In het rapport worden de regionale verschillen en voorspelde kosten getoond, evenals de laatste trends in de sector, maar ook de topbestemmingen voor vergaderingen en evenementen.

"In belangrijke M&E-markten nemen de kosten wereldwijd toe," aldus Cindy Fisher, Senior Vice President and Global Head CWT M&E. "We verwachten voor het komende jaar voor hotelprijzen een stijging van 3,7% en voor vluchtprijzen 3,5%. Dus deze trend zal zich naar alle waarschijnlijkheid voortzetten". Deze stijging zal een zichtbare impact hebben op een aantal topbestemmingen, waaronder London, São Paulo en Rio de Janeiro. Populaire locaties van deze steden krijgen het aankomende jaar te maken met een afname in het aantal bezoekers.

De wereldwijde luchtvaartcapaciteit zal naar verwachting in 2017 met 7% toenemen. In 2018 zal dat naar verwachting 6% zijn. De segmentering van de kosten voor vluchten vergroot de aantrekkingskracht op reizigers. Zij kunnen immers kiezen uit diverse opties, waaronder een budgettarief en verschillende upgrades met specifieke bijbehorende diensten. Voor hotelaccommodatie nemen we vanuit de leveranciers een geleidelijke trend waar om zakelijke inkopers meer richting dynamische prijzen te bewegen in plaats van de vaste onderhandelde hoteltarieven.

Trends en tips voor een beter M&E-beleid in 2018:

Het rapport gaat ook in op de meest recente trends in de sector en geeft een top 5 van aanbevelingen:

1. Focus op het 'Waarom' – Bepaal van meet af aan duidelijke doelstellingen en gebruik ze om het budget te bepalen. Leg vooral eerst de nadruk op de betrokkenheid van de deelnemers.
2. Budget – Start met het bepalen van de waarde die een vergadering of evenement kan genereren. Een duidelijke ROI voor alle betrokkenen is de sleutel voor blijvende investeringen en succesvolle vergaderingen.
3. Deelnemerservaring – Maak het gehele (aanmeld)proces zo eenvoudig mogelijk.
4. Technologie – Zet technologie in om gesprekken beter te laten verlopen en zorg voor een gebruikersvriendelijke en persoonlijke deelnemerservaring.
5. Veiligheid en beveiliging– Stem de plannen voor elke situatie af op de omvang van mogelijke risico‘s, voor zowel de fysieke als cyberveiligheid en zorg dat de deelnemers daar geen ongemakken van ondervinden.

EMEA (Europa, Middle East & Africa)

De dagkosten per deelnemer voor vergaderingen en evenementen in de economisch stabiele EMEA regio zijn dit jaar licht gestegen met 4% (inclusief inflatie en wisselkoersschommelingen). In exacte cijfers gaan de kosten geleidelijk aan omhoog, men verwacht dat dit doorzet in 2018.

De Brexit zou een grote verandering teweeg kunnen brengen in Europa. Door de daling van het Britse pond heeft de UK tot nu toe juist een grote aantrekkingskracht. Het is echter nog te vroeg om de uiteindelijke impact te bepalen. In 2019 - wanneer de UK de EU formeel zal verlaten - krijgen we daar een duidelijker beeld van.

De EMEA-hotelmarkt is geen verkopersmarkt, kosten worden veelal losgekoppeld. Men laat de programma's met vaste tarieven achterwege in ruil voor prijsplafonds. Daarnaast maken dagtarieven plaats voor losse prijzen voor kamers, catering, audiovisuele apparatuur etcetera.

De top-10-bestemmingen voor vergaderingen en evenementen in EMEA in 2017 volgens de Cvent gegevens:

1. Londen, Engeland
2. Barcelona, Spanje
3. Berlijn, Duitsland
4. Amsterdam, Nederland
5. Parijs, Frankrijk
6. Madrid, Spanje
7. Frankfurt, Duitsland
8. Rome, Italië
9. München, Duitsland
10. Praag, Tsjechië

We kunnen het effect van veiligheid en beveiliging niet negeren bij de keuze voor bestemmingen in EMEA. De terroristische aanslagen in Barcelona, Berlijn, Brussel, Londen, Manchester en Parijs hebben  op de korte termijn allemaal een weerslag.

