De voorbije BEA Awards waren opnieuw een realisatie waarbij meer dan vijftig partners betrokken waren. Voor de structurele opzet van het event deed organiserend agentschap meetmarcel een beroep op een team van leveranciers waarmee ze regelmatig samenwerken. We verzamelden deze groep een maand later terug rond de tafel voor een terugblik: Matthias Crombez van CT Group, Didier Serweytens van Vrije Ruimte, Lowie Lesage van John&Jane, Tanguy Maes van meetmarcel, Dimitri Beyaert van DB Video, Ludo Vanstreels van Trimex en Sarah Cornand van het BMCC.

Event met een kritisch publiek

Afgelopen december was het de beurt aan meetmarcel om als organiserend agentschap een onvergetelijke BEA-avond te creëren.
Tanguy Maes (meetmarcel): “We hebben gekozen om het anders te doen en het concept om te gooien: de setting, de flow van de dag en de avond… Onze partners zijn daar helemaal in meegegaan. En dat was ook nodig. Want als niet iedereen er zijn schouders onder zet, dan zijn er simpelweg geen BEA’s.”
Ludo Vanstreels (Trimex): “Ik vond het een leuk concept. Want heel eerlijk gezegd: het is toch een hele boterham, met ook veel last-minute elementen zoals content die een half uur op voorhand nog binnenkwam. Zoiets kan alleen maar slagen als je met heel goede mensen werkt, die positief zijn en ervoor gaan.”
Matthias Crombez (CT Group): “Voor mij was het een interessante ervaring omdat ik doorgaans niet zo vaak in België werk. Wij hebben Ludo leren kennen en zo zijn wij ook op de Belgische markt terechtgekomen. Het was dus heel interessant om aan dit event mee te werken.”
Didier Serweytens (Vrije Ruimte): “Voor ons was het niet de eerste keer dat we voor de BEA Awards een bijdrage hebben geleverd. Maar het blijft leuk om met zoveel partners te kunnen samenwerken aan een geslaagd resultaat.”
Lowie Lesage (John&Jane): “De verwachtingen voor de BEA's liggen hoog en met een uitdagend concept hebben al deze partners er hun schouders onder gezet om een uitstekend resultaat neer te zetten.”
Dimitri Beyaert (DB Video): “Een extra moeilijkheid is dat de BEA een event voor de eventsector is. Dat betekent dat je een heel kritisch publiek hebt en dat je er meer dan ooit moet staan.”
Sarah Cornand (BMCC): “Het viel mij meteen op hoeveel mensen ik voortdurend naar boven zag kijken. Op andere events kijkt men vooral naar de show, maar hier wilde men ook weten hoe alles tot stand was gekomen. Voor ons waren de BEA’s een mooie opportuniteit om het BMCC te tonen aan de event agencies. Wij doen hier vooral congressen, symposia en corporate meetings, maar dat is toch nog een andere markt, met iets minder toeters en bellen dan de BEA’s. Event agencies denken al eens sneller out of the box. En dat is hier ook gebeurd. Ik was dan ook weggeblazen door het concept. En de uitvoering was helemaal wauw. Deze partners hebben onze zaal echt doen schitteren.”

Sterk team

Het team dat meetmarcel had samengesteld was dan ook niet het eerste het beste. De voorbije jaren werkten de leveranciers rond onze tafel al regelmatig samen.
Dimitri Beyaert: “Het team dat hier vandaag samenzit, is een team waar we heel vaak mee samenwerken. We kunnen enorm op elkaar vertrouwen. Op de BEA Awards hebben we dat kunnen laten zien. Zowel op voorhand, als tijdens het event zelf.”
Tanguy Maes: “Het leuke is dat de communicatie niet steeds in één richting loopt. Het is een echte wisselwerking, met één doel: het eindproject zo indrukwekkend mogelijk neerzetten. Je voelt dat iedereen op eenzelfde lijn zit, en je hebt minder woorden nodig om elkaar te begrijpen.”
Ludo Vanstreels: “Ik was blij dat men opnieuw voor deze samenstelling heeft gekozen. Met deze ploeg paste de puzzel heel vlot in elkaar. Ik weet niet of we dat binnen de beperkte tijd op een andere manier hadden kunnen realiseren.”
Dimitri Beyaert: “Wanneer de ene a zegt, denkt de andere meteen b, c en d. In tijden waarin de timing steeds strakker wordt, is dat een enorme troef. Het onderlinge vertrouwen is groot, en onze techniekers bellen soms ook rechtstreeks met elkaar. Zo win je tijd.”
Lowie Lesage: “Bij technische zaken is een overleg vooraf zeer handig. Zo kunnen we heel wat zaken op elkaar afstemmen en efficiënter werken. Zowel in de voorbereiding, als in de effectieve opbouw.”

