Event Agencies

Jul 15, 2024, 6:27
Folks ondersteunt de aanpassing aan de klimaatverandering

Folks ondersteunt de aanpassing aan de klimaatverandering

04 juli 2024

Op 8 en 9 februari was het Palais des Congrès in Luik het toneel voor ‘Climate Chance Europe 2024 Wallonia’, een top omtrent de aanpassing aan de klimaatverandering en oplossingen gebaseerd op de natuur en veerkracht. De organisatie van deze allereerste Europese top omtrent deze aanpassingsuitdagingen, in het kader van het Belgische Voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie, werd toevertrouwd aan het evenementenbureau Folks. Een enorme uitdaging, zo legt Margaux Lempereur, projectmanager bij Folks, ons hieronder uit…

Deze top bracht gedurende twee dagen bijna 1.000 deelnemers samen, met 35 verschillende nationaliteiten. Het waren vertegenwoordigers van heel wat Europese netwerken en organisaties van niet-statelijke actoren zoals bedrijven, onderzoekers, het maatschappelijk middenveld en lokale overheden. Alle facetten van dit zeer gemediatiseerde evenement werden van A tot Z verzorgd door Folks: creatie van de grafische identiteit van het evenement, e-mailcampagne, evenementenwebsite, deelnemersbeheer, logistiek en setup, animatie, online streaming, persrelaties, mediaverslaggeving, hospitality, accommodatie, enz. Deze Europese Top, georganiseerd door de Waalse Ministers van Klimaat en Milieu en de vereniging Climate Chance, was een echt succes, met als apotheose de ondertekening van de Verklaring van Luik – de roadmap voor aanpassing aan de klimaatverandering in Europa –die door meer dan 70 organisaties en netwerken geratificeerd werd.

De instituties uitdagen

“Naast de expertise van Folks op het vlak van B2I, B2C en B2B, wisten we ons tijdens de aanbesteding te onderscheiden met onze ongeëvenaarde terreinkennis. Aangezien de roots van Folks in Luik liggen, kenden we niet enkel alle hoeken van het Palais des Congrès, maar ook de lokale spelers. Het gaat om partners met wie we een langdurige relatie hebben. Zo hebben we een bijzonder competitief voorstel kunnen indienen. We hebben echt geprobeerd om de verwachtingen van onze klanten te begrijpen – dat is het DNA van Folks. We hebben gewerkt rond de uitdagingen, de doelstellingen, de impact en de deelnemerservaring, en we hebben geprobeerd om daar veel betrokkenheid en waarde rond te creëren. Folks houdt ervan de instituties uit te dagen. Door alle best practices, nauwkeurigheid, kaders en procedures te behouden, maar er echt een onderscheidende en innovatieve kant aan toe te voegen. We zorgen voor een grote nabijheid van onze klanten en een grote flexibiliteit, iets wat komt overwaaien vanuit onze B2B-activiteiten, die nog steeds onze core-business vormen", aldus Margaux.

Folks, een solide en efficiënt team

“De belangrijkste uitdagingen voor dit evenement hadden te maken met de timing (slechts 6 weken voorbereiding) en de hoge verwachtingen van de verschillende belanghebbenden. Aangezien dit het eerste evenement van deze omvang was rond het thema klimaatadaptatie op Europees niveau, was dit ook voor Wallonië een belangrijk evenement op vlak van imago en bekendheid. Om deze uitdagingen het hoofd te bieden, hebben we een solide, efficiënt en ervaren team samengesteld. We hebben een echte vertrouwensrelatie opgebouwd door veel flexibiliteit en transparantie te tonen tegenover onze ‘klanten’.”

Een duurzaam evenement

Folks is meer dan ooit bezig met duurzaamheid. “Voor zo’n evenement gewijd aan het klimaat speelde duurzaamheid uiteraard een sleutelrol. Het budget liet geen volledige compensatie van de CO2-uitstoot toe, en daarom hebben we ervoor gekozen om de voetafdruk van het evenement zoveel mogelijk te beperken. We hebben dan ook een ​​‘zero waste’-beleid toegepast, wat inhoudt dat we niets produceren dat niet kan worden gerecupereerd. Alle communicatie en bewegwijzering was 100% digitaal en er werd gebruik gemaakt van energiezuinige apparatuur. Op het vlak van catering moesten deelnemers zich inschrijven voor de maaltijden, wat maakt dat we de te bestellen hoeveelheden heel nauwkeurig konden beheren. Wat betreft vervoer moesten de deelnemers zich inschrijven voor de bezoeken, waardoor we het juiste aantal shuttles konden boeken, met name TEC-bussen. Voor de accommodatie viel de keuze op hotels binnen een bepaalde prijscategorie, die aangepast waren aan alle principes van goed bestuur en duurzaamheid. Omdat het hotelaanbod in Luik heel uitgebreid is, kozen we voor hotels die heel dichtbij lagen, zodat de deelnemers naar het Palais des Congrès konden wandelen.”

Ervaringen delen

“Naast de verschillende workshops, plenaire sessies en bezoeken op het terrein werd de ‘Climate Chance Europe 2024 Wallonia’ top op de eerste avond ook gekenmerkt door een zeer aangename, informele ontvangst. De bedoeling was dat de deelnemers elkaar echt konden ontmoeten en in gesprek gingen. De uitdaging van de top was dat de deelnemers hun best practices, adviezen, ervaringen en successen zouden delen, zodat deze uiteindelijk zouden worden meegenomen in de Verklaring van Luik, het orgelpunt van de top. Daarom hebben we verschillende conversation starters opgezet, zoals een fototentoonstelling over de overstromingen in Luik in 2021, de plaatsing van conceptueel meubilair gebouwd in samenwerking met de Materiotheek van Intradel, alsook een flashmob. Voor deze act lieten jongeren tussen 12 en 17 jaar, lid van de vereniging Bal Spécial, zich inspireren door de 'Youth for the climate' beweging. Deze bijzonder sterke opvoering voegde een emotioneel element toe aan het evenement.”

Ziel en coherentie

“Bij dit evenement was er heel wat enthousiasme, investering en inzet – je zou zelfs kunnen spreken van passie – aan de kant van de vele stakeholders. Daarnaast was er ook een sterke samenhang tussen de waarden van de top, de boodschap en de deelnemerservaring die we vooral hebben weten op te bouwen via de conversation starters, de fototentoonstelling, de installatie van meubilair gebouwd in samenwerking met Intradel, de receptie en de flashmob. Deze deelnemerservaring voegde ziel toe en maakte van deze top een uiterst samenhangend evenement, dat zeker een heel aparte herinnering bij de deelnemers heeft achtergelaten. We benadrukken ook de verhouding tussen het beheer van de deadline en de kwaliteit van dit evenement op hoog niveau. Dit laatste werd onderstreept door de aanwezigheid van verschillende vips, zoals de ministers en Florika Fink-Hooijer, directeur-generaal van het directoraat-generaal Milieu bij de Europese Commissie. Deze kwaliteit werd door iedereen geprezen en toegejuicht, zowel door de vips, de ministers, als de deelnemers. Het feit dat we daar in slechts zes weken tijd in zijn geslaagd, zorgt dan ook voor heel wat trots en voldoening bij het agentschap Folks”, zo besluit Margaux Lempereur.

Meer van Folks :