Begin september bracht Experience magazine met Johnny Machiels van Event Masters, Sven Stevens van Event Mosaic, Hendrik Vandermarliere van The Outsider en Geert Debusschere van Ecco La Luna vier specialisten op vlak van teambuilding samen in Brussel. Het verslag van een interessante voormiddag…

Werken rond een boodschap

We beginnen meteen met een misverstand uit de wereld te helpen. Een teambuilding is meer dan alleen maar een ‘plezante’ namiddag met de collega’s.

Johnny Machiels: “Veel klanten verwarren een team-event met een teambuilding. Een team-event is in feite niet meer dan op een leuke manier samen zijn. Van zodra je rond een communicatieplan gaat werken of een doel moet bereiken, dan spreek je pas van een teambuilding. Een teambuilding moet effectief werken naar bepaalde doelen. Je moet een boodschap overbrengen. Soms vraag je aan de klant ‘wat zijn je precieze doelstellingen?’ en krijg je als antwoord ‘zoals vorig jaar’. Maar wat wil men bereiken, wat wil men dat er verandert?”
Sven Stevens: “Ook bij ons zien we dat klanten in heel wat gevallen geen achterliggende gedachte hebben. Vaak hoor je ze zeggen ‘doe maar iets voor dit budget’. Slechts weinig bedrijven zeggen: ‘we willen die teambuilding omdat we daarmee bezig zijn en dat willen bereiken’.”
Geert Debusschere: “Je moet inderdaad in gesprek gaan met je klant en doorvragen om te achterhalen wat men wil bereiken.”
Johnny Machiels: “We krijgen ook regelmatig klanten die zeggen: ik wil dat concept. Maar mogelijk past dat concept niet bij het doel dat men voor ogen heeft. Wij hebben 70 concepten in onze portfolio, maar die zijn allemaal verschillend qua dynamiek en het doel wat je kan bereiken. Daarom gaan we eerst luisteren naar de klant, naar wat ze precies willen. Een bedrijf moet een planning hebben voor langere periode. En daarbinnen kunnen die teambuildings passen.”
Geert Debusschere: “Wat ik mis bij de klanten is dat ze soms geen idee hebben hoe deze prikkel moet passen binnen een groter geheel. Wat is het plan op 2 à 3 jaar met deze mensen? Er zou een beleid moeten zijn omtrent dit menselijk kapitaal. Zowel naar het team als naar het individu. Wij willen bedrijven begeleiden in hun planning van teambuildings, vorming en fun. Wat wil men, wanneer is de volgende prikkel, en hoe koppelt men het persoonlijke ontwikkelingsplan van zijn mensen aan het team?”
Hendrik Vandermarliere: “Het komt er op aan te begrijpen wat de klant precies wil. Willen ze gewoon eens ontspannen en informeel ertussenuit, of wensen ze dit te koppelen aan specifieke doelstellingen? Dit kan heel divers zijn: een marketingactie, de onderlinge afdelingen beter laten communiceren, een familiedag, een meetincentive, een sociale doelstelling of waarde van het bedrijf in de verf zetten… Indien men er effectief gedragsveranderingen aan wenst te koppelen met theoretische onderbouw, dan verwijzen we hen graag door naar een trainingsbureau. Mogelijks helpen wij dan wel om toegepaste opdrachten bij die doelstelling uit te werken in samenspraak met de coaches.”

Werkbaar budget

Een geslaagde teambuilding heeft niet enkel nood aan een duidelijke boodschap, men moet ook kunnen werken met een realistisch budget.

