ‘personeelsfeest’, dan doet die een feestelijke outfit aan en verwacht die een traditioneel fun-feestje. Als die verwachtingen niet worden ingelost, gaat die persoon naar huis met een figuurlijke kater. Wie een breder en inhoudelijk verhaal vertelt op een langere termijn, kan dit vermijden en wél komen tot communicatie die scoort op vlak van duidelijkheid, corporate culture, afstemmen van de toekomstvisie en het overbrengen van een boodschap. Kortom: alles wat we met events willen bereiken blijft mogelijk, maar op een andere manier.”

Wie wil de kop trekken?

“Ik zou hierbij dan ook bedrijven, organisaties en de overheid willen oproepen om niet te wachten om samen te organiseren, zelfs als de toekomst onzeker is en ook het economische klimaat verre van ideaal. Juist nu kan onze sector leiderschap tonen. Communiceren met alle stakeholders is nu meer dan ooit van belang, zowel intern als extern. Wij hebben de kennis en ervaring om elke boodschap te kneden naar een format dat werkt én veilig georganiseerd kan worden. Organisatoren zijn de loodgieters van de maatschappij. They make it happen!”