Experience voulait ouvrir le débat entre les agences événementielles, dont les clients sont demandeurs de solutions technologiques ou en tous cas n’y sont pas réfractaires, et les fournisseurs actifs dans ce secteur. Nous les avons donc rassemblés : Brend Dangreau, directeur de BrandEvent, et Hans van Gent, chef du département numérique de The Oval Office, représentaient les agences événementielles. De l’autre côté de la table : Gert Stalmans de Boabee, une solution de gestion des clients potentiels pour les exposants de salons, Geert Van Wonterghem de MeetMatch, qui propose une appli permettant, entre autres, les rapprochements commerciaux automatiques, Kevin Van Vré de DIRIGO Projects – Event Production Company, qui encadre les organisateurs dans leur recherche de la bonne appli événementielle, et Steffen Brans d’Appwise, une entreprise qui développe principalement des applis natives.

Applis web vs applis natives

Il est important de commencer par faire la distinction entre les applis natives et les applis web. Les applis natives sont téléchargées sur l’appareil et donc accessibles hors ligne (même s’il faut une connexion pour faire les mises à jour). Elles utilisent en outre les fonctions typiques du smartphone.  En contrepartie, les frais de développement sont assez élevés. Les applis web sont en principe moins chères mais sont parfois plus tributaires de la bande passante disponible.

Quelles sont les attentes ?

Nous lançons d’abord la balle dans le camp des agences événementielles. Qu’attendent-elles précisément d’une appli événementielle pour leur événement ?

Brend Dangreau : “On envisage une appli quand elle peut remplacer la version papier en termes de fonctionnalité. Ou mieux : quand elle peut la surpasser. Le programme, l’enregistrement, le partage d’informations sur le produit… c’est la base. Mais dès qu’on peut intégrer des éléments supplémentaires, comme un élément ludique, les réseaux sociaux ou de l’info-divertissement, cela devient réellement intéressant”.

Hans van Gent : “Les données que l’on peut en tirer sont aussi particulièrement intéressantes. Si les gens ne font que s’inscrire à un événement, vous n’avez que leur nom et celui de leur société. Quand ils peuvent utiliser une appli sur place, vous pouvez récupérer une foule d’informations précieuses sur base de leur utilisation et de leurs déplacements. Par ailleurs, c’est intéressant quand le trajet pré et post événement est intégré dans l’appli : visionner des photos, chercher des infos, envoyer des messages ou une notification lorsque l’aftermovie arrive en ligne...”.

Kevin Van Vré : “Les applications comme le vote en direct, les sondages et les Q&R sont très importantes pour nos clients. Les gens sont nombreux à avoir le trac de prendre la parole en public et préfèrent poser leur question via l’appli, qui est plus anonyme. Cela favorise donc l’interaction entre le public et l’orateur”.

Steffen : “Il faut toujours veiller à ce que l’appli ait une valeur ajoutée. Une transposition pure et simple du programme papier n’est pas une valeur ajoutée pour moi. Il faut des éléments interactifs ou qui ajoutent quelque chose au ressenti sur l’événement”.

Soucis pratiques

La fluidité d’utilisation des applis dépend évidemment en partie de l’infrastructure technologique.

Brend Dangreau : “Un outil doit être rapide et simple à utiliser. Tant pour le participant que pour l’organisateur. Un seul clic doit suffire pour obtenir l’information souhaitée. Les modifications de dernière minute doivent pouvoir être directement incorporées pour que le participant puisse télécharger les détails les plus récents. La fiabilité de l’appli est dès lors essentielle : elle doit fonctionner en toute circonstance. Avec ou sans wifi”.

Gert Stalmans : “Le wifi sur les événements est encore souvent une grande inconnue. C’est pourquoi nous veillons à ce que notre application puisse aussi fonctionner hors ligne”.

Kevin Van Vré : “Il faut s’assurer que l’ouverture de l’appli ne nécessite pas à chaque fois une synchronisation de toute la base de données. Lors de la création d’une appli, il est donc important que 99% de votre contenu soit déjà définitif. Les données dynamiques, comme les infos sur les conférences et les orateurs, sur l’événement, etc. peuvent encore changer en dernière minute. Cela demande toutefois un minimum de bande passante, pour que l’appli reste performante à tout instant. Pour les applis avec des fonctions de streaming live, c’est différent évidemment”.

