Al zes jaar vervult Sophie Van Ham de functie van HR Manager bij de digitale afdeling van de omvangrijke Eurofins Group. “Eurofins Digital Testing & Cyber Security zorgt voor het testen van digitale toepassingen”, zo vertelt Sophie Van Ham. “Wij helpen onze klanten om de kwaliteit en beveiliging van apps, websites, digitale toepassingen en hardware te verzekeren. We doen dus aan quality assurance. Mijn rol als HR Manager – verantwoordelijk voor de Benelux en Duitsland, goed voor zo’n 220 werknemers - is een brede functie. Het belangrijkste aspect is te bepalen welke strategie we gaan hanteren op vlak van people. Maar we gaan ook kijken naar de business-zijde van het verhaal, en nadenken hoe wij daar als HR aan kunnen bijdragen. Rekrutering, talent management, performance management,… het volledige pakket.”

Bevraging van de medewerkers

Ook voor het werk van een HR Manager bracht de covidcrisis een kleine aardverschuiving teweeg. “Eerst en vooral op persoonlijk vlak. Ik ben zelf natuurlijk ook van thuis beginnen werken, met remote meetings en alles digitaal. Het was een enorme shift om niet meer rechtstreeks met het team te werken en de medewerkers niet meer in levende lijve te zien. Vanuit HR is zoiets een heel grote omslag. Maar we zijn in maart vorig jaar meteen begonnen met het bevragen van onze medewerkers. Ze kregen dan een tiental korte vraagjes over een aantal topics. Hieruit hebben we toch wel geleerd waar op dat moment de noden binnen de organisatie zaten. Dat gaf ons binnen HR een goed beeld van waar we aan konden werken.”

Verschillende fasen

Gedurende de hele coronaperiode hebben er zich voor het team van Sophie verschillende uitdagingen aangediend. “In de eerste lockdown ging het vooral over praktische zaken. Heeft iedereen de nodige uitrusting om te kunnen thuiswerken? Bereikt iedereen elkaar? Maar na verloop van tijd was er wel een verschuiving van de praktische bekommernissen naar ‘hoe voelt iedereen zich?’. Want remote werken en de hele coronasituatie in het algemeen wegen natuurlijk wel. Hoe zit het met de sfeer in het team? Hoe loopt de relatie met de manager? We zijn daarom begonnen met het inplannen van regelmatige gesprekken, om daarop te anticiperen. Bij een volgende bevraging zagen we ook meteen een positief effect van die ingrepen. Intussen zitten we weer in een nieuwe fase, waarin we mensen motiveren om terug naar kantoor te komen.”

Investeren in happiness op de werkvloer

Tijdens het voorbije anderhalf jaar werkte het HR-team van Eurofins Digital Testing en Cyber Security ook een programma rond happiness op het werk uit. “Uit onze bevragingen bleek immers dat dit toch wel onder druk kwam te staan. We zijn met een externe firma aan de slag gegaan en gaan kijken welke topics belangrijk waren. Eerst heel laagdrempelig, met seminaries waarbij mensen geïnformeerd werden over thema’s zoals gezonde voeding, een goede slaaphygiëne, beweging, het omgaan met het digitale – bijvoorbeeld: hoe sluit je een thuiswerkdag af? Een brede waaier aan topics, waaruit medewerkers zelf konden kiezen wat voor hen interessant was. Naast informeren ging we ook dieper in op thema’s met workshops. Ten slotte was er ook nog een derde laag voorzien, waarbij we elke medewerker twee vouchers gaven voor individuele coachingsessies. Zo hebben we getracht op een individuele manier een antwoord te bieden op de noden. Nu, ook los van de coronasituatie is het welbevinden van de medewerkers heel belangrijk voor ons. Zeker ook met het oog op retentie. We willen aandacht hebben voor de mens achter de medewerker. Ook naar ontwikkeling toe. Waar wil een medewerker naartoe, en hoe kunnen we hem of haar daarin ondersteunen?”

“Tijdens de coronacrisis moesten we creatief zijn. Zo hebben we onze jubilarissen gevierd met een drive-in, waarbij ze vanuit hun wagen een geschenk ontvingen.”

Creatieve aanpak

Daarnaast was het een uitdaging om mensen die remote werkten, toch met elkaar te verbinden. “Het was belangrijk om die onderlinge connectie en de connectie met de organisatie te bewaren. Hiervoor organiseerden we regelmatige contactmomenten, maar ook kleine, soms onverwachte attenties. Er was natuurlijk weinig mogelijk om fysiek contact te hebben, maar we hebben dat wel zo goed mogelijk geprobeerd. Het was creatief zijn met wat er kon. Zo hebben we onze jubilarissen gevierd met een drive-in, waarbij ze vanuit hun wagen een geschenk ontvingen. Die momenten hebben toch wel veel betekend. Intussen kan er natuurlijk weer iets meer, en nemen we meer initiatieven, zoals bijvoorbeeld eens een frietkraam laten komen. Dan hoor je dat mensen het weer fijn vinden om naar kantoor te komen. Ze hebben er toch wel nood aan, om die connectie te maken.”