Italië en Portugal worden hierdoor steeds populairder, ook mede dankzij hun gunstige prijststelling. Duitsland en de UK blijven onverminderd populair. Specifieke steden zoals Berlijn, Düsseldorf, Keulen en Wenen krijgen steeds meer belangstelling.

Er duiken ook nieuwe bestemmingen op - in het bijzonder voor de incentive-markt - met aan kop Bordeaux, Toulouse en Palma de Mallorca. Ze ontwikkelen nieuwe faciliteiten en bieden lage prijzen aan.

Noord-Amerika

In Noord-Amerika zijn de dagkosten per deelnemer dit jaar met 3% gestegen. De groei van het nieuwe aanbod ligt iets hoger dan de vraag. In de VS zullen naar verwachting zowel de prijzen van hotels als van vluchten met 2,5% stijgen in 2018. De groei van het aanbod en de toenemende vraag zullen daardoor in evenwicht zijn. De lokale vakantiereismarkt is gegroeid, waardoor bepaalde hotels en resorts de omvang van groepen op piekmomenten moeten beperken.

Volgens de boekingsgegevens van CWT zijn de top-10-bestemmingen voor vergaderingen en evenementen in Noord-Amerika in 2017:

1. New York, USA
2. Toronto, Canada
3. Cupertino/San Jose, USA
4. Chicago, USA
5. Indianapolis, USA
6. San Francisco, USA
7. Austin, USA
8. Houston, USA
9. Orlando, USA
10. Las Vegas, USA

Bestemmingen zoals Hawaï, Washington DC, New York en de wijnstreek in Californië blijven onverminderd populair voor vergaderingen en events. We verwachten ook dat een aantal steden in Arizona populairder worden als in 2018 nieuwe hotels te boeken zijn. Zolang de vraag groter is dan het aanbod zullen er geen grote veranderingen zijn ten opzicht van 2017.

Latijns-Amerika

De dagkosten per deelnemer voor vergaderingen en events is in Latijns-Amerika met 1% gestegen. In 2018 verwachten we voor de gehele regio een minimale groei van zowel de hotel- als de vluchtkosten met enkele opmerkelijke lokale variaties.

In de hotelsector zien we een regionale trend. Vooral in Argentinië laten evenementenbureaus luxueuze accommodaties links liggen in ruil voor betere catering en drankjes, stabielere wifi en meer flexibele diensten. Hierdoor stijgt de vraag naar middenklasse hotels in de hele regio. We verwachten dat de kosten van hotelaccommodaties met 3 tot 5% zullen stijgen in geliefde markten zoals Colombia en Mexico, terwijl voor de gehele regio een gemiddelde kostenstijging van 2% geldt voor hotels.

Volgens de boekingsgegevens van CWT zijn de top-5 bestemmingen voor vergaderingen en evenementen in Latijns-Amerika in 2017:

1. São Paulo, Brazilië
2. Rio de Janeiro, Brazilië
3. Mexico City, Mexico
4. Bogota, Colombia
5. Buenos Aires, Argentinië

*Slechts vijf bestemmingen werden geselecteerd door een significante daling van de vraag naar bestemmingen

Voor Brazilië is de prognose dat in 2018 door de zwakke economie de groepsgroottes met ongeveer 20% in omvang zullen afnemen. Bedrijven met een kleiner budget gaan in hun eigen land op zoek naar accommodaties.

In Rio de Janeiro worden veel evenementen georganiseerd, mede dankzij de nieuwe hotels en accommodaties die zijn gebouwd voor de in 2016 gehouden Olympische Spelen. Toch is er een aantal belangrijke veiligheidsoverwegingen die de groei van de stad als evenementenbestemming zullen belemmeren.

Dankzij de grootschalige verbouwingen en de komst van nieuwe hotels in Colombia wordt dit een aantrekkelijke bestemming voor de Amerikaanse M&E-markt. Zo is de hotelaccommodatie in Medellín aanzienlijk verbeterd en dat geldt ook voor de vergadercomplexen. De koffiestreek wordt ook steeds aantrekkelijker, mede door de lage kosten.

