Het TETRA-project ‘AI4Events’, dat de evenementensector wil ondersteunen bij de implementatie van artificiële intelligentie, werd uitgeschreven door Katrien Meert en Karin Bruyr van HOGENT. “Vanuit mijn rol als opleidingshoofd Marketing vond ik het essentieel dat de marketeers van de toekomst meer moeten opgeleid worden rond het domein van MarTech”, aldus Katrien Meert. “Maar vooraleer we marketeers daarin kunnen opleiden hebben we eerst expertise en kennis nodig. Zo is het idee ontstaan om hier eerst een onderzoeksproject rond uit te werken. We wilden een link leggen tussen technologie en marketing, en we zochten een goede sector om dat op toe te passen.”

Technologie als hefboom

Al snel kwam de evenementensector in het vizier. “De eventwereld is een mooi onderdeel van de marketingbranche in het algemeen. Het is een sector waar je de verschillende aspecten binnen marketing op kan toepassen: klanten aantrekken, klanten activeren, klanten loyaal maken… Zo was de link makkelijk gelegd. We voelden ook dat de sector openstond om meer technologische ondersteuning te gaan gebruiken, maar dat er nog maar weinig spelers waren die hierin alle grote stappen hadden gezet. Bovendien was de eventsector in 2020 helemaal stilgevallen. Technologie kon hen helpen om sneller te accelereren, en een hefboom zijn voor de heropstart.”

Behoeften

De eventsector reageerde alleszins enthousiast op de uitnodiging. “We hebben contacten gelegd met eventlocaties, met agentschappen, met de Event Confederation… Ook Bruno Schaubrouck heeft ons vanaf het begin ondersteund en gezorgd voor heel wat advies en feedback. Met al deze partijen hebben we in eerste instantie de behoeften van de sector in kaart gebracht. Waar hebben ze nood aan? Waar worstelen ze mee? Ik denk bijvoorbeeld aan het feit dat ze honderd offertes moeten opmaken, om daar dan slechts enkele leads uit te halen… Of de nood om de tevredenheid van bezoekers beter te capteren. Er was dus zeker een nood aan tools om bepaalde zaken te faciliteren of eenvoudiger te maken.”

Match

Deze noden werden vervolgens gematcht met het aanbod van de technologische sector. “Vanuit het TETRA-project van VLAIO was het de bedoeling om op zoek te gaan naar bestaande AI-providers die over interessante tools beschikten, maar die de eventsector nog niet meteen als doelgroep voor ogen hadden. Ook daar zijn we dus contacten beginnen leggen: ‘jullie hebben een interessante tool, zou dat ook niet interessant kunnen zijn voor de eventsector?’ We hebben dus getracht een match te maken. Welke zijn de tools waarmee de sector eenvoudig aan de slag kan?”, aldus Katrien Meert.

“Met onze roadmap krijg je een duidelijk overzicht welke tools er zijn voor welke fase van het event”

Roadmap & community

Het project moet uiteindelijk uitmonden in een roadmap, waar eventprofessionals een overzicht vinden van de meest interessante tools. “Hier krijg je een duidelijk overzicht welke tools er zijn voor welke fase van het event”, aldus Karin Bruyr. “Je ontdekt wat de beschikbare tools inhouden, waar je ze kan vinden, de kostprijs, casevoorbeelden… Enerzijds hebben we tools die de ervaring van de persoon die naar een event gaat positief maakt, maar anderzijds ook tools die de organisator ondersteunen en zijn processen efficiënter maken. En die hopelijk ook helpen om kosten te besparen. Ik denk bijvoorbeeld aan het beperken van overschotten bij de catering. Ten slotte willen we ook een AI4events-community opbouwen. Hier kunnen organisatoren die een bepaalde tool al gebruikt hebben, hun bevindingen achterlaten.”

No-show tool

Een van de opvallendste uitdagingen die de eventsector bij de start van het project aanhaalde, was het groeiende probleem van no-shows. “Het vooraf kunnen inschatten van de hoeveelheid no-shows op een event is bijzonder waardevol voor een organisator”, zegt Geert Van Boven van HOGENT. “Een goede no-show tool was echter niet zomaar on the shelf te vinden. Daarom hebben we besloten om zelf een basisversie te ontwikkelen, een prototype van hoe een no-show tool er zou moeten uitzien. Op basis van een aantal parameters van het evenement – de omvang, de aanwezigheid van parking, het type catering, toegang tot openbaar vervoer… - gaat deze tool dan het percentage no-shows voorspellen. Maar om deze tool echt tot leven te brengen, en goed te maken, moeten we heel veel data van vroegere evenementen kunnen invoeren.”

Toekomst

Het onderzoeksproject AI4Events loopt nu na twee jaar ten einde. Maar de roadmap en de community blijven wel voortleven. Op 19 juni wordt AI4Events afgerond met een slotevent. Dan wordt ook duidelijk hoe en waar de roadmap van AI4Events geraadpleegd zal kunnen worden.