Stef Dehullu heeft een passie voor taal. Onder de vlag van De Duiven van Gerard verzorgt hij, naast copywriting, ook presenteer- en modereeropdrachten. “Daarbij gebeurt het regelmatig dat ik een potentieel interessante spreker mag aankondigen, die dan vervolgens enorm tegenvalt”, zo vertelt hij. “Deze personen, allemaal experts in hun vak, hebben wel iets te vertellen, maar het komt niet over omdat hun verhaal slecht gebracht wordt. Zo gaat er veel tijd en energie verloren, zowel voor de spreker als voor het publiek. Vanuit die ervaring is het mijn missie geworden om slechte presentaties en speeches uit de wereld te helpen. Een papegaai train je om dingen na te zeggen, maar ik coach met Parrot Proof sprekers om net op een originéle en effectieve manier te presenteren.”

Publiek meevoeren

Een presentatie kan een project maken of kraken. En dat geldt zeker voor onze sector. “In de eventwereld staat beleving centraal. Mensen willen verrast en verwonderd worden. Ze willen meegevoerd worden. Dat gevoel moet ook in een pitch overgebracht worden. Als je een droog verhaal brengt met enkel maar informatie, dan zal de klant daar niet echt warm van worden. Met de pure pitch moet je de klant eigenlijk al overtuigd hebben van je concept. Hij moet al mee zijn in je hoofd. Dan wordt de verdere bespreking, zoals de praktische invulling en de budgetten, al een stuk makkelijker.”

Voorbereiding maakt het verschil

Er is geen vast recept voor een goede presentatie, maar toch zijn er enkele elementen die je in het achterhoofd moet houden. “Heel belangrijk is een goede opener die interesse wekt en je toehoorders doet verlangen naar meer. Je moet zeker niet beginnen met wie je bent, wat je doet en wie je klanten zijn… Draag dus geen LinkedIn-cv voor, iets wat sprekