“Een tweede kantoor ten westen van de as Brussel-Antwerpen was een noodzaak voor de verdere groei van Event Masters. We ondervinden dat de operationele radius van een event agentschap ongeveer 70 km is. Dit wordt ook bevestigd door studies”, zo vertelt Olivier Meyskens. “En dat hebben we zelf ook ondervonden. De regio Oost- en West-Vlaanderen telt heel wat sterke concullega’s, en tot nu toe kregen we hier moeilijk een voet aan de grond. Bedrijven uit het Gentse hebben keuze genoeg. Waarom zouden ze naar Willebroek komen, als er hier prima vakgenoten zijn?”

Ontplooiing in Oost- en West-Vlaanderen

Met een aanwezigheid in het Gentse wil Event Masters zijn actieterrein dus verder uitbreiden. “Je moet zoiets meteen goed doen en dus opteerden we voor een volwaardig kantoor, waar je klanten op een professionele manier kunt ontvangen. Dit is wat we nodig hebben voor de uitrol van Event Masters in Oost-en West-Vlaanderen”, aldus Meyskens.

Tegenslag

Event Masters kocht het pand net voor het uitbreken van de coronapandemie. “We hebben er aan gedacht om het pand opnieuw te verhuren. Maar na enkele maanden hadden we een duidelijker beeld van wat corona betekende, en hebben we de plannen bijgesteld”.

“Elke afdeling zal hier een hub krijgen, en we gaan dus al onze producten hier verzamelen.”

Inrichting op maat

Vanaf deze zomer nemen de eerste medewerkers hun intrek in het gloednieuwe kantoor aan De Nieuwe Dokken, dat op maat van Event Masters werd ingericht. “We hebben hiervoor beroep gedaan op TOOP Architectuur uit Lokeren/Ieper die onze wensen hebben samengebracht op een plan waar met beleving en ‘ontdekken’ wordt gespeeld in een kader van natuurlijke materialen. We creëren zo 20 werkplaatsen. Vanuit onze bedrijfswaarden, vinden we het belangrijk dat elke medewerker een eigen bureau, een persoonlijke plek heeft.Daarnaast voorzien we twee kleine vergaderruimtes, een grote vergaderzaal met videoconference-installatie en een keuken. Ten slotte hebben we ook nog een leefruimte met de look&feel van een huiskamer. Deze ruimte leent zich perfect voor een brainstorm of een persoonlijke babbel. Buiten maken we nog een zithoek, waar onze mensen aan de rand van het water tot rust kunnen komen”, licht Olivier toe.

Het juiste team samenstellen

Het is de bedoeling dat elke afdeling van Event Masters in Gent vertegenwoordigd zal zijn. “Elke afdeling zal hier een hub krijgen, en we gaan dus al onze producten hier verzamelen. We hebben een aanwervingscampagne opgezet, en de eerste nieuwe mensen zijn intussen aangetrokken. Voor de Tailormade events wordt met Kristof Hebbrecht een ervaren kracht in huis gehaald. Event Masters zoekt nog meer sterke profielen. Bovendien kunnen bestaande medewerkers die dichter bij Gent wonen, besluiten om van Gent hun uitvalsbasis te maken of zelfs te pendelen tussen de twee vestigingen.”

Mensen op nummer 1

De medewerkers van Event Masters staan centraal in de organisatie van het bedrijf. Meyskens: “In alles wat we doen, baseren we ons op drie pijlers: people, planet en profit. In die volgorde! Onze mensen staan dus voorop. We hechten veel belang aan hun behoeften en we proberen hun ook vrijheid en verantwoordelijkheid te geven. Zo hanteren we geen vaste werkuren op onze kantoren en bieden we officieel 32 vakantiedagen. Met dat laatste gaan wij ook flexibel om en bieden we ‘recup’ in de periodes dat het rustiger is. We zien dat loskoppelen als een noodzaak om tot rust te komen, zeker in een stressy sector als de onze.”

“In alles wat we doen, baseren we ons op drie pijlers: people, planet en profit. In die volgorde!”

Waaier aan duurzaamheidsinitiatieven

Ook de tweede pijler, Planet, wordt bij Event Masters heel serieus genomen en zorgt in de sector voor visie en innovatie op vlak van duurzaamheid. Sinds 1,5 jaar zijn alle nieuwe bedrijfsvoertuigen 100% elektrisch, de eerste elektrische bestelwagen werd aangeschaft en de bedrijfskantoren zijn voorzien van zonnepanelen, ledverlichting en regenwaterrecuperatiesystemen. Event Masters wil de kaart van pionier blijven trekken en gaat in de komende maanden bekijken hoe het duurzaam en netto positief ondernemen naar een nog hoger niveau kan tillen, zelfs als dat ten koste van de winst gaat. Steeds vertrekkende vanuit de kernwaarden van het bedrijf, zal Event Masters partnerships aangaan, initiatieven gestroomlijnder coördineren en klanten nog meer betrekken bij de visie omtrent duurzaamheid.”

Specialisten in elk segment

Event Masters heeft een bijzonder breed pallet van diensten, gaande van teambuildings en events, tot congressen en internationale belevingen. “Wij zijn een van de weinige bedrijven die alles coveren. Vooral de combinatie van MICE (Meetings, Incentives, Congressen en Events) is uniek. Wij willen onze klanten een one-stop-shop aanbieden. Toch heeft dat ook al tegen ons gewerkt. Onze sterke reputatie op het ene domein doet klanten soms denken dat we enkel daarin top zijn. Terwijl we in elke afdeling specialisten en een pak ervaring in huis hebben. Daarom zijn we nu de branding van onze verschillende afdelingen aan het herbekijken. Naar buiten komen als één grote familie komt ons intern goed uit, maar extern is dat soms een rem voor ons. Misschien moeten we dit in de toekomst anders gaan labelen.”

Veelbelovende toekomst

Met het nieuwe kantoor in Gent en met een verdere versterking van de verschillende divisies, kijkt Event Masters vol vertrouwen naar de toekomst. “Voor onze tailormade events verwacht ik een sterke push. Na corona heeft men weer zin om evenementen te doen én om weg te zijn. Dus ook onze internationale projecten zitten opnieuw in de lift. De aanvragen voor congressen zijn nog nooit zo talrijk geweest. Ik geloof dus in al onze afdelingen. Voor corona waren we met 38 mensen. We hebben ons door de pandemie moeten herorganiseren, en ook afscheid moeten nemen van 5 personen, wat voor ons heel pijnlijk was. Maar intussen hebben we ons team opnieuw kunnen uitbreiden, en zijn we met 49. Voor onze verdere groei richten we onze ogen ook – zij het met de nodige voorzichtigheid – op het buitenland”, zo besluit Olivier Meyskens.