Ook andere minder bekende bestemmingen zorgen ervoor dat de regio op de kaart wordt gezet, zoals de exotische Atacama-woestijn in Chili en de Iguazu-waterval op de grens tussen Argentinië en Brazilië.

Asia Pacific

De dagkosten per deelnemer voor vergaderingen en evenementen in Asia Pacific is met 5% gestegen. De prijzen zijn in deze regio redelijk stabiel, met een stijging van respectievelijk 3,5% voor hotels en 2,8% voor vluchten.

In het grootste deel van de regio blijven hotels het meest in trek als evenementenlocaties, vooral in China waar nagenoeg elke week nieuwe hotels openen. In Australië en Nieuw-Zeeland is weinig ontwikkeling in de hotelsector, dus daar is meer vraag naar unieke locaties.

Ondanks het toenemende aantal hotels in China zullen de prijzen blijven stijgen door de toenemende vraag naar zowel zaken- als vakantiereizen.

De top-10-bestemmingen voor vergaderingen en evenementen in Asia Pacific in 2017 volgens de Cvent gegevens:

1. Singapore
2. Sydney, Australië
3. Bangkok, Thailand
4. Kuala Lumpur, Maleisië
5. Hong Kong
6. Shanghai, China
7. Melbourne, Australië
8. Tokio, Japan
9. Mumbai, India
10. Seoul, Zuid-Korea

Geopolitieke veranderingen in Indonesië, Maleisië, de Filippijnen en Thailand staan het veilig reizen in deze regio enigszins in de weg. Ondanks deze dreiging stimuleert de Thaise regering reizigers om het land te blijven bezoeken. De invloed van lokale instanties is terug te zien in het toenemende aantal bezoekers.

De hotelsector van China kent veel verschillende spelers en ketens, de hotels zijn innovatief en uit op nieuwe klanten. Het beleid van de Chinese overheid om alleen met lokale hotels te werken, heeft de prijzen verder doen dalen. In combinatie met geringe veiligheidsproblemen is China een goede locatie voor vergaderingen en evenementen.

Singapore blijft een belangrijke evenementenbestemming, door de talloze mogelijkheden en uitstekende luchtvaartverbindingen. Opkomende bestemmingen zijn Zuid-Korea en Vietnam, in het bijzonder Pyeongchang dat in 2018 de Olympische Winterspelen organiseert.

Ook Taiwan groeit in populariteit. Hoewel het voor Chinese staatsburgers nog steeds lastiger is om daartoe te reizen aangezien zij een speciale vergunning nodig hebben. Door deze beperking blijven de hotelprijzen stabiel, ook al openen nieuwe hotels hun deuren wat normaliter een prijsstijging in de hand werkt.

Ondanks de uitstekende verbindingen liggen de prijzen in Tokio hoger dan in andere gebieden in Japan,. Plaatsen als Kyoto, Okinawa en Osaka winnen aan populariteit, in het bijzonder voor mensen uit Asia Pacific vanwege de rechtstreekse vluchten.

Over CWT Meetings & Events

CWT Meetings & Events voert jaarlijks 35.000 creatieve, kwalitatief hoogstaande projecten uit voor klanten – in alle sectoren wereldwijd. Onze creatieve know-how helpt ons bij het neerzetten van inspirerende evenementen, terwijl onze logistieke experts garant staan voor de organisatie van professionele vergaderingen en groepsreizen. CWT Meetings & Events is de meetings & events divisie van Carlson Wagonlit Travel.

Volg ons op Twitter @CWT_ME en LinkedIn.

Over Carlson Wagonlit Travel

Bedrijven en overheden vertrouwen op ons om hun mensen met elkaar in contact te houden. Wij voorzien hun reizigers van een volledig afgestemde reiservaring waarbij we innovatieve technologie combineren met onze ruime ervaring. Elke dag helpen we reizigers op weg en vullen bijna 200 Boeing 747’s en 100.000 hotelkamers, en organiseren we 95 bedrijfsevenementen. We zijn met meer dan 18.000 mensen in circa 150 landen, In 2016 realiseerde we een totaal transactievolume van 23 miljard US Dollars.

Volg ons op Twitter @CarlsonWagonlit en LinkedIn.

www.cwt-meetings-events.be