fieldrive is vanuit een Vlaamse KMO gegroeid naar een globale toonaangevende supplier voor on-site eventtechnologie. Met 70 vaste medewerkers ondersteunen zij jaarlijks meer dan 400 events in ruim  50 landen en coördineren zij logistieke operaties vanuit 12 hubs over alle continenten.

Elk evenement brengt veiligheidsuitdagingen met zich mee. Maar bij sommige high-security events is het bijzonder belangrijk om goed op te volgen wie er aanwezig zal zijn en wie er toegang mag krijgen tot welke plekken. fielddrive is gespecialiseerd in het leveren van waterdichte ID-verificatie en hoogbeveiligde badges die om evenementen te beschermen. Het bedrijf kan bouwen op een uitgebreide ervaring die is opgedaan bij digitale toegangscontrole in alle gebouwen van de Europese Commissie en het Europees Parlement. Het breidt deze veiligheidsdiensten nu uit voor organisatoren van evenementen over de hele wereld. Voor ons zet fielddrive zeven interessante do’s en don’ts omtrent event security op een rijtje.

Do: Zorg voor grondige identiteitscontrole van al je aannemers

Zorg ervoor dat al je aannemers ID-geverifieerd zijn voordat ze het terrein of de locatie betreden. Evenementen zijn immers het meest kwetsbaar tijdens de opbouw- en afbraakfase. Door gebruik te maken van duale verificatie en gezichtsherkenning, kun je het doorgeven van badges en andere vormen van misbruik voorkomen. Dit is cruciaal om onbevoegden buiten de deur te houden en de veiligheid van het evenement te waarborgen. Controleer leveranciers systematisch en gebruik beveiligde methodes zoals biometrische checks om te verzekeren dat enkel de juiste personen toegang krijgen tot gevoelige gebieden.

Don't: Geen aandacht schenken aan een grondige verificatie bij de check-in

Het overslaan van grondige verificatie bij het inchecken kan leiden tot veiligheidsrisico's. Maak gebruik van MRZ-paspoortscanners, dat elk identiteitsdocument van overal ter wereld op geldigheid en vervalsing kan controleren. Combineer dit met een biometrische check om ervoor te zorgen dat de persoon voor de kiosk overeenkomt met het document. Elektronische verificatie is veel sneller en veiliger dan handmatige verificatie, maar als vuistregel moet u rekening houden met een extra 10 seconden per deelnemer voor de documentverificatie. Door dit proces direct op de terminals uit te voeren zonder dataoverdracht naar externe servers, blijft alles GDPR-compliant en wordt de veiligheid aanzienlijk verhoogd.

Do: Maak gebruik van gezichtsherkenning voor snellere check-in

Bied deelnemers de optie om tijdens de online registratie een recente foto te uploaden. Bij aankomst verifieert de check-in kiosk het biometrische profiel van de deelnemer, wat het proces voor het printen en het ophalen van de badge enorm versnelt. Deze gezichtsherkenning kan worden gecombineerd met paspoortverificatie voor een snelle en handige incheckervaring. Zorg er wel voor dat gezichtsherkenning altijd optioneel is om te voldoen aan GDPR-regelgeving. Zorg er ook voor dat er nooit feitelijke foto’s opgeslagen worden, maar enkel biometrische profielen.

Don't: Gebruik badges zonder beveiligingselementen

Vermijd het gebruik van badges zonder beveiligingselementen zoals watermerken, hologrammen of RFID-chips. Deze verhogen het risico op vervalsing en onbevoegde toegang. Voeg elementen toe die de badges vervalsingsbestendig maken en zorg ervoor dat badges die opnieuw worden afgedrukt onmiddellijk worden gemarkeerd als duplicaten. Bij interactie met checkpoints en toegangssystemen moet een veiligheidsalarm afgaan bij het detecteren van een duplicaatbadge, wat helpt bij het snel identificeren van beveiligingsproblemen. Kies bij voorkeur ook voor fotobadges, want dit voegt een extra beveiligingslaag toe, en helpt ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot het evenement. 

Do: Zorg voor beveiligde data op kiosken

Voor evenementen met hoge veiligheidsvereisten moeten alle data op de kiosken versleuteld zijn. Deze mogen alleen worden ontsleuteld bij check-in. Authenticeer alle operatoren die toegang krijgen tot de data om onbevoegde toegang te voorkomen. Dit is essentieel om de integriteit van gevoelige informatie te behouden en ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot kritieke data. Beveiligde data-opslag helpt bij het voorkomen van datalekken en verhoogt de algehele veiligheid van het evenement.

Do: Implementeer zone-specifieke toegangscontrole

Gebruik een geavanceerd registratieplatform om zone-specifieke toegangscontrole te beheren. Hierdoor kan tijdelijk toegang worden verleend tot specifieke gebieden voor personeel of atleten, en kunnen gedeelde badges worden gebruikt voor tijdsgebonden toegang tot VIP- of backstage-zones. Dit type controle zorgt voor een georganiseerde en veilige omgeving tijdens het evenement, waarbij alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot specifieke zones.

Don’t: Te veel vertrouwen op bagagecontroles
Oppervlakkige en willekeurige bagagecontroles voegen weinig waarde toe aan de algehele veiligheid van een evenement en kunnen een vals gevoel van veiligheid geven. Want via de achterdeur wordt er niet gecontroleerd op flightcases, cateringmateriaal of andere materialen van leveranciers of exposanten die de locatie binnen worden gesleept. Als u bagagecontroles uitvoert, zorg dan dat ze grondig zijn en consistent worden toegepast op alle deelnemers, exposanten en personeel. Dit helpt om het risico van verboden voorwerpen binnen het evenement te verminderen en verhoogt de geloofwaardigheid van uw veiligheidsmaatregelen.