De samenwerking tussen Panama Events en Zoute Grand Prix is heel organisch gegroeid. “Vanuit mijn fascinatie voor wagens ben ik al jaren fan van de Zoute Grand Prix en was ik er geregeld te gast”, zo vertelt Nikolas Andries. “De organisatoren kende ik al langer, want we werkten in het verleden al meermaals samen op andere projecten met hun bedrijven. Zo groeide na verloop van tijd de interesse in een mogelijke samenwerking voor de Zoute Grand Prix. Ik denk dat uiteindelijk de organisatie en aanpak van onder meer de ‘Grand Départ’ van de Tour de France en de VIP-hospitality van de Ronde Van Vlaanderen hen overtuigd heeft van onze expertise en knowhow inzake het organiseren van echt grote events. Op basis van die evenementen hebben we kunnen bewijzen dat we evenementen van die omvang perfect in goede banen kunnen leiden, mét smaak en oog voor detail.”

Diverse locaties

De rol van Panama Events bestaat gedurende de vier dagen van het event uit de organisatie, productie en hosting van de VIP venues. “De drie locaties zijn de Marquee op het Albertplein, de Drivers Club en de Marquee op de Royal Zoute Golf Club, waar we opnieuw een super-de-luxe VIP-tent voorzien en een bewijs leveren van ons sterk conceptueel denken. Concreet betekent dit dat we op drie verschillende locaties de VIP-tenten opbouwen, deze van A tot Z aankleden en inrichten, en er vier dagen lang de VIP hospitality verzorgen. Dat laatste houdt in dat we verantwoordelijk zijn voor ontvangst en begeleiding van de VIP-gasten, alsook voor de coördinatie van de catering, signalisatie en mobiliteit. Komt nog bij dat we voor onze klant Jaguar op het Albertplein een afzonderlijke stand hebben, waar we opnieuw vier dagen lang VIP’s, dealers en klanten ontvangen, begeleiden en van alle nodige info voorzien.” 

21 evenementen op 4 dagen

Een intensieve vierdaagse zoals de Zoute Grand Prix staat natuurlijk bol van de uitdagingen. “Alles begint met een slimme, doordachte planning en de juiste mensen op de juiste plaats. Als dat goed zit, beperk je de problemen tot een absoluut minimum. Wat niet wegneemt dat er bij een dergelijk event wel degelijk uitdagingen zijn. Een eerste belangrijke wordt gevormd door de strakke deadlines voor zowel opbouw, events als afbouw. De tijd is enorm beperkt en dat vraagt het uiterste van onze productiecrew. Vergeet ook niet de aaneenschakeling van verschillende events. Eén event is al een uitdaging; tijdens de Zoute Grand Prix staan wij in voor 21 evenementen over 4 dagen op 5 verschillende locaties. Dat vraagt zoals gezegd niet alleen een perfecte planning maar ook een crew die naast perfect op mekaar ingespeeld te zijn, ook probleemoplossend denkt en bereid is de ‘extra mile’ te gaan.”

Oog voor detail

Evenmin te onderschatten zijn de kwaliteitseisen die verbonden zijn aan een dergelijk prestigieus event, en de implementatie van de vele sponsors en partners. “We moeten oog hebben voor het allerkleinste detail en nadenken over hoe je elke partner en sponsor de visibilteit geeft die hij of zij verwacht. Tot slot vormt ook het logistieke aspect een ware uitdaging: tijdens de op-, om- en afbouw coördineren wij meer dan 200 verschillende leveranciers die allemaal naar ons kijken voor hulp en  begeleiden we zo’n 7.500 VIP’s, gasten en genodigden. Een huzarenstuk dat het uiterste vraagt van zowel onze crew, hosts als hostessen. Logisch dus dat we trots zijn op wat we hier elk jaar neerzetten.”

Passie en gedrevenheid

De stempel van Panama Events is duidelijk te herkennen bij de VIP-omkadering van Zoute Grand Prix. “Wij geloven heel sterk in details, want daaraan herken je de passie en gedrevenheid van een event agency. Wij hebben de wil om voor zowel klant als bezoeker elke keer opnieuw een unieke eventervaring neer te zetten. Oog voor het allerkleinste detail is daarbij een must en vertaalt zich zowel in de keuze voor het juiste wijnglas bij het diner, de juiste planten in de zaal, als de verlichting van de venues, binnen én buiten. Maar ook het ontwerp van de uitnodiging, de manier waarop onze gasten ontvangen worden, de originaliteit van de visitor badges of de signalisatie naar het event zijn zaken die het verschil maken tussen goed of excellent.”

Gasten meenemen in het verhaal

Onlosmakelijk verbonden met dit oog voor detail, is de stijlvolle inrichting van de verschillende event venues. “Ook daarin herken je onmiskenbaar onze touch. Wie dit jaar langskwam, zal ongetwijfeld gezien hebben dat er heel veel aandacht gegaan is naar afwerking, inrichting en decoratie van de VIP-venues. Met de juiste inrichting creëer je immers een bepaalde sfeer en setting en neem je de mensen met de juiste mindset mee in je verhaal. Want elk event is een uniek verhaal, dat van A tot Z moet kloppen. Wat meteen aansluit bij mijn laatste punt: ook een strakke organisatie en juiste event flow zijn typisch Panama. Vanaf het moment waarop je een event invite krijgt tot het moment waarop u het event verlaat, loopt alles naadloos in elkaar over en is nagedacht over een duidelijke en logische event flow die perfect aansluit bij het verhaal dat het event brengt.”

De andere troeven van Panama

Met Zoute Grand Prix toont Panama opnieuw zijn expertise op vlak van grote evenementen. “Wat voor alle duidelijkheid niet betekent dat we enkel dergelijke grote events doen. Panama organiseert evengoed kleinere incentives, personeelsfeesten, roadshows en beursstanden, goed voor een totaal van zo’n 200 events per jaar. Wat de Zoute Grand Prix betreft, zitten we nu aan onze derde editie en het blijft een geweldig gevoel deel te mogen uitmaken van dit absoluut unieke treffen. Het spreekt voor zich dat we er nog vele jaren hopen bij te doen”, zo besluit Nikolas Andries.