Geert Van Wonterghem : “Le temps de démarrage de votre appli est déjà un bon indicateur de la quantité de bande passante dont vous allez avoir besoin pendant votre événement. Si c’est déjà lent au départ, vous risquez d’avoir des problèmes de connexion”.

Convaincre l’utilisateur

Si vous prévoyez une appli pour votre événement, votre souhait est évidemment de voir un maximum de participants l’utiliser. Ce qui est encore loin d’être évident à l’heure actuelle.

Brend Dangreau : “Les participants à un événement ne trouvent pas toujours le temps de télécharger l’appli au préalable. En tant qu’organisateur, vous devez anticiper ce cas de figure. Les participants y sont déjà sensibilisés dès la phase d’invitation. Et au lancement de l’événement, des outils sont également proposés pour encourager le téléchargement et en suivre la progression”.

Gert Stalmans : “Je pense qu’une phase d’adoption est effectivement nécessaire. Jusqu’à il y a peu, une appli n’était pas un must pour le visiteur. Cette attente commence seulement à s’installer”.

Kevin Van Vré : “Si vous voulez collecter des données, le taux d’adoption a évidemment son importance. Il doit être suffisant pour être pertinent. En tant qu’organisateur, vous devez tout faire pour encourager les gens à installer l’appli. Il faut viser un taux d’adoption minimal de 60-70%”.

Steffen Brans : “Si vous vous y prenez bien, ce pourcentage peut être très élevé. Lors d’un de nos événements récents, les invités devaient montrer l’appli à l’entrée. Ceux qui ne l’avaient pas installée pouvaient le faire avec l’aide des hôtesses. Et à ma propre surprise, cela s’est fait très facilement. Si vous être clair de votre communication au préalable et que vous proposez un encadrement, cela peut très bien fonctionner”.

Gert Stalmans : “Le taux d’adoption est aussi tributaire de l’identité de votre public. Sur un salon dédié aux cosmétiques, presque personne n’était intéressé. Sur un salon consacré au design, c’était le contraire. Mais si comme nous, vous approchez principalement les exposants, le problème ne se pose pas. Tous sont intéressés par la collecte de données”.

Nouvelle application vs flux existant

Les membres de notre panel insistent sur l’importance de bien définir au préalable vos attentes par rapport à une appli. Une appli “juste pour avoir une appli” n’aura que très peu de succès. 

Hans van Gent : “Parfois, on dirait que les gens en ont un peu marre des applis. Une appli est-elle toujours nécessaire ? On peut déjà faire beaucoup avec Facebook Messenger ou d’autres applis de chat, par exemple, comme envoyer des notifications. Le grand avantage, c’est que ces fonctionnalités sont déjà dans le flux de la plupart des utilisateurs. Si je dois installer une appli à part, c’est un effort à fournir par rapport à quelque chose qui peut se faire via mon flux actuel”.

Geert Van Wonterghem : “L’ajout de l’enregistrement en temps réel a fait une grande différence pour notre fonctionnalité de rapprochement en termes d’adoption. Vous pouvez arriver n’importe quand et vous enregistrer, simplement en suivant une url – par exemple par e-mail et donc via le flux existant – et vous logger avec LinkedIn”.

Un bon père de famille traite ses données avec précaution

À la fin de la conversation, le sujet qui est sur toutes les lèvres est finalement arrivé sur la table : le RGPD. D’ici fin mai, toute personne amenée à manipuler des données personnelles est tenue de se mettre en conformité avec le Règlement Général de Protection des Données. Cela concerne évidemment aussi les applis événementielles.

Gert Stalmans : “Au niveau des salons et des événements, cela signifie qu’il faudra demander le ‘consentement’ des visiteurs lors de l’enregistrement. Les visiteurs et les exposants devront spécifier qu’ils ne s’opposent à ce que leurs informations soient transmises à des tiers”.

Kevin Van Vré : “Les personnes traitant ces données sont certes mandatées mais elles devront néanmoins se plier aux règles du RGPD. Il est important que les choses soient claires entre les propriétaires de ces données et les personnes qui vont les manipuler”.

Hans van Gent : “En tant que Néerlandais vivant en Belgique, j’ai découvert l’expression ‘gérer en bon père de famille’. Si vous me permettez un petit raccourci, le RGPD revient à ceci : pendant des années, les spécialistes en marketing ont fait une utilisation abusive des données des gens, réduisant la confiance à néant. Il est temps de rendre les rênes au consommateur et que les entreprises se comportent en bon père de famille avec ces données”.

Avec nos remerciements à tous les participants et à l’Adequat Business Center.

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