Event management

Dec 14, 2018, 8:53
Na de aanslagen: de live sector steekt de koppen bij elkaar

Na de aanslagen: de live sector steekt de koppen bij elkaar

14 april 2016

Op 22 maart kreeg ons land een enorme klap te verwerken. Een klap waar iedereen op een of andere manier in deelde, ook de evenementenindustrie. Evenementen werden geannuleerd en er ontstond heel wat onzekerheid. Hoe moet het nu verder? Wat betekent dit nu voor onze sector? ACC Belgium wou niet bij de pakken blijven zitten en nam daarom het initiatief om allerhande experts rond de tafel te verzamelen voor een debat rond dit thema. 

Exact drie weken na de aanslagen in Brussel was Kinepolis Antwerpen de locatie voor een debat over de gevolgen van de terreur op onze industrie. “Toen op 23 maart het bericht kwam dat de BEA Awards werden uitgesteld naar aanleiding van de aanslagen, hadden we meteen het gevoel dat we iets rond dit onderwerp moesten doen”, zo vertelt Johan Vandepoel van ACC Belgium over dit initiatief. “We vonden het dan ook nuttig om eens de koppen bij elkaar te steken over hoe deze nieuwe situatie kan worden aangepakt.” Het is in ieder geval een onderwerp dat veel professionals na aan het hart ligt, zo blijkt uit de massale publieke aanwezigheid. Zo’n honderd mensen uit de sector hielden of maakten hun namiddag vrij om dit gesprek bij te wonen.   

Breed en divers panel

Voor dit debat werd een zeer divers panel samengesteld met vertegenwoordigers van evenementenagentschappen (Bert Knuts van Event Masters en Manu Andries van D-Side), een verzekeraar (Wim Verheyen van Verzekeringskantoor Verheyen), een veiligheidsexpert (Thierry Van Keirsbilck), een adverteerder (Alain De Greef van BNP Paribas Fortis), een advocaat (Geert Philipsen van gsj-advocaten), een politievertegenwoordiger (Peter Vanisterbeek), een communicatiespecialist (Eveline De Ridder van Whyte Corporate Affairs) en een preventieadviseur (Donald Goedheid). Moderator Wouter Boits van het agentschap The Oval Office schotelde hen drie verschillende thema’s voor.

FYSIEKE VEILIGHEID GARANDEREN

Het eerste deel van het debat draaide rond de fysieke veiligheid en hoe deze te garanderen. Een eerste belangrijke term die hierbij op tafel werd gegooid was de risicoanalyse. “Alles begint bij een goede risicoanalyse voor je evenement”, zegt Thierry Van Keirsbilck. “Je moet bepalen welke de gevoelige punten van je evenement zijn, en op basis hiervan de gepaste maatregelen nemen. Die risicoanalyse zelf hoeft geen supergrote kost te zijn. Aan de maatregelen die eruit voortkomen, kan wel een prijskaartje hangen.”

“Het is belangrijk de risico’s van je evenement te objectiveren”, zegt Donald Goedheid. “Je moet dus een onderscheid maken tussen privé B2B-evenementen en grote publieksevenementen waar heel wat promotie rond wordt gevoerd. Sinds november is terreurdreiging zeker een issue bij de risicoanalyse. Voor bedrijfsevenementen levert dit niet zoveel veranderingen op, maar bij festivals en publieksevenementen ligt de gevoeligheid toch al iets hoger. Ik zie drie belangrijke pijlers in de risicoanalyse: wie is de opdrachtgever en waar liggen zijn gevoeligheden? Wat houdt het evenement in, wat is de boodschap en zijn daar gevoeligheden rond? En derde pijler is de inschatting van de veiligheidsinstanties, die soms beschikken over informatie die een organisator niet kent.”

Politie als partner

Ook de politionele overheid speelt dus een rol in het verhaal. “Wij zijn een partner van de organisator en gaan kijken wat wel en niet mogelijk is”, zegt  Peter Vanisterbeek . “Wanneer evenementen plaatsvinden op, of gevolgen hebben voor openbare plaatsen, dan hebben wij onze rol te vervullen en maken wij onze eigen analyse op basis van de informatie van de organisator. Wanneer het gaat om privé-evenementen op een privélocatie, gebruiken wij de risicoanalyse van de organisator, om te kijken of wij nog iets bijkomend moeten voorzien. Maar wij kunnen niet aanwezig zijn op elk privé-evenement.”

