Tijdens een lanceringsevent op 19 juni werd de roadmap voorgesteld aan de eventsector. De aanwezigheid van Jo Brouns, Vlaams minister van Economie, Innovatie, Werk, Sociale economie en Landbouw, benadrukt het belang van deze lancering. “Als het gaat over events organiseren zijn onze Vlaamse bedrijven toonaangevend”, aldus de minister. “Of het nu gaat over onze festivals of onze grote sportwedstrijden, ze komen uit heel de wereld kijken en onze events worden zelfs exportproducten. Uiteraard moet ook onze eventsector blijven innoveren om zijn leidende rol te behouden. Niets zal de komende jaren meer impact hebben dan de opkomst van Artificiële Intelligentie. Denk dan aan het automatiseren van repetitieve of tijdrovende taken, wat juist schaarse arbeidskrachten vrijmaakt voor beleving en kostenbesparend kan werken. Ook op vlak van data-analyse is er bijzonder veel potentieel om op grote events risico’s zoveel mogelijk te gaan beperken en sneller te gaan ontzenuwen.”

Inventaris van AI-tools

De roadmap werd gelanceerd in de vorm van een online platform met tientallen AI-tools, onderverdeeld in de categorieën ‘pre-event’, ‘event’, ‘post-event’ en ‘overkoepelend’. “De roadmap werd zo toegankelijk mogelijk gemaakt voor de sector, met een handleiding, uitleg over de ROI en een concrete case per tool”, aldus Katrien Meert, onderzoekspromotor en opleidingshoofd marketing. “De tools die we inventariseerden en aanbieden op het platform, zijn niet te prijzig en voornamelijk van Belgische makelij. Daarmee richten we ons naar de vele kleinere organisaties met beperktere budgetten. Onze doelgroep bestond uit overwegend B2B-bedrijven, dus organisatoren van congressen, seminaries, e.d.”

Efficiënter werken

Stijn Snaet van Event Confederation ziet onder meer voordelen op het vlak van efficiëntie en productiviteit: "Door de naweeën van de coronajaren komt onze sector soms mensen te kort. AI-tools kunnen hier een deel van de oplossing bieden. Bovendien komt er zo meer tijd vrij voor strategische en creatieve aspecten van de organisatie, wat dan weer leidt tot betere ervaringen en resultaten voor de bezoeker."

Community

De bedoeling van het online platform beperkt zich niet tot het aanbieden van tools, maar het wil ook een community uitbouwen waar bedrijven uit de sector kunnen connecteren en die ook na het project levendig gehouden wordt. “Het wordt geen statisch overzicht van tools”, verzekert Karin Bruyr, mede-coördinator van het project en docent marketing. “Gebruikers kunnen op het platform elkaar op de hoogte houden van ervaringen met bepaalde tools, nieuwe tools suggereren, enzovoort.”

No-shows

Binnen het onderzoeksproject zelf werd een prototype van een no-showtool ontwikkeld. “Op basis van de locatie, de aanwezigheid van openbaar vervoer en/of parking, het type evenement, het al dan niet betalend zijn van het event en diverse andere factoren hebben we een AI-predictiemodel uitgewerkt”, zegt Geert Van Boven, lector IT & marketing en co-promotor van het onderzoeksproject. “Daarmee kunnen evenementbedrijven het aantal no-shows - mensen die zich inschrijven maar niet komen opdagen – voorspellen, wat hen toestaat om daar in het planningsproces op te anticiperen. Adequaat voorspellen impliceert wel dat je over veel gegevens beschikt. Want hoe meer gegevens verwerkt worden, hoe betrouwbaarder de voorspellingen.”

Samenwerking met Eventnews

Om de roadmap nadrukkelijk in de kijker te houden, wordt er een beroep gedaan op het platform van Eventnews.be, waar AI4Events een prominente plek zal krijgen. “Met onze media Eventnews en Experience Magazine is het steeds de bedoeling om de sector te informeren en te inspireren”, zegt Christophe De Clercq van Experience & Eventnews. “Deze tool is dan ook een perfecte match met onze huidige activiteiten. Het is de bedoeling om het platform levend maar vooral up-to-date te houden, evengoed voor de aanbieders van AI-tools, als voor de bezoekers. Zo kan elke eventprofessional steeds alle nieuwigheden in verband met AI blijven ontdekken op dit platform.”