Experience wilde een debat opzetten tussen enerzijds evenementenagentschappen, wiens klanten technologische oplossingen vragen of overwegen, en de aanbieders binnen deze sector. Daarom verzamelden we deze mensen rond de tafel: Brend Dangreau, zaakvoerder van BrandEvent, en Hans van Gent, hoofd van het digitale departement van The Oval Office, vertegenwoordigden hierbij de evenementenagentschappen. Aan de overzijde van de tafel: Gert Stalmans van Boabee, een lead retrieval oplossing voor beursexposanten, Geert Van Wonterghem van MeetMatch, dat een app aanbiedt met onder meer automatische business-matchmaking, Kevin Van Vré van DIRIGO Projects – Event Production Company, dat organisatoren begeleidt in de zoektocht naar de juiste event-app, en Steffen Brans van Appwise, een bedrijf dat vooral native apps ontwikkelt.

Native vs. webapps

Het is allereerst belangrijk een onderscheid te maken tussen native apps en webapps. Native apps worden gedownload op het telefoontoestel en zijn dan offline toegankelijk (al wordt er voor updates wel verbinding gemaakt). Ze maken ook gebruik van de typische smartphonefuncties. Daar tegenover staat wel een bepaalde ontwikkelingskost. Webapps zijn in principe goedkoper, maar soms ook afhankelijker van de beschikbare bandbreedte.

Wat verwacht men?

We legden de bal eerst in het kamp van de evenementenagentschappen. Wat verwachten zij precies van een event-app voor hun evenement?

Brend Dangreau: “Een app wordt overwogen wanneer deze qua functionaliteit de papieren versie kan vervangen. Of beter: als het kan overtreffen. Het programma, de registratie, het delen van productinformatie,… dat is de basis. Maar, van zodra extra’s kunnen worden geïntegreerd, zoals een spelelement, social media of infotainment, dan wordt het écht interessant.”

Hans van Gent: “Ook de data die je eruit haalt kan bijzonder interessant zijn. Als mensen zich enkel maar registreren voor een event, heb je waarschijnlijk alleen hun naam en hun bedrijf. Wanneer ze ter plekke ook een app gebruiken, kan je echter een schat aan informatie verzamelen op basis van hun gebruik en hun bewegingen. Daarnaast is het ook interessant wanneer het voor- en natraject in een app verweven zitten: foto’s bekijken, informatie opzoeken, berichtjes versturen, een notificatie wanneer de aftervideo online komt...”

Kevin Van Vré: “Toepassingen als live voting, polls en Q&A zijn voor onze klanten heel belangrijk. Heel wat mensen hebben toch enige podiumangst en stellen hun vraag dan liever via de app, wat iets anoniemer is. Het bevordert dus interactie tussen publiek en spreker.”

Steffen: “Je moet ervoor zorgen dat een app altijd een meerwaarde heeft. Een pure één-op-één digitale vertaling van het papieren programma is voor mij geen meerwaarde. Extra interactieve of belevingselementen kunnen dat wel zijn.”

Praktische zorgen

Het vlot gebruiken van apps hangt natuurlijk voor een deel samen met de technologische infrastructuur.

Brend Dangreau: “Een tool dient snel en gebruiksvriendelijk te zijn. Zowel naar de deelnemer toe, als naar de organisator toe. In één klik dient de gewenste informatie beschikbaar te zijn. Last-minute wijzigingen moeten meteen kunnen worden verwerkt zodat de deelnemer de meest recente details kan downloaden. Betrouwbaarheid van de app is daarom essentieel: hij dient in alle omstandigheden vlot te functioneren. Met of zonder wifi.”

Gert Stalmans: “Wifi op evenementen is soms inderdaad nog vaak een groot vraagteken. Daarom zorgen wij ervoor dat onze applicatie ook offline kan werken.”

Kevin Van Vré: “Het is zaak ervoor te zorgen dat bij het openen van de app niet telkens de volledige database moet worden gesynchroniseerd. Bij het maken van een app is het dus belangrijk dat 99% van je content in de app al definitief is. De dynamische data zoals sessie- en sprekersinfo, eventinfo etc. kan last-minute nog steeds wijzigen. Dit vraagt echter een minimum aan bandbreedte waardoor de app steeds performant blijft. Voor apps met livestreamfuncties liggen de zaken natuurlijk anders.”

Geert Van Wonterghem: “De duur van de opstart van je app is al een goede indicator van hoeveel bandbreedte je nodig zal hebben tijdens je evenement. Als dit vooraf al traag verloopt kan je mogelijk met verbindingsproblemen te maken krijgen.”