Ook adverteerders zijn wel degelijk bezig met de veranderde veiligheidssituatie. Alain De Greef: “Sinds de gebeurtenissen in november, wil de interne hiërarchie nog beter op de hoogte gehouden worden van welke evenementen er gepland zijn en waar. Alles wordt in kaart gebracht, en zo wordt bekeken waar er extra maatregelen nodig zijn. Tijdens de finale van de Davis Cup, vlak na de aanslagen in Parijs, hebben we bijvoorbeeld gewapende privé-lijfwachten ingezet om onze VIPs te beschermen. Dat was uiteraard een extra kost.”

Formalisering en gemeenschappelijke taal

“Organisatoren maken hun risicoanalyse, maar formaliseren ze vaak nog niet”, zegt  Peter Vanisterbeek. “Er moet over nagedacht worden hoe dat beter neergepend kan worden. De kwaliteit van de risico-analyse is belangrijk voor een politiedienst. Wij bekijken wat de organisator ons aanlevert van info. We hebben dus een objectivering, een gemeenschappelijke taal nodig, waardoor de dialoog makkelijker verloopt. Na de aanslagen in Parijs hebben we nagedacht over hoe we de privé-sector konden bijstaan in het kader van evenementen. Daarom hebben we een charter uitgewerkt met informatie en aanbevelingen. En we willen dit graag met de eventsector delen.”

SAMENGEVAT:
-alles begint bij een goede risicoanalyse
-gevoeligheden in  kaart brengen
-lokale overheden betrekken bij gebruik openbare ruimte
-nood aan een gemeenschappelijke taal door dialoog tussen verschillende partijen
-charter van de politie wordt gedeeld via ACC Belgium

FINANCIËLE EN JURIDISCHE GEVOLGEN

De terreurdreiging heeft de voorbije maanden geleid tot heel wat annulaties van evenementen. Het tweede luik van het debat handelde dan ook over de financiële en juridische gevolgen hiervan. “De normale gang van zaken is dat de partij die de beslissing neemt om het evenement te annuleren, daar ook de gevolgen van draagt”, zegt Geert Philipsen. “We kennen in België een overmachtsbegrip dat al snel over de tongen gaat, maar eigenlijk heel rigide wordt toegepast. Om te kunnen spreken van overmacht zijn er twee belangrijke criteria: de situatie moet onvoorzienbaar zijn én deze moet de uitvoering van de verbintenis onmogelijk maken. In België zeggen de rechters: als het niet onmogelijk is, is er geen overmacht. Dat maakt dat een pak beslissingen die de voorbije maanden genomen zijn, juridisch beschouwd worden als opportuniteitsbeslissingen.”

Dreigingsniveaus

De term ‘dreigingsniveau’ was de voorbije maanden haast wekelijks in het nieuws. Toch blijken de dreigingsniveaus op zich niet doorslaggevend voor het al dan niet laten doorgaan van een evenement. Men kan dus niet zomaar stellen: er is vandaag een dreigingsniveau 3 of 4, dus er is overmacht. Voor de concrete invulling van het dreigingsniveau wordt vaak verwezen naar de lokale overheden. Als die een verbod oplegt, dan is er geen discussie, en dan geldt de overmachtssituatie. Maar het is voor een agentschap raadzaam om deze beslissing zeker ook op papier te hebben.

Overmacht of niet, een agentschap wil niet dat zijn opdrachtgever de dupe wordt van deze situatie. Men hoopt immers om ook in de toekomst nog te kunnen samenwerken. Daarom is het belangrijk zich goed te laten verzekeren. Maar ook hier dient men met een aantal voorwaarden rekening te houden. “Risico’s gekoppeld aan een evenementen kunnen uiteraard verzekerd worden”, zo vertelt Wim Verheyen. “Wat altijd belangrijk is, is dat men de oorzaak kan objectiveren. De oorzaak moet buiten de wil van de verzekerde zelf liggen. Maar let wel: een opportuniteitsbeslissing kan men niet verzekeren. Wanneer je zelf de beslissing neemt omdat je denkt dat de mensen niet gaan komen, dan is dat niet verzekerbaar. Het is wel mogelijk om een dekking te hebben voor een mindere opkomst door een externe factor. Daar kan dan een budget tegenover staan. Ook bijkomende kosten om een evenement toch te laten doorgaan, kunnen ook verzekerd worden. Een goede risicoanalyse vanwege de organisator en een duidelijk overzicht van welke maatregelen men zelf al genomen heeft, hebben hierbij zeker een positieve invloed op de premie.”

