"De wereldwijde meetings & events sector kan uitzien naar een dynamisch 2019", aldus Kurt Ekert, President & CEO van Carlson Wagonlit Travel. "Naast de wereldwijd groeiende vraag verwachten we ook een mondiale prijsstijging in de hotelindustrie met 3,7% en een stijging van 2,6% voor de luchtvaart.

Het rapport geeft prognoses van de kosten voor volgend jaar, gaat in op regionale verschillen en verschaft inzicht in de belangrijkste bestemmingen voor vergaderingen en evenementen in elke regio. Het rapport bevat tevens een overzicht van de laatste trends in de sector.

Het vooruit plannen van vergadering en evenementen heeft grote impact op de kosten. Voor kleine groepen is het het beste om minimaal 30 dagen van tevoren te boeken. Grotere groepen doen er goed aan om een minimum van 75 dagen aan te houden. Als inkopers hiervan afwijken laten ze 5 tot 10% aan potentiële besparingen liggen.

Strategic Meetings Management (SMM) zal steeds vaker worden ingezet in regio's buiten Noord-Amerika. Waarmee de tijd die wordt besteed aan het vinden van de beste optie voor de klant met 22% kan worden verminderd. Tegelijkertijd kan het een gemiddelde extra besparing van 19% opleveren op de hotelkamerprijzen.

"SMM heeft een groot aantal voordelen voor onze klanten, het is sturend ten aanzien van voorkeursleveranciers en maakt de meest optimale (reis)periodes inzichtelijk om de beste locaties, hotels en vluchten, tegen de beste prijzen te verkrijgen", aldus Cindy Fisher, Senior Vice President & Global Head, CWT M&E.

Technologie blijft volgend jaar ook een belangrijke rol spelen. Snelle innovaties op dit gebied dragen bij aan de ontwikkeling van meer boeiende deelnemerservaringen. Tegelijkertijd wordt het hierdoor mogelijk om meer gegevens te verzamelen en te analyseren. Om de betrokkenheid onder deelnemers te stimuleren worden Augmented reality, virtual reality, artificial intelligence en social media technologieën steeds vaker ingezet. Net als ad hoc apps en microsites.

Nieuwe technologie creëert ook slimmere manieren om de ROI (return on investment) en ROE (return on equity) te monitoren. Bijvoorbeeld het gebruik van gegevens om de waarde van vergaderprogramma's te verfijnen, het boeken van groepsvervoer via apps en online boekingstools.

Deze platforms kunnen worden geïntegreerd in het registratieproces van het evenement, zodat de deelnemers direct toegang hebben tot voorkeursvluchten en hotels. Het beheren van online boekingen kan resulteren in een kostenverlaging voor klanten. Een andere waarneembare trend voor groepsvervoer is de keuze voor leveranciers met een wereldwijd bereik.

De deelnemerservaring

Naast verbeterde technologie zal er een groeiende vraag zijn naar meer uitzonderlijke locaties en activiteiten, voornamelijk in de incentivemarkten in de VS en Europa. Leveranciers willen dat de ervaring blijft ‘hangen’. Hotels investeren in hun vergader- en evenementmogelijkheden met ongebruikelijke buitenruimtes zoals boomhutten, daken en zelfs kleine eilanden. Samen met de ‘festivaltrend’ zijn dit de belangrijkste tendensen voor 2019.

Volgend jaar vindt een belangrijke verschuiving plaats bij de ontwikkeling van nieuwe formats voor vergaderingen en evenementen. Bijvoorbeeld het vooraf betrekken van de deelnemers bij het bepalen van de onderwerpen en de sprekers. Sprekers zullen minder snel worden gekozen op basis van hun bekendheid. De populariteit van TED Talks heeft geleid tot een geheel nieuwe manier om informatie te presenteren, waarbij de nadruk ligt op kennisoverdracht, zakelijk inzicht en emotionele connectie met het publiek.

Regionale prognoses

Europa, het Midden-Oosten & Afrika – Voor deze regio is de tendens overwegend positief. De meer ‘volwassen’ Europese markten vereisen een grotere betrokkenheid en creativiteit - waardoor evenementen de ideale manier vormen om de kracht van face-to-face bijeenkomsten in een steeds digitaler georiënteerde wereld aan te tonen.

Naar verwachting stijgen de luchtvaarttarieven in West-Europa wereldwijd het snelst, met 4,8% in 2019. In Oost-Europa is het beeld compleet anders. Daar dalen de tarieven naar verwachting met 2,3%, en een vergelijkbare neerwaartse trend van 2% wordt voorspeld voor het Midden- Oosten en Afrika.

Volgend jaar stijgen de hotelprijzen in West-Europa waarschijnlijk met 5,6%, daarmee zijn zij wederom de snelste stijger van alle regio’s wereldwijd. In Oost-Europa dalen de hotelprijzen met 1,9%, terwijl voor het Midden-Oosten en Afrika een daling van 1,5% wordt verwacht.

Noord Amerika - De levendige economie van deze regio stimuleert de groei van de vergadermarkt. De gemiddelde groepsgrootte zal naar verwachting in 2019 toenemen met 14%. De gemiddelde hotelprijzen zullen naar verwachting met 2,8% stijgen in de VS, dit drijft de kosten voor vergaderingen op.

Door de hogere olieprijzen die van invloed zijn op de opbrengsten van luchtvaartmaatschap- pijen, zal er wat inflatie ontstaan in de gemiddelde vluchtprijzen: een stijging van 1,8% in 2019.

Bij met name technologiebedrijven neemt de vraag toe naar halfjaarlijkse, op maat gemaakte en op deelnemerservaring gerichte evenementen voor 20 tot 50 personen in steeds verschillende steden.

De aangescherpte regelgeving op het gebied van transparantie in de farmaceutische sector heeft impact op de budgetten. Echter het cyclische karakter van deze industrie betekent dat sommige bedrijven met nieuwe productlanceringen toch blijven investeren in hun bijeenkomsten en evenementenprogramma's. Daarnaast zijn andere bedrijven – met producten zonder octrooiaanvraag - juist op zoek zijn naar besparingsmogelijkheden, die oplopen tot wel 30%.

Asia Pacific - De sterke groei in deze regio zal naar verwachting in 2019 aanhouden: gemiddeld 3% met een voortdurende expansie in China. De prognose is dat luchtvaarttarieven in deze regio met 3,2% stijgen en de hoteltarieven met 5,1%.

Vietnam, Myanmar en de Filippijnen krijgen volgens de prognose een boost als meer multinationale bedrijven zich daar het komende jaar gaan vestigen.

Door de sterke groei en het vertrouwen in de gehele regio is er een toenemende bereidheid bij organisaties om te investeren in vergaderingen en evenementen.

www.cwt-meetings-events.com