Event Agencies

Jun 25, 2019, 19:35
White Rabbit geeft 5 tips voor “het feestcomité”

White Rabbit geeft 5 tips voor “het feestcomité”

13 september 2016

Veel bedrijven starten rond deze tijd met het plannen van een eindejaarsfeest. Sommigen besteden dit uit aan een evenementenbureau, andere laten het intern organiseren door het welbekende fenomeen ‘het feestcomité’. Jo Haegeman, Managing Director van evenementenbureau White Rabbit en ex-docent eventmanagement aan Vives heeft enkele tips voor hen.

1. Zorg voor de juiste mensen

Niet te onderschatten. Zorg voor een representatief en heterogeen staal van mensen. Uiteraard zijn ze er allen vrijwillig, en met een stevig enthousiasme.

Een ideale groepsgrootte is een 5-tal personen. Belbin heeft onderzoek  gedaan naar welke rollen iedereen opneemt in zo’n groep.

2. Eerst Goals, Goals, Goals, dan de rest

Vòòr je begint te brainstormen: denk eerst goed na over context en doelstellingen.

Context: het geheel van situaties waarin het bedrijf zich nu bevindt. Hou ook rekening met de visie en missie van het bedrijf.

Doelstellingen: wat wil je bereiken met dit evenement? Belonen? Fun? Kennismaken? Motiveren? Informeren? Er zijn heel veel mogelijkheden.

Dan zet je de praktische parameters op een rij: datum, timing, beschikbaar budget, stad of regio, aantal aanwezigen, met of zonder partner, wordt er gespeecht, etc.

Hou hierbij altijd je doelstellingen voor ogen!

Tenslotte schrijf je op wat er de vorige jaren al is gedaan, en wat daar geslaagd of rampzalig aan was én waarom.

Klaar? Dan kan je nu, gekaderd, zot beginnen brainstormen.

3. Moet er nog een thema zijn?

Een thema (“caraïben”, “roze”, “met een hoed”, enz.) kan leuk zijn, maar pas er voor op een feest te maken waar jij je te pletter amuseert, maar je collega’s al na het voorgerecht doodgeërgerd naar het café ernaast zijn vertrokken.

Mogelijk zijn er ook verstrekkende gevolgen qua logistiek en budget.

Bij twijfel grijp je terug naar de context en doelstellingen!

4. Mispak je niet aan de voorbereidingstijd

Ja, er kruipt heel wat werk in de voorbereiding van een feest.  Leveranciers zoeken, vergelijken, contracten nalezen, briefings maken, draaiboeken opstellen, materiaal verzamelen, …

Zorg voor een goed overzicht met taken en to do’s in the cloud waar iedereen aan kan. ‘Grijze zones’ zijn heel gevoelig aan fouten.

5. Vertrouwen is goed, controle is beter

Als uiteindelijk alles tot in de puntjes is voorbereid, moet het ook nog ter plaatse opgevolgd worden. Je kan er van uit gaan dat er altijd wel iets niet zal lopen zoals gepland.

De taken worden best verdeeld onder de mensen van het feestcomité: iemand is verantwoordelijk voor de catering, een ander voor onthaal, nog iemand voor alle artiesten en uiteindelijk 1 eindcoördinator die voor een vlotte en open communicatie zorgt.

Wees enkele uren op voorhand ter plaatse om alles nog eens te overlopen en te controleren. Dient er nog opgebouwd te worden, voorzie dan voldoende vrijwilligers. Als het ’s nachts terug afgebouwd dient te worden, werken nuchtere mensen sneller én veiliger. Het feestcomité is waarschijnlijk de FILO (First In, Last Out).

Veel plezier.

www.white-rabbit.be

Meer van White Rabbit :

White Rabbit