Remote vs. fysieke aanwezigheid

Het voorbije anderhalf jaar gebeurden heel wat activiteiten online in plaats van face-to-face. “We hebben veel bijgeleerd in die periode. We deden bijvoorbeeld ook een tijd lang remote  afterwork drinks op vrijdag, maar dat is toch niet hetzelfde. Nu het terug kan, doen we dat opnieuw fysiek. Daar geven we voor zulke activiteiten toch de voorkeur aan. Het online alternatief kan dat niet helemaal vervangen. Al was het natuurlijk wel tof om eens een quiz te doen bijvoorbeeld. Zulke dingen zullen we ook blijven doen. Maar als het echt gaat om het ontmoeten van mensen, dan is dat fysieke toch wel belangrijk. Het is wel zo dat we regelmatige updatemeetings binnen het bedrijf wel remote zullen blijven doen. Met collega’s die verspreid zitten – medewerkers die thuiswerken, bij een klant zitten of in het buitenland zijn – zijn remote meetings wel een troef gebleken die we zullen blijven gebruiken.”

Inhoud én fun

Binnen Eurofins Digital Testing worden jaarlijks een twintigtal events en teambuildingactiviteiten georganiseerd. “In normale omstandigheden hebben we jaarlijks een nieuwjaarsfeest en een zomerevent met het hele bedrijf. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om per team activiteiten te organiseren. Dat kan gaan van laserschieten tot zeilen. Daar kunnen de teams zelf initiatieven in nemen. Meestal gaat het om een combinatie van verschillende elementen. We vinden het belangrijk dat er steeds een inhoudelijk stuk in zo’n activiteit wordt opgenomen. Dat er over de afdeling gesproken wordt, dat de cijfers aan bod komen, de belangrijkste updates… Dus een combinatie van het inhoudelijke en het fun-aspect.”

“Er zit veel passie en energie in de eventsector. En dat is een enorme troef om medewerkers aan te trekken.”

Activiteiten met impact

“De tofste events vind ik bijvoorbeeld strategiemeetings begeleid door een externe partner, waarbij je even weg wordt gehaald uit de vertrouwde omgeving. Waar je wat afstand kan nemen, en tot nieuwe inzichten kan komen. En als je dat kan koppelen aan een leuke aansluitende activiteit, zoals bijvoorbeeld een ritje met de Vespa, dan heb je voor mij een zeer geslaagde teambuilding. We monitoren alles goed, en we zien dat zulke activiteiten hun impact hebben. Door die constante monitoring kunnen we meten hoe we presteren op bepaalde topics. Maar het is natuurlijk moeilijk om de exacte ROI van zo’n activiteit te bepalen.”

Sterke profielen aantrekken en behouden

De eventsector heeft sinds het begin van de coronacrisis heel wat sterke profielen zien vertrekken naar andere sectoren. Sophie geeft haar kijk op hoe onze sector dit probleem kan aanpakken. “Ook binnen IT heerst er een schaarste en is het moeilijk om goede mensen aan te trekken. Wij proberen dat aan te pakken door de sterkte van ons bedrijf te benadrukken. Wat zijn de USP’s? Wat maakt ons bedrijf speciaal? Waarom wil iemand hier komen werken? Daarbij is het ook heel interessant om te luisteren naar de medewerkers. Waarom vinden zij het tof om hier te werken? Zeker binnen de eventsector kan je dat uitspelen. Ik werk zelf ook als vrijwilliger op een zomerfestival… En er is toch altijd een bepaalde drive, een bepaalde trots. Er zit veel passie en energie in de eventsector. En dat is een enorme troef om medewerkers aan te trekken. Anderzijds is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan de mensen die er wel nog zijn, en op retentie te werken. Hoe houden we hen aan boord en hoe houden we hen tevreden? En hoe kunnen ze eventueel doorgroeien? Het moet dus een combinatie zijn van nieuw talent aantrekken, en aanwezig talent koesteren.”

Luisteren en ondersteunen

Een ander probleem binnen de eventsector is het feit dat heel wat medewerkers een jaar stil hebben gezeten. Hoe kan je hen terug activeren? “Binnen de eventsector hebben heel wat mensen natuurlijk echt wel een lange tijd zonder werk gezeten. Dus ik denk dat er wel wat aandacht naar welzijn mag gaan. Wij hebben bijvoorbeeld onze mensen bevraagd of ze nog energie hadden na een werkdag. En op een bepaald moment hebben we daar toch wel verontrustende signalen gekregen. Ik kan mij voorstellen dat dit binnen de eventsector zeker ook het geval was. Als werkgever zou je bepaalde laagdrempelige vormen van ondersteuning kunnen aanbieden, zoals bijvoorbeeld een seminarie rond welzijnsthema’s… Dat hoeft geen grote kost te zijn, maar het kan wel een verschil maken. Er kunnen dan dingen gedetecteerd worden die mogelijk verdere hulp vereisen. Maar de eerste stap kan wel bij de werkgever liggen. Om medewerkers opnieuw te activeren moet je dus goed luisteren: waar zitten ze mee, welke bezorgdheden hebben ze,… En vervolgens kan je daarop anticiperen”, zo besluit Sophie Van Ham.