Naar een basiscontract

“Contractuele afspraken aangaande annulaties tussen agentschap, leveranciers en opdrachtgever liggen moeilijk”, zegt Geert Philipsen. “Omdat er dan altijd wel één niveau het gevoel heeft de zwarte piet te krijgen. Een verzekeringsoplossing lijkt mij in deze situatie de meest pertinente. De afgelopen maanden zijn er een pak annulaties gekomen die op menselijk vlak begrijpelijk waren, maar die dus niet onder overmacht vielen. Met die kennis in gedachten moeten we misschien eens naar de mogelijke dekkingen kijken.”

Wim Verheyen: “We hebben al samengezeten met de leden van ACC Belgium* om een soort basiscontract uit te werken, dat ook kan voorgelegd worden aan de opdrachtgever met de boodschap: dit is het minimum dat u zou moeten onderschrijven. Maar dan stelt zich wel steeds de vraag: wie is de verzekeringsnemer op dat moment, en vooral wie gaat de premie betalen. In mijn opinie is het aan de opdrachtgever om dit in zijn budget op te nemen. Als een agentschap een verzekering aan de opdrachtgever voorlegt, en er op wijst dat een annulatie mogelijk is, dan heeft hij eigenlijk zijn plicht vervuld.”

*op de website van ACC Belgium staat er een eenvoudig aanvraagformulier voor een annulatieverzekering

Opdrachtgever en agentschap tegenover elkaar

Want een uitstel of een annulering creëert nog vaak een situatie die de relatie tussen de opdrachtgever, het evenementenagentschap en de leveranciers onder druk zet. “Bij een annulatie is iedereen slachtoffer”, zegt Alain De Greef. “Maar bij ons is dat altijd in een soort consensus gebeurd, waarbij iedereen de situatie kon begrijpen. Wij hebben ook steeds de aantoonbare kosten betaald. Wanneer het agentschap zou eisen dat de factuur echter 100% betaald zou moeten worden, dan krijg je toch wel een vertrouwensbreuk. In grote bedrijven belandt het agentschap dan op een zwarte lijst.”

Bert Knuts reageert vanuit het standpunt van een agentschap. “Je gaat een partnership aan met je opdrachtgever, en ook in die moeilijke situatie moet je samen met de opdrachtgever een beslissing nemen. Door het juridische kader word je soms gedwongen lijnrecht tegenover de klant te staan. Dat is een spijtige situatie, die heel moeilijk met verzekeringen op te lossen is.”

Manu Andries vervolgt: “In de situatie van de voorbije maanden kregen wij soms de vraag van klanten: wat adviseren jullie? Het event laten doorgaan of annuleren? Dat stelt ons in een moeilijke situatie. Mogen wij dit als een goede huisvader wel adviseren?”

“Als er een dergelijke vraag komt, moet men gewoon de objectieve elementen op tafel leggen”, adviseert Geert Philipsen hieromtrent. “Maar de beslissing ligt uiteindelijk wel bij de klant. Je kan de klant informeren, maar daar stopt het.”

Fouilleren, privacy en meldingsplicht

Binnen het juridische luik van het debat kwamen er ook een drietal andere, kleinere kwesties aan bod. Met betrekking tot fouilleren en het controleren van tassen zijn er strikte voorschriften. Dit mag enkel gebeuren door mensen met een juiste vergunning (vaak binnen gespecialiseerde bedrijven). Ook het verzamelen van informatie over gasten (ten dienste van de veiligheid) mag niet zomaar vrijblijvend gebeuren. Gasten moeten geïnformeerd worden dat hun gegevens worden verwerkt, het doel van de informatievergaring mag niet overschreden worden, en men mag ook nooit meer doen dan nodig is. Ten slotte kwam er ook nog een publieksvraag of het verplicht is om een privé-evenement te melden bij de lokale overheid of een andere instantie. Het antwoord is hier positief wanneer het gaat om een evenement op een publieke plaats of wanneer een impact kan zijn (verkeer, veiligheid) op het openbare domein. De evaluatie hiervan ligt bij de organisator. 

SAMENGEVAT:
-belangrijk onderscheid tussen overmacht en opportuniteitsbeslissing
-betrokken partijen moeten streven naar een redelijke consensus met oog op vertrouwensband
-verzekeringsoplossing op tafel leggen bij de opdrachtgever
-annuleren? De eindbeslissing ligt bij de opdrachtgever!