Geert Debusschere: “De budgetten om teambuildings te doen gaan de laatste jaren terug omhoog. Na de crisis was men hier toch voorzichtiger in en deed men bepaalde zaken liever in-house. Dat is nu gekeerd. Langs de andere kant zijn er wel nog steeds bedrijven die niet begrijpen dat je met 25 euro niet veel verder komt dan een spel bowling en een spaghetti. Onlangs was er een klant die wou beknibbelen op de welkomstdrank, maar dan merk je dat deelnemers meteen al aan hun dag beginnen met een ontgoocheling.”
Johnny Machiels: “Het is onze taak om aan de contactpersoon duidelijk te maken wanneer een budget onrealistisch is. En als het budget nipt voldoende is, moet je ook duidelijk maken dat ze geen state-of-the-art teambuilding pakket mogen verwachten. De perceptie van een deelnemer is hierbij heel belangrijk. Een teambuilding kan heel goed zijn, als het eten daarna niet goed is, dan zal men vooral dat onthouden.”
Sven Stevens: “Het is belangrijk om het budget duidelijk uit te leggen, en ook heel duidelijk te stellen wat er wel en niet mogelijk is. Als je alles mooi opsplitst, dan begrijpt men ook wel waarom men tot een bepaald bedrag komt, en dan aanvaardt men dat ook sneller. Want vaak staat men niet stil bij het werk dat er allemaal nodig is.”
Hendrik Vandermarliere: “Met The Outsider hebben wij bewust gekozen voor eigen eventlocaties. Daardoor kunnen we prijsvriendelijk werken omdat veel zaken reeds uitgebouwd zijn voor events. We hoeven niet telkens logistiek en activiteiten in te huren, en zo sparen we extra kosten en commissies uit. Als de klant evenwel kiest voor een externe locatie wordt het uiteraard een ander prijskaartje.”

Blijvende impact

Een succesvolle teambuilding kan wel degelijk een serieuze impact hebben op het team en het bedrijf.

Johnny Machiels: “We werden vorig jaar gecontacteerd door een bedrijf dat kampte met het probleem dat tijdens meetings sommige medewerkers te stil waren en zich op de achtergrond hielden. We hebben daar een ganse dag op ingespeeld, en één van de activiteiten was een haka-initiatie. En dat is blijven hangen, want nu gebeurt het blijkbaar soms dat ze een meeting starten met een haka, en zo die dynamiek terugvinden. Deze teambuilding leeft na een jaar dus nog steeds voort.”
Sven Stevens: “Het is tof om te zien als mensen gedurende de dag een verhaal aan het maken zijn. Als je het begin van een dag vergelijkt met het einde, dan zie je dat mensen naar elkaar toegegroeid zijn, en dat ze een ervaring hebben meegemaakt.”
Johnny Machiels: “We mogen niet pretenderen dat wij op een namiddag gedragsveranderingen teweegbrengen bij teams. Het enige wat wij kunnen hopen is dat we ergens een bewustwording doen. Als we dat kunnen bereiken, is er al een mooie stap gezet. Nadien kan men nog overgaan tot trainingen etc.”
Geert Debusschere: “Soms wordt er om budgettaire redenen een teambuilding geschrapt, maar bedrijven moeten zich ook realiseren wat de kost is van iets niet te organiseren. Wat is de impact van tegen uw mensen te zeggen: dit jaar investeren we niet in een teamevenement. Op het moment dat het moeilijk gaat, moet je net durven investeren.”
Sven Stevens: “Teambuildings zijn de mooie momenten die onthouden worden. ‘Vorig jaar hebben we dat gedaan, het jaar ervoor dat…’ Er wordt vaak nog jarenlang over gesproken. Men mag die impact van teambuilding op bedrijf niet onderschatten.”
Hendrik Vandermarliere: “Het blijft uiteraard de kunst om creatief en vernieuwend te zijn én te blijven. Het is onze job om die nieuwigheden op te sporen: beurzen, buitenland, trends, buikgevoel, durven denken en dromen.”
Johnny Machiels: “Werksfeer is belangrijk voor de productiviteit. Sommige bedrijven beseffen dat heel goed, en creëren een leuke omgeving, maar andere staan daar volledig niet bij stil. Denk aan uw team, geloof in uw team, en denk niet direct aan cijfers… die volgen wel als het team goed functioneert.”

Trends in teambuilding

De thema’s die bij een teambuilding aan bod komen evolueren ook met de tijd.

Geert Debusschere: “Wij zien veel meer vraag naar maatschappelijk verantwoord ondernemen… Men wil iets doen dat ook een impact heeft buiten het team? Programma’s rond natuur & bos, rond vluchtelingen, etc.”
Johnny Machiels: “Zo werk je op verschillende niveaus: je doet iets goed voor het team, maar je geeft ook iets terug aan de maatschappij. Bovendien zijn dit ook niet de duurste programma’s. Er is meer vraag naar, maar het is ook niet makkelijk. NGO’s staan niet te springen om hun kantoren open te stellen voor groepen die op teambuilding willen komen.”
Sven Stevens: “Twee jaar geleden was er heel veel interesse in groene energie, met bezoeken aan de windmolenparken of rijden met elektrische wagens. Maar dat is intussen alweer geminderd. De trends volgen elkaar snel op. Het hangt erg samen met wat er op het nieuws en op televisie komt. Zo verwacht ik dat we in de toekomst veel meer rond afval gaan werken.”

