Dans cet article, Flexmail partage quelques trucs et astuces destinés aux écoles afin de les aider à envoyer leurs e-mails dans la bonne phase du processus décisionnel, avec le bon message adressé aux bonnes personnes. Flexmail donne également de plus amples informations sur l’automatisation de ce processus à l’aide de workflows.

Pourquoi l’e-mail marketing ?

Avant, la publicité pour les hautes écoles et les universités se faisait principalement offline. Aujourd’hui, le champ d’étudiants potentiels est tellement vaste que les écoles doivent trouver une autre façon de les approcher. En outre, l’e-mail est un moyen de communication facile, bon marché et rapide. Bref, un outil de communication indispensable pour les écoles. Vous pouvez utiliser l’e-mail pour recruter mais aussi évidemment pour marquer les esprits des étudiants potentiels et déjà inscrits.

Comment procéder ?

À QUI ENVOYER VOS E-MAILS ?

Vous envoyez généralement des e-mails aux gens qui indiquent s’intéresser à l’école. Il est important d’affiner le message pour qu’il leur corresponde plus personnellement. N’envoyez pas de contenu général à tout le monde mais segmentez votre liste de manière à pouvoir envoyer des infos ciblées sur les départements et les filières qui les intéressent.

Veillez aussi à personnaliser votre trafic mail. Cela va au-delà du  fait d’appeler l’étudiant(e) par son nom. Permettez à l’étudiant(e) de se préparer et envoyez des infos sur la formation qui a suscité son intérêt, envoyez des infos sur différents événements, invitez-le/la à un drink avec les étudiants actuels, etc. De cette manière, vous rehaussez l’implication et vous avez moins d’étudiants qui décrochent.

QUEL MESSAGE ENVOYER A QUI ?

Essayez de rassembler des données sur vos étudiants potentiels. Vous avez la référence idéale à portée de main dans vos couloirs : vos étudiants actuels. Faites-leur remplir une enquête avec des questions comme “pourquoi as-tu choisi notre école ?” et “quel genre d’infos aimerais-tu recevoir?”. Sur base de ces informations et des coordonnées de contact, vous pouvez établir un ‘buyer persona’ qui vous sert de guide pour segmenter les étudiants potentiels avec de nombreux points communs et les approcher comme il convient.

QUAND ENVOYER VOS E-MAILS ?

Au niveau du timing, vous devez tenir compte du buyer journey. Dans quelle phase du processus décisionnel se trouve votre contact ? Concrètement, il y en a trois. La “phase de prise de conscience”, la “phase de réflexion” et la “phase de décision”. Dans la phase de prise de conscience, le contact prend tout juste conscience de la situation, disons comme un élève de 4ème secondaire qui envisage des études supérieures. Dans la phase de réflexion, il se met en quête d’informations supplémentaires pour bien peser les différentes options. Par exemple, un élève en dernière année de secondaire. Dans la troisième et dernière phase, on parle de décision. C’est à ce moment que la décision effective tombe. Par exemple, un jeune qui décide des études qu’il veut faire lors des derniers jours des vacances.

AUTOMATISEZ VOTRE MARKETING

Pour suivre au plus près les différentes phases du buyer journey, l’automatisation du marketing est recommandée, plus particulièrement les workflows. Retrouvez de plus amples informations sur les workflows ici.

Concrètement, cela veut dire que vous activez une série d’e-mails bien pensés sur base de déclencheurs émis par vos contacts. L’objectif de cette série de messages peut être de canaliser votre contact ayant un intérêt d’ordre général vers une direction définie. Par exemple, guider quelqu’un intéressé par votre département soins de santé vers la filière Obstétrique.

Odisee donne le bon exemple

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• Odisee souhaite la bienvenue aux candidats à la journée portes ouvertes à Gand.
• L’école utilise une chouette illustration avec une annotation qui motive.
• Odisee donne des explications sur l’accessibilité et le programme des portes ouvertes.
• D’autre part, le programme semble prometteur. L’école fait de son mieux pour donner un maximum d’infos aux étudiants de manière sympa.  
• Odisee personnalise également les salutations aux étudiants.

Conseils pour rédiger vos e-mails

• Veillez à ce que l’expéditeur soit une personne. Les gens aiment recevoir des e-mails d’autres personnes pas d’adresses info@. Veillez aussi à ce que le destinataire puisse répondre, n’utilisez pas une adresse no-reply. L’objectif est d’engager un dialogue avec l’étudiant(e).
• Soignez votre ligne d’objet. Il est important que votre communication sorte du lot, y compris votre ligne d’objet. Elle doit immédiatement attirer l’attention et donner envie de lire.
• Personnalisez votre message : les salutations comme le contenu doivent être adaptés au destinataire.
• Analysez les données que vous recevez. Examinez les rapports et modifiez votre communication si nécessaire. Une bonne façon de voir ce qui fonctionne avec vos contacts, c’est le test A/B. Retrouvez plus d’infos sur les tests A/B ici.
• Insérez des calls to action clairs dans vos messages. Utilisez par exemple des boutons avec des messages clairs tels que “inscris-toi maintenant” of “je fais la visite maintenant”.
• Veillez à ce que votre communication soit reconnaissable. Utilisez des templates avec des couleurs, une structure, une police, etc. fixes. C’est un branding, qui rend votre communication identifiable.
• Social sharing : Partagez votre contenu un maximum sur les réseaux sociaux et convainquez les autres de faire pareil.
• Unsubscribe : Donnez toujours à votre contact la possibilité de se désinscrire. Perdre des inscriptions est dommage mais être signalé comme spam est encore pire.

Bref, le secteur de l’enseignement devient de plus en plus compétitif et vous devez évoluer pour rester en phase. Ces conseils vous mettent sur la bonne voie pour optimiser votre e-mail marketing.

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