De gebruiker overtuigen

Wie een app voorziet voor zijn evenement, wil natuurlijk dat zoveel mogelijk aanwezigen hier gebruik van maken. Maar dat blijkt vooralsnog geen vanzelfsprekendheid.

Brend Dangreau: “Deelnemers van een evenement vinden niet altijd de tijd om de app vooraf te downloaden. Als organisator dien je hierop te anticiperen. Deelnemers worden hier al tijdens het uitnodigingstraject bij betrokken. En ook bij de opstart van het event worden tools aangereikt om het downloaden te stimuleren en op te volgen.”

Gert Stalmans: “Ik denk dat er inderdaad nog een adoptiefase nodig is. Voor een bezoeker was een app tot voor kort geen must. Die verwachting begint nu pas te komen.”

Kevin Van Vré: “Als je data wil verzamelen is de adoption rate natuurlijk wel belangrijk. Die moet voldoende zijn om relevant te zijn. Je moet er als organisator dus alles aan doen om mensen de app te laten installeren. Een 60-70% moet daarbij toch wel het minimale streefcijfer zijn.”

Steffen Brans: “Als je dat goed aanpakt, kan dit percentage heel hoog liggen. Onlangs hebben we een evenement gedaan waarbij gasten de app moesten tonen bij de ingang. Wie dit niet geïnstalleerd had, kreeg hulp van hostessen om dit toch in orde te maken. En tot mijn eigen verbazing liep dit supervlot. Als je op voorhand heel duidelijk communiceert en ook ondersteuning biedt, kan dit echt wel werken.”

Gert Stalmans: “De adoption rate hangt ook sterk samen met wie precies je publiek is. Bij een beurs rond make-up was bijna niemand geïnteresseerd. Bij een design-beurs was het net omgekeerd. Maar als je zoals wij vooral de exposanten benadert, dan heb je dat probleem niet. Zij willen graag data verzamelen.”

Nieuwe toepassing versus bestaande flow

Onze panelleden benadrukken dat het belangrijk is om vooraf goed te definiëren wat je precies van een app verwacht. Een app die puur dient  “om een app te hebben” zal niet snel een succes blijken. 

Hans van Gent: “Soms lijkt het me dat mensen een beetje app-moe zijn. Is een app ook wel altijd nodig? Met Facebook Messenger of andere chat-apps kan je bijvoorbeeld ook al heel wat doen, zoals bijvoorbeeld notificaties doorgeven. En het grote voordeel is dat dit bij de meeste gebruikers al in hun flow zit. Als ik een aparte app moet installeren, is dat een drempel ten opzichte van iets wat in mijn bestaande flow kan meedraaien.”

Geert Van Wonterghem: “De toevoeging van real-time registratie heeft voor onze matchmaking een heel groot verschil gemaakt op vlak van adoptie. Je kan er op elk moment nog bij komen en registreren, gewoon door een url te volgen – bijvoorbeeld via e-mail en dus de bestaande flow - en in te loggen met LinkedIn.” 

Een goede huisvader is voorzichtig met zijn data

Aan het einde van het gesprek kwam ook de olifant in de kamer nog even kort op tafel: GDPR. Eind mei moet iedereen die werkt met persoonsgegevens in regel zijn met de Europese General Data Protection Regulation. Een thema dat ook zeker de event-apps aanbelangt.

Gert Stalmans: “Voor beurzen en evenementen zal het erop neerkomen dat er bij de bezoekersregistratie om ‘consent’ wordt gevraagd. Bezoekers en exposanten zullen toestemming moeten geven dat hun data aan derden worden doorgegeven.”

Kevin Van Vré: “Dataverwerkers krijgen weliswaar een mandaat, maar ook zij zullen zich aan de spelregels van GDPR moeten houden. Het is belangrijk dat er goede afspraken worden gemaakt tussen de eigenaars en de verwerkers van gegevens.”

Hans van Gent: “Als Nederlander in België heb ik de term ‘omgaan met iets als een goede huisvader’ leren kennen. Heel kort door de bocht komt de GDPR hierop neer, marketers hebben jarenlang de data van mensen misbruikt, het vertrouwen is weg. Het wordt tijd dat de consument weer de touwtjes in handen krijgt en dat de bedrijven als een goede huisvader met deze data omgaan.”

Met dank aan alle deelnemers en Adequat Business Center.

www.eventnews.be