VERTROUWEN IN DE LIVE SECTOR

Bij de aanslagen in Parijs werd de live sector rechtstreeks getroffen. De aanslagen van 22 maart bracht de terreur dichterbij dan ooit. Het vertrouwen van de sector kreeg misschien wel een deuk, maar men wil werk maken om dit zo goed en zo snel mogelijk te herstellen, getuige daarvan dit debat. De sector staat dus te popelen om een statement te maken, maar moet daarbij omzichtig te werk gaan, zo meent communicatiespecialist Eveline De Ridder. “Ik begrijp de bezorgdheid van de live sector om de effecten van wat er gebeurd is te verminderen en het vertrouwen terug op te bouwen. Maar vanuit mijn communicatiebril zou ik toch willen waarschuwen dat men zich de crisis, die eigenlijk niet de hunne is, niet gaat toe-eigenen. Dit is geen crisis van de live-sector. Het communiceren daarrond mag eerder low profile blijven, men moet zeker geen grote publieke aankondigingen gaan doen. Naar klanten toe kan er wel gecommuniceerd worden. Die communicatie zou drie elementen moet omvatten: emotie, feiten en vooral: actie. Ik hoorde hier spreken over een charter, over een standaardcontract… Dat zijn concrete acties die men kan ondernemen en waarover men kan communiceren. Actie tonen is de beste vorm van communicatie in deze situatie. Tonen wat jullie doen om alle evenementen toch veilig te laten doorgaan. In Parijs was er een belangrijke klimaatconferentie kort na de aanslagen daar. Dat heeft veel mensen gerustgesteld over de live sector in Frankrijk.”

Imago oppoetsen

Evenementenagentschappen merken ook dat ons land momenteel op vlak van veiligheid geen al te beste reputatie heeft. “Er is een onderscheid tussen publieksevenementen en bedrijfsevenementen”, zegt Bert Knuts. “Maar het imago van de twee is wel onlosmakelijk aan elkaar verbonden. Ik zou graag terug grote evenementen zien in Brussel, en liefst met een internationale uitstraling, want dat is de manier om het imago van ons land op te poetsen.  Onze corporate evenementenmarkt in België zal zich wel herstellen, maar op internationaal vlak krijgen we wel klappen. Het beeld dat de media hebben opgehangen over het “hellhole Brussels” en het gevaarlijke land België, dat doet ons nog het meest pijn. We zullen als sector positief moeten communiceren, zonder ons die crisis eigen te maken.”

Bij de opdrachtgevers lijkt men toch ook graag de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen. “Een opdrachtgever volgt de algemene situatie”, vervolgt Alain De Greef. “Na de aanslagen zie je heel veel machtsvertoon dat iedereen bang maakt, en de adverteerders volgen dat. Heel veel draait om perceptie. Wij adverteerders zijn dikwijls bangeriken. Als de politie zegt: het mag misschien, dan gaat het voor ons sowieso niet door. Ook nu heeft het twee weken geduurd eer BNP Paribas medewerkers de toelating heeft gegeven naar buitenlandse vergaderingen te gaan, laat staan iets te organiseren. Wat de overheid doet en welke uitstraling ze daarbij hebben, heeft enorme gevolgen.”

#welovelive

Hoe de overheid communiceert, dat heeft de sector niet in de hand, maar zelf is men wel al met een eerste, vrij eenvoudig initiatief gekomen. “De afgelopen dagen is er al het een en ander opgeborreld binnen ACC Belgium”, zo legt Johan Vandepoel van ACC Belgium uit. “Vanuit de reclamesector weet ik dat het belangrijk is om een movement te creëren. Wij hebben als sector momenteel ook nood aan een soort movement. Wij zullen onze schouders niet laten zakken, wij gaan een tandje bijsteken. Daarom hebben we ervoor gekozen om een hashtag te creëren, met name #welovelive. Wij zijn ambassadeurs van dit vak en wij vinden dat dit vak voort moet blijven leven, op alle mogelijke manieren. Daarom stellen wij nu voor om ons als sector massaal achter ons vak te scharen. Daarom vragen we om event-gerelateerde posts op social media te ondertekenen met deze nieuwe hashtag. Al deze posts worden ook verzameld op de website www.welovelive.be. Op deze manier willen wij tonen dat wij blijven geloven in de verbindende kracht van onze evenementen.”  

SAMENGEVAT:
-live sector mag crisis niet naar zich toe trekken
-actie is de beste communicatie
-wat een overheid uitstraalt heeft grote gevolgen
-join the movement: #welovelive

Meer van Event Masters ACC Belgium DSide Kinepolis The Oval Office :