Functie

De functie van Event Coördinator bij Events Den Berg is een key positie binnen MAS Events die als doelstelling heeft: het volledige beheren (verkoop, operationeel,  organisatie, …) van de evenementenhal als een aparte Business Unit.

Resultaatsgebieden

• Verantwoordelijk voor het correct en efficiënt behandelen van de reserveringsaanvragen
• Verantwoordelijk voor het bekomen van de correcte informatie tbv het maken van offertes
• Verantwoordelijk voor een up-to-date prijslijst van alle dienstverleningen
• Verantwoordelijk voor het tijdig en correct opmaken van offertes naar de klanten
• Verantwoordelijk voor het beheren van genomen opties, reserveringen en inplanning van de evenementenhal
• Verantwoordelijk voor het begeleiden van plaatsbezoeken, info vergaren over zaalopstelling, besprekingen met eventorganisators, afspraken “wie doet wat?”,
• Verantwoordelijk voor het opstellen van draaiboek voor events (voorbereiding en voorzieningen)
• Verantwoordelijk voor de opvolging van marketing initiatieven bij onderaannemers (website, fotograaf, eventmagazines, prospectussen, …)
• Verantwoordelijk voor het begeleiden van het event (SPOC voor de organisatoren), evenals voor de technische ondersteuning
• Verantwoordelijk voor de administratieve en financiële opvolging
• Verantwoordelijk voor de timekeeping van het event en zijn onderaannemers: alles blijft op planning
• Verantwoordelijk voor de organisatie van de evenementen (vestiare, Silverspoon, geluid en licht, reiniging, …)

Functiecompetenties

Besluitvaardigheid: Neemt lastige beslissingen, durft een standpunt in te nemen en spreekt dit uit

• Geeft snel aan wanneer iets wel of niet kan
  Zal oordelen op basis van beschikbare gegevens Neemt op basis van deze beoordelingen snel een
• besluit
• Neemt de juiste beslissingen in het geval van tegenstrijdige belangen, ook wanneer anderen het er niet mee eens zijn

Klantgerichtheid: Onderhoudt duidelijke communicatie met klanten en neemt persoonlijke verantwoordelijkheid

• Onderhoudt duidelijke communicatie met de interne/externe klant met betrekking tot wederzijdse verwachtingen
• Let op klantentevredenheid
• Geeft op vriendelijke wijze behulpzame informatie aan interne/externe klanten
• Neemt persoonlijke verantwoordelijkheid voor het corrigeren van problemen bij interne/externe klanten
• Corrigeert problemen snel en is niet defensief ten opzichte van de interne/externe klant
• Vraagt door op wensen en behoeften van de interne/externe klant
• Biedt ongevraagd extra service

Dynamiek: Draagt enthousiasme naar anderen uit

• Weet anderen op te peppen om de gewenste extra prestatie te leveren
• Verbindt anderen aan de gestelde doelen door middel van enthousiasme en energie

Stressbestendigheid: Gaat efficiënt om met stress

• Blijft bij grote problemen, tijdsdruk of hevige emoties naar een mogelijke oplossing zoeken om deze te reguleren en het werk te blijven uitvoeren
• Blijft onder druk constante prestaties leveren

Sociaalvaardigheid: Behandelt contacten op een gelijkwaardige manier en legt gemakkelijk informele contacten

• Behandelt verschillende types en klassen van mensen op een rechtvaardige en gelijke manier
• Geeft geen voorkeursbehandeling
• Beweegt zich gemakkelijk in een onbekende sociale omgeving
• Spreekt mensen aan en legt contacten
• Is in staat onder verschillende omstandigheden en met diverse mensen (afkomstig uit diverse milieus en met verschillende achtergronden) contact te leggen

Schriftelijke communicatie: Maakt samenvattingen en aansprekende teksten

• Schrijft duidelijk en op heldere wijze een samenvatting van teksten, boeken, conferenties
• Maakt heldere, aansprekende en bondige teksten, die voor een breed publiek leesbaar zijn

Mondelinge communicatie: Maakt zich verstaanbaar door een heldere opbouw en structuur, en is goed te volgen door anderen

• Formuleert zaken in goed lopende vloeiende zinnen
• Drukt zich helder uit
• De boodschap wordt door anderen goed begrepen
• Houdt een samenhangend en helder betoog, waarin hoofd- en bijzaken gescheiden zijn
• Beantwoordt inhoudelijke vragen afdoende.

Flexibiliteit: Past de regels flexibel toe en gebruikt de juiste tactiek

• Past de regels en procedures zodanig aan om in een specifieke situatie het werk gedaan te krijgen of doelen te bereiken
• Reageert efficiënt op bepaalde onverwachte, maar urgente zaken
• Bereikt zijn/haar doel via verschillende wegen
• Onderneemt acties om aan te sluiten bij een bepaalde situatie of persoon
• Stelt aanpak en gedrag bij, teneinde te kunnen opereren
• Voorziet weerstanden
• Schakelt weerstanden uit door eigen gedrag aan te passen tot het doel bereikt is

Planning en organisatie: Anticipeert in de planning op interne/externe omgeving en stelt prioriteiten

• Stelt prioriteiten in een plan van aanpak
• Stelt concrete doelen, zowel voor zichzelf als voor anderen
• Anticipeert op wijzigingen en ontwikkelingen
• Realiseert doelen
• Coördineert en stemt doelen van diverse teams/afdelingen/activiteiten op elkaar af

Gelieve uw curriculum vitae en sollicitatiebrief te richten aan info@eventsdenberg.be

www.eventsdenberg.be