Een event organiseren in het hart van de Schotse Highlands, ver van alle voorzieningen, is geen evidentie. Toch was het een uitdaging die meetmarcel graag aanging, zo vertelt Marie-Laurence Opsommer, die als verantwoordelijke senior projectmanager voor een maand naar Schotland verhuisde. “Toen we de vraag kregen om een trouw in Schotland te organiseren, hebben we geen seconde getwijfeld. We zijn de plannen meteen beginnen uittekenen. De trouw zou plaatsvinden in een tent op het domein van Gairnshiel Lodge, vlakbij Balmoral Castle. In april 2024 zijn we op verkenning gegaan en toen kregen we letterlijk de vier seizoenen op één dag. Dat was ook meteen onze grootste zorg: het weer. We hadden een binnenlocatie voorzien als back-up, maar uiteindelijk waren de weergoden ons gunstig gezind en hebben we alles kunnen laten doorgaan zoals initieel gepland.”

Van Brussel naar Ballater: een logistieke puzzel

Dit event was niet enkel een trouwfeest, maar een totaalervaring. “We hebben alle gasten met één vlucht naar Schotland gebracht en ondergebracht in 15 verschillende accommodaties in en rond Ballater. Op de eerste avond organiseerden we een typische Scottish pub night in de Balmoral Arms, compleet met de typische haggis. De dag nadien volgde dan de grote dag. Het huwelijk zelf vond plaats in Crathie Kirk, de kerk waar ook de Britse koninklijke familie regelmatig opduikt. Dankzij de connecties van de familie konden we daar terecht, wat heel uitzonderlijk is. De gasten werden met kleine busjes naar daar vervoerd, en de huwelijkssuite arriveerde in stijl met een colonne Defenders. Na de plechtigheid keerde iedereen terug naar Gairnshiel Lodge, waar een indrukwekkende tent van 1.200 m² klaarstond. Hierbij hebben we het meetmarcel-DNA tot in het kleinste detail laten doordringen. De volledige tent, styling & design werd inhouse getekend en ontworpen door Tim Van Peteghem, een van de partners van meetmarcel. Alles was aangekleed met een op maat gemaakte tartan van de familie, die ook verwerkt zat in allerlei details, zoals het artwork, de lampenkapjes, de bar, de lucifers,...”

Twee werelden verenigd

De rode draad doorheen het hele event was de subtiele clash tussen Schotse traditie en Londense flair, die symbool stond voor het bruidspaar zelf. “De bruidegom is een liefhebber van het klassieke authentieke Schotland, met een passie voor jacht, Defenders en Barbour-jassen. De bruid daarentegen is meer London fashion. Die contrasten hebben we doorgetrokken in elk aspect van het event. De tent was bijvoorbeeld heel stylish, maar stond pal naast de authentieke lodge in typisch Schotse stijl. De gasten kwamen de tent binnen in de receptieruimte. Achteraan stond een op maat ontworpen bibliotheekkast van 20 meter breed, die twee geheime deuren had, waarachter de diner- en clubruimtes schuilgingen.”

Genieten van de Highlands

De dag na de trouw stond er een unieke wandeltocht door de Highlands op het programma. “Natuurlijk was de trouw de prioriteit, maar het was ook belangrijk dat iedereen kon genieten van de Highlands. Het is een ongelooflijke plek, die iedereen wel kent van op foto’s, maar die je pas echt kunt voelen als je effectief daar bent. Als je daar toekomt, het uitzicht, dat gevoel is onbeschrijflijk. De prachtige tocht eindigde met een authentieke English High Tea. Cachette Catering had een buffet met heerlijke taarten, scones en heerlijke zoetigheden voorzien. Daarna is dit overgegaan in een sfeervolle barbecue. De lodge zelf ligt aan een rivier, waar in het water de zalm werd klaargemaakt, wat mooi te volgen was vanuit de tent. De sfeer werd verzorgd door Whisky Kiss, een lokale fiddle band, die ook heel wat eigentijdse nummers speelde. We hadden eigenlijk verwacht dat deze avond vroeg zou eindigen, maar tot onze verbazing liep de dansvloer alweer vol. Er hing dan ook een heel leuke vibe.”

Storytelling tot in de details

De experience van dit unieke trouwfeest begon al weken op voorhand. Alles was erop gericht om de gasten onder te dompelen in het verhaal van het koppel én van Schotland. “Drie weken voor het huwelijk kreeg elke gast een gepersonaliseerde box toegestuurd, met daarin een op maat gemaakte krant over het koppel, de locatie en leuke weetjes over Schotse cultuur. Verder zat er een gepersonaliseerde fles whisky in, lederen bagagelabels en shortbread koekjes. De boodschap was duidelijk: je gaat niet gewoon naar een trouw, je stapt mee in een beleving.”

Teamwork in the middle of nowhere

Een event als dit vraagt om een solide team en sterke partners. “We zaten ginds echt in the middle of nowhere. Geen winkels om snel iets bij te halen, geen water, stroom of afvoer op de site. Alles moest from scratch opgebouwd en goed voorbereid worden. Gelukkig konden we rekenen op heel wat Belgische partners die allemaal fantastisch werk hebben geleverd. John & Jane kwam met twee vrachtwagens vol techniek, Jarno, David, Daan & Robbe hebben letterlijk bergen verzet. Cachette Catering (Thijs, Chaelle en hun team) kookten een hele week in een veldkeuken, met lokale ingrediënten van Schotse leveranciers: the fish shop, cambus o may (een lokale kaasmakerij), the butcher… Hannes Desmedt van Wine Blend zorgde met zijn team voor alle tailor-made cocktails. Alexis, Benjamin en hun team van De Halleux bouwden de tent op in erg uitdagende weersomstandigheden. Mr. Poppins uit Damme heeft voor ons al het maatwerk gemaakt van lampenkappen, kussens en deco-elementen. De muzikanten – Janne Blommaert op zang, Daan Demeyer op piano en Lore Bamps op cello – en de Dj’s Mathias Gillain en Vincent Cornelis waren  eveneens Belgisch. En ook onze bloemist, Olivier De Croock, was een landgenoot.  Daarnaast waren er nog tal van Schotse partners, waarvoor we een beroep konden doen op de lokale contacten van Hilde, die Gairnshiel lodge uitbaat.”

Two stories whisper as one

Dit was geen standaard trouwfeest, maar een artistiek uitgewerkt totaalconcept dat het verhaal van het koppel weerspiegelde. “Dit was geen trouw zoals er dertien in een dozijn zijn. We hebben voor het koppel alles op maat gemaakt en we zijn mee in hun verhaal gestapt. De storyline van de trouw was ‘Two stories whisper as one’, gebaseerd op het beeld van de twee bergen die samenkomen nabij de lodge. Wanneer het daar stil is, hoor je de wind tussen die bergen fluiten. Dat beeld hebben we doorgetrokken in het hele event: het samensmelten van twee stijlen, twee werelden, twee mensen.”

Venue: Gairnshiel Lodge (https://gairnshiel.com/)