Niet in hokjes denken

Het valt op dat alle leveranciers aan tafel bereid zijn om verder te kijken dan hun eigen ‘eiland’.
Dimitri Beyaert: “Een evenement is vaak een one shot. Want er is maar één kans om het juist te doen. Als je dan geen team hebt dat samenhangt, dan lukt het niet.”  
Matthias Crombez: “Je mag vooral niet in hokjes denken. Tijdens producties zie je vaak dat iedereen toekomt en zijn eigen ding doet. Zo werk je elkaar tegen. Dat is met deze groep zeker niet het geval.”
Ludo Vanstreels: “Echte partners helpen mee oplossingen zoeken voor andere partijen. Je kan niet zomaar zeggen: ‘dat is mijn probleem niet’.”
Lowie Lesage: “Het team dat hier zit heeft een gemeenschappelijk doel. En dat is niet ‘ik wil dat mijn deel in orde is’, maar wel ‘ik wil dat het volledige event in orde is’. Als je niet babbelt met elkaar, creëer je problemen.”

Creatieve inbreng

Tijdens dit project werd nog maar eens duidelijk dat eventleveranciers meer te bieden hebben dan enkel een puur uitvoerende rol.
Dimitri Beyaert: “In onze beginjaren waren we met DB Video een puur uitvoerend, facilitair bedrijf. We werden ingeschakeld om een videocaptatie te doen, maar voor de rest wisten wij relatief weinig over het event. Vandaag worden we veel nauwer door de klant betrokken: ‘dit is het idee, dit willen we doen, hoe kunnen we dat nog beter maken?’ Wij zijn allemaal heel sterk in het technisch-creatieve aspect. Zo kunnen we meehelpen om het artistiek-creatieve nog beter tot uiting te laten komen.”
Ludo Vanstreels: “Die creativiteit hoeft niet altijd zichtbaar te zijn. Soms gaat het ook om het zoeken naar oplossingen achter de schermen. Iedereen is op een andere manier creatief.”
Tanguy Maes: “We betrekken onze partners graag heel vroeg in de conceptfase. Zij helpen ons om ons idee te vertalen naar iets tastbaars voor de klant. Daarnaast helpt deze werkwijze ook om heel snel bepaalde issues te identificeren. Mensen met technische expertise zijn dus enorm waardevol in het opmaken van een voorstel.”
Matthias Crombez: “Er kunnen heel wat ideeën op tafel komen, maar het moet natuurlijk technisch haalbaar zijn. Welke producten zijn beschikbaar? Wat is het gewicht? Kan het wel hangen? Dat zijn allemaal belangrijke factoren.”
Sarah Cornand: “In deze groep heb ik echt creativiteit en technische ervaring zien samenkomen. Die combinatie zorgt voor iets speciaals.”

