Koen Vanhove, Afgevaardigd Bestuurden & Vennoot Conrad Consulting

Wat is het grootste verschil tussen de eventsector 25 jaar geleden en vandaag?

“In 1999 hadden we al enkele jaren internet en de eerste gsm's. Onze klanten vertrouwden echter grotendeels op onze knowhow om sprankelende evenementen neer te zetten. Vandaag wordt iedereen via Instagram, tv en zoveel andere kanalen overspoeld met knappe evenementiële ervaringen. Bovendien wordt via AI de grens tussen werkelijkheid en fantasie (hallucinaties) steeds vager. Onze klanten en prospects zijn in deze jungle op zoek naar betrouwbare partners. Ze willen een evenement dat er staat in realiteit en niet in de cloud. De professionele eventbureaus die er al 10 jaar of meer staan, met een bewezen trackrecord, organiseren samen met de klant en een selectie toeleveranciers knappe evenementen en bieden zekerheden die 25 jaar geleden nog ondenkbaar waren. De sector is gegroeid en professioneler geworden.”

Welke zijn de grootste sectoruitdagingen voor het komende decennium?

“De greenwashing en "gelul" over duurzaamheid vind ik een uitdaging. Er wordt zoveel gepraat en gerapporteerd over de SDG's, maar echte stappen vooruit zie ik nauwelijks.  Wij willen investeren in degelijke producten en mensen. Overal is er echter sprake van schaarste en problemen in plaats van mogelijkheden en oplossingen. Studentenverenigingen hebben het moeilijk om 1.000 mensen te mobiliseren voor een fuif, terwijl wij er vroeger vlot 10.000 bij elkaar kregen. Dat zijn de mensen die binnen luttele jaren onwennig naar een personeelsfeest komen en zich afvragen wat ze moeten zeggen tegen een collega... en oei wat doet die dansvloer daar? Stel dat iemand mij filmt zonder of juist met AI-nabewerking? De heel grote events waar massa's in ‘kuddemodus’ heen trekken, zullen blijven (groeien). Aan ons om al die andere pareltjes te blijven cultiveren.”

Ludo Vanstreels, zaakvoerder Trimex

Welke technologische innovaties van de afgelopen 25 jaar hebben de grootste impact gehad op de manier waarop evenementen worden georganiseerd?

“De AV-vooruitgang heeft evenementen geëvolueerd van statische, passieve ervaringen naar dynamische, interactieve belevingen. LED-schermen en projectietechnologie, zoals 4K- en 8K-resoluties en laserprojectoren, hebben de visuele ervaring sterk verbeterd. Projectiemapping en interactieve projecties maken het mogelijk om dynamische en meeslepende visuele omgevingen te creëren. Geavanceerde geluidssystemen, zoals line-array-speakers en immersive audio, zorgen voor een optimale geluidskwaliteit, zelfs in grote of open ruimtes. Daarnaast hebben multicam-producties en livestreaming in HD en 4K het bereik van evenementen vergroot door een wereldwijd publiek te betrekken. Innovaties zoals augmented reality (AR), virtual reality (VR), drones en automatische cameratracking hebben eveneens bijgedragen aan een meer dynamische evenementenervaring. Daarnaast zijn er ook een reeks interactieve tools gekomen die bijvoorbeeld live polling mogelijk maken. De combinatie van verbeterde resoluties, geluidstechnologie en realtime interactie zorgt ervoor dat de grens tussen de fysieke en digitale wereld steeds verder vervaagt, wat de beleving van evenementen fundamenteel heeft veranderd.”

Welke zijn de grootste sectoruitdagingen voor het komende decennium? 

“De grootste uitdagingen voor de evenementenbranche in de komende tien jaar liggen op het gebied van duurzaamheid, gezondheid, technologie, kostenbeheersing en cybersecurity. Evenementen hebben vaak een grote ecologische voetafdruk, waardoor de druk toeneemt om duurzame oplossingen te vinden. De nasleep van COVID-19 vereist blijvende aandacht voor gezondheids- en veiligheidsmaatregelen, zoals crowd control en contactloze technologieën. Bovendien zullen organisatoren steeds meer virtuele en hybride evenementen moeten integreren, waarbij technologieën zoals VR, AR en AI een belangrijke rol spelen. Hoge kosten van geavanceerde technologieën vormen een uitdaging voor budgetbeperkingen, en de toename van digitale evenementen maakt de bescherming tegen cyberdreigingen cruciaal.”

Michel Culot, VO Group

Wat is het grootste verschil tussen de eventsector 25 jaar geleden en vandaag?

“De evenementensector is radicaal geëvolueerd, vooral dankzij technologische vooruitgang, met name het internet en sociale netwerken. Deze instrumenten maken nu een betere planning, beheer, verspreiding en interactie met het publiek mogelijk. Moderne evenementen zijn persoonlijker, meeslepender en in realtime aangepast aan de verwachtingen van de deelnemers. Bovendien is de integratie van duurzame praktijken en sociale verantwoordelijkheid absoluut noodzakelijk geworden. Diversiteit, inclusie en respect voor stakeholders zijn nu essentieel, evenals een grotere nadruk op regelgeving, vooral voor publieksevenementen. De druk op de prijs is nog groter en de verwachtingen op het vlak van publieksbetrokkenheid zijn nog nadrukkelijker. Zelfs met beperkte budgetten slagen bureaus erin te innoveren door middel van partnerschappen en creatieve oplossingen.”

Hoe zijn de behoeften en verwachtingen van klanten en bezoekers geëvolueerd in de afgelopen 25 jaar?
“Tegenwoordig is een evenement op zichzelf niet meer voldoende. Bureaus moeten communicatie, imagobeheer en marketing integreren en voldoen aan de hogere service-eisen voor, tijdens en na het evenement. Het publiek is op zoek naar meeslepende, interactieve en gepersonaliseerde ervaringen, terwijl ze toegankelijkheid, ergonomie, connectiviteit en respect voor hun waarden eisen. Ontvangst, follow-up na het evenement, netwerken, het valoriseren van een erfgoed zijn essentieel. Ten slotte liggen de verwachtingen op vlak van feedback en prestatie-evaluatie enorm hoog. Bureaus moeten menselijke, gedenkwaardige en boeiende ervaringen creëren en tegelijkertijd de waarde en impact van elk evenement aantonen. De sector is geprofessionaliseerd, geconsolideerd en ze blijft gebaseerd op het creëren van menselijke en sociale verbindingen, een echte tijdloze kracht.”