Geven en nemen

Ook op vlak van timing is er een duidelijke evolutie waar te nemen.

Johnny Machiels: “Vroeger waren de teambuildings vaak in het weekend. Twee dagen meetings en één dag teambuilding. Tegenwoordig duurt een teambuilding 2 à 3 uur. De tijd die ervoor uitgetrokken wordt is effectief zeer sterk verminderd. Mensen komen niet meer naar teambuildings in het weekend, vrije dagen zijn tegenwoordig heilig.”
Sven Stevens: “Als het een klein bedrijf is waar iedereen elkaar kent, denk ik dat dat vlotter gaat. Bij grotere bedrijven ligt dat moeilijker, want dan is er misschien minder voeling.”
Geert Debusschere: “Het is een verhaal van geven en nemen. Als men wil dat mensen op een vrije dag komen, dan moeten ze het gevoel hebben dat ze evenveel krijgen als dat ze investeren. Men moet iets waardevol terugkrijgen voor de tijd die men besteedt.”
Hendrik Vandermarliere: “Ook wij ervaren dat men niet meer zo snel naar een niet-betaalde teambuilding komt in het weekend. We ervaren hier een duidelijke mentaliteitsverandering in vergelijking met 10 jaar geleden. Daardoor organiseren wij tegenwoordig ook meer kortere teambuildingsmomenten. Onze activiteiten moeten zo geconcipieerd en gedifferentieerd worden dat ze alle deelnemers aanspreken en mee betrekken in de teambuilding.”

Iedereen meekrijgen

Op een teambuilding is het natuurlijk belangrijk dat elke deelnemer betrokken is. En dat blijkt niet steeds vanzelfsprekend.

Sven Stevens: “Meestal is er één persoon binnen het bedrijf verantwoordelijk voor het organiseren van de teambuilding. Maar dikwijls zie je dat die kijkt vanuit eigen perspectief, en kiest voor een activiteit die hij of zij graag doet. Terwijl men net moet uitgaan van de volledige groep.”
Johnny Machiels: “Vooral op sportief niveau kan dit tot problemen leiden. Niet iedereen vindt mountainbiken leuk. Dat kan zelfs frustrerend en contraproductief werken. Het is dus heel belangrijk om te kijken wie er precies gaat deelnemen. Zowel de jonge IT’er die net is afgestudeerd als de directiesecretaresse die volgende week op pensioen gaat zouden er iets moeten kunnen uitpikken waarvan ze zeggen: dat was super. Alles begint bij goed te luisteren wie de doelgroep is, en daar dan de juiste concepten op in te zetten, zodat iedereen kan deelnemen.”
Sven Stevens: “Ook het enthousiasme bij meer ludieke activiteiten is niet altijd bij iedereen even groot. In een gezond bedrijf zie je dat iedereen wel zijn best zal doen om mee te doen, ook al ligt het hen niet helemaal. Iedereen speelt uiteindelijk graag, maar het heeft soms een half uurtje nodig om los te komen tussen de collega’s waarmee men normaal gezien serieus omgaat.”
Johnny Machiels: “Mensen worden niet graag uit hun comfortzone gehaald. Soms zie je er een paar apart staan. Dan ga ik er naartoe om te achterhalen wat de achterliggende reden is, en of die verholpen kan worden. Maar dikwijls zijn het net diegenen die op het einde van de activiteit het eerste naar hun gsm grijpen voor een enthousiaste selfie.”
Geert Debusschere: “Vaak is het werk en de smartphone ook een belemmering om helemaal in het verhaal mee te gaan. Daarom hebben wij al enkele keren de afspraak gemaakt dat alle gsm’s worden afgegeven bij het begin. En dat was telkens een succes.”

Met dank aan alle deelnemers en aan Emirates voor het ter beschikking stellen van de locatie.

www.eventmasters.be
www.eventmosaic.be
www.eccolaluna.be
www.theoutsidercoast.be