Event Agencies

Aug 22, 2019, 22:42
“Complementaire expertises zijn onze sleutel tot succes”

“Complementaire expertises zijn onze sleutel tot succes”

08 mei 2019

Toen Stein Hoogstoel, Valérie De Coster en Michel Van Camp begin 2014 New Balls Please oprichtten, hadden ze nooit durven dromen dat ze vijf jaar later een bedrijf met 15 collega’s zouden runnen, en 6 awards op de kast zouden hebben staan. Het project van deze drie complementaire zaakvoerders werd een immens succesverhaal, waardoor een tweede, Brusselse vestiging binnenkort haar deuren zal openen. Een gesprek over de sleutels tot hun succes met de drie hoofdrolspelers. 

In de periode 2005-2007 kruisten de carrièrepaden van Stein Hoogstoel, Valérie De Coster en Michel Van Camp elkaar bij Eventerprise, Piranna en Guava. “Daar realiseerden we samen enkele grote, succesvolle projecten”, vertelt Michel Van Camp. “In 2007 ging Stein zijn eigen weg als freelancer, en enkele jaren later kozen ook Valérie en ikzelf voor nieuwe verhalen. Maar: we hielden contact.”

“In 2013 heeft Michel mij laten weten dat hij terug wou beginnen in de evenementenwereld.”, vertelt Valérie De Coster. “Meteen hebben we Stein er ook bij gevraagd. We kennen elkaar immers door en door, zowel elkaars sterke als zwakke punten. Op enkele weken tijd was de zaak beklonken. In januari 2014 hielden we New Balls Please boven de doopvont.”

Vliegende start

New Balls Please was dan wel een nieuwe naam op de markt, het bureau kon van bij de start rekenen op een pak ervaring. “De concurrentie was natuurlijk stevig”, zegt Michel, “maar we begonnen niet van nul. Door onze drie netwerken samen te voegen, hadden we een stevige basis om mee te beginnen.” Stein Hoogstoel gaat verder: “In 2007 organiseerden we met drie een roadshow voor Volvo. Toen we bij de start van New Balls Please een mailing uitstuurden, reageerden zij meteen enthousiast. Ze waren blij dat we besloten hadden onze krachten te bundelen, en vertrouwden ons meteen een groot project toe. Dat was een enorme boost in die beginperiode.”

“De eventsector is voor 99% people-business”, zegt Valérie. “Een positieve ervaring vergeten mensen nooit. Zelfs al heeft ons bedrijf nu een andere naam, ze herinneren zich onze samenwerking en de onberispelijke service die we hen kunnen bieden.

Exponentiële groei naar 15 personen

New Balls Please heeft de voorbije vijf jaar een impressionant parcours afgelegd. Michel Van Camp: “Die groei is organisch gebeurd. Buiten die ene mailing om onze bestaande contacten te activeren, hebben we de voorbije vijf jaar geen sales gedaan. We zijn vertrokken vanuit ons netwerk en de uitstekende referenties die we al hadden. Mond-tot-mondreclame zorgde op korte tijd voor een aanzienlijk aantal nieuwe klanten. Zo zijn wij in vijf jaar gegroeid naar een bedrijf van 15 personen in de top-5 van de evenementenbureaus in België.”

“Uiteraard spelen de awards die we gewonnen hebben ook een rol”, zegt Valérie De Coster. “Winnende agenschappen worden vaak spontaan aangeschreven door bedrijven om hun volgende evenement in goede banen te leiden. In vijf jaar tijd zitten we nu aan zes awards, in België en het buitenland. De exposure die we hebben gekregen door onze recente BEA world-trofee, was enorm.”

Sterke punten uitspelen

“New Balls Please focust zich voor de volle 100% op events”, zegt Michel. “Wij doen geen communicatie, wij doen geen digital, wij doen geen PR: alles draait om events. Bij New Balls Please geldt dat what you see is what you get: als je iets belooft aan een klant, moet je dit ook kunnen realiseren. Tijdens de 80 evenementen die wij per jaar gerealiseerd hebben de voorbije vijf jaar, hebben we àltijd ‘delivered’ wat er werd beloofd.”

Valérie vult aan: “Daar waar vroeger één eventmanager een project van A tot Z afhandelde, hebben we nu voor de verschillende stappen in het proces specialisten in huis. In ons team hebben we een creative navigator, een studio addict, een presentation wizard… De eventmanagers kunnen zich focussen op de kern van hun taak en bepaalde delen van het proces laten uitwerken door de specialist ter zake.

“Een andere belangrijke USP van New Balls Please zijn wij drie”, geeft Michel aan. “Er zijn weinig andere bureaus die drie zaakvoerders hebben, die dagelijks actief betrokken zijn bij projecten en bij klanten. Wij staan echt mee ‘in the field’, en dat is uniek aan ons bedrijf. Als je er als zaakvoerder alleen voor staat, is de opvolging van zo veel projecten tegelijk geen sinecure.”

Rolverdeling

New Balls Please heeft drie zaakvoerders, ieder met een specifieke expertise.  “Michel focust zich op het personeelsbeleid en het administratieve en financiële luik.”, zegt Valérie. “Hij is ook heel sterk in techniek en regie: hij is de regisseur van alle projecten waarbij regie nodig is. Stein waakt over het logistieke verhaal, en de efficiënte inzet van budgetten. Ikzelf ben voornamelijk actief als accountmanager voor onze klanten, en zorg daarnaast voor het wellbeing management van ons personeel en ons HR-beleid. Tijdens de events zorg ik voor de styling en de ‘female touch’. In grote projecten heb je al die facetten nodig.”

Tweede kantoor

De vijfde verjaardag van New Balls Please luidde een nieuw tijdperk voor het bedrijf in: ze verhuisden naar een nieuw kantoor in de Gentse Voorhavenlaan. Maar er is meer, vertelt Michel: “In 2019 starten we met New Balls Please Brussel. Twee bedrijven met hetzelfde managementteam: Valerie en ik blijven in Gent, en Stein zal het Brusselse kantoor leiden.” Stein legt uit: “Met New Balls Please Brussel mikken we op nieuwe klanten, die we tot nu toe niet hebben kunnen bereiken, omdat ze verkiezen met een Brussels agentschap te werken. We mikken op een start in het najaar van 2019 en zijn volop nieuwe mensen aan het aanwerven. We beginnen in Brussel met een nieuw team, dat eerst een opleiding zal krijgen in Gent. Gedurende twee à drie maanden meedraaien in ons huidige team geeft hen de kans om alle processen, de mentaliteit en de mensen te leren kennen.”

“Met onze 15 mensen vormen wij één team. Iedereen is blij als er iemand een project binnenhaalt en men staat ook klaar om bij te springen. ‘We’ve got your back’, dat is de boodschap naar onze klanten toe, maar ook binnen ons team”, besluit Michel.

Meer van New Balls Please :

New Balls Please