Investeren in kwaliteit

De leveranciers aan onze tafel zijn allemaal gekend als premium partners, die de lat voor zichzelf erg hoog leggen.
Ludo Vanstreels: “Dat is net de uitdaging. Binnen het kader en de budgetten die we krijgen proberen we altijd beter te doen: met nieuwe ideeën, nieuwe technologieën, nieuwe creatieve insteken.”
Tanguy Maes: “De klant is vaak bereid om net iets meer te betalen dan ze in gedachten hadden als het een creatief topidee is waarmee ze hun doel bereiken. Daarom moet je de klant ook leren begrijpen en hun leefwereld proberen te snappen. Zo kan je een voorstel maken dat daar op aansluit. Soms moet je voor een bold idea durven gaan.”
Ludo Vanstreels: “Het is ook een kwestie van investeren. Het ene ledscherm is het andere niet. Na de BEA’s kreeg ik veel reacties over de goede kwaliteit van de ledschermen. Dat komt omdat we daar bewust voor hebben gekozen. Ook dat is de lat hoger leggen.”
Lowie Lesage: “Maar de lat hoger leggen zit daarom niet altijd in het nieuwste van het nieuwste. Soms laten de budgetten dat niet toe. Dan proberen we uit te blinken op een andere manier: in afwerking, in efficiëntie. Zo blijf je jezelf uitdagen. Jaar na jaar denk ik: het zal wel niet nog gekker worden. Maar jaar na jaar vergis ik mij daarin. Dat maakt het leuk.”
Tanguy Maes: “Het feit dat we als premium partner worden gepercipieerd, brengt natuurlijk een bepaald verwachtingspatroon met zich mee. Daar moet je steeds aan voldoen. Ik denk dat iedereen hier voor zichzelf de lat zo hoog legt, dat het natuurlijk overkomt. Nochtans zijn alle voorbereiding, alle skills die nodig zijn om dat tot een goed einde te brengen, niet zo evident. Het heeft ook te maken met de goesting om bepaalde dingen te willen uitdokteren. Soms zijn er partners die al eens zeggen: ‘Oei, ik weet niet hoe we daar aan moeten beginnen’. Dan weet je dat zij niet de juiste partij zijn voor die opdracht. De partners hier aan tafel zullen zeggen: ‘We weten nog niet hoe we het gaan doen, maar we zoeken het uit!’.”

Bouwen aan een sterke crew

Een cruciale factor om kwaliteit te blijven leveren, is de crew.
Dimitri Beyaert: “Het belangrijkste van elk bedrijf zijn de mensen die er werken. Mensen die communicatief zijn en dingen direct begrijpen. Zeker op vlak van evenementen is dat cruciaal.”
Didier Serweytens: “Wij investeren voortdurend in onze mensen. Vooral in materiaalkennis. Alles vernieuwt en verandert zo snel. Daarom laten we iedereen continu bijscholen. Wij doen dat deels intern, om handelingen, technieken en materialen op te frissen. Maar ook extern. Wij staan ook open voor suggesties. Als er een opleiding interessant zou zijn voor ons vak, willen wij onze mensen die kans geven.”
Lowie Lesage: “De voorbije jaren hebben we een stevige instroom van jonge, nieuwe mensen, die wij graag zien groeien in ons vak. Het is zelden dat je van school komt en meteen aan de mengtafel zit. Iedere beginnende technicus doorloopt ongeveer hetzelfde proces met de nodige opleidingen. Of hun voorkeur nu ligt bij audio, video, of bijhet algemeen productionele: ze krijgen de kans om daarin verder te gaan.”
Matthias Crombez: “Ledservice kan je al helemaal niet op school leren. Het is altijd een interne opleiding. Je moet vooral de mensen met de juiste interesse vinden. Ze moeten vooral de juiste drive hebben om ervoor te gaan.”
Tanguy Maes: “Bij ons worden de selecties ook vooral gebaseerd op drive en motivatie. Zeker omdat je weet dat het een uitdagende job is en die drive nodig is om het vol te houden. Alle kennis is misschien nog niet aanwezig bij onze juniors, de goesting om te leren is er wel.”
Dimitri Beyaert: “Wij hebben in de loop der jaren een structuur gecreëerd waarin iedereen kan doorgroeien. Als je mensen de kans geeft om van nul te beginnen en door te groeien tot misschien zelfs directeur, dan geef je hen een doorstroomperspectief, waardoor ze minder snel weg zullen gaan. Daarnaast vind ik het ook belangrijk om mensen achter een bepaalde visie te krijgen, over wat we willen uitstralen als bedrijf. Ook dat is een manier om goede mensen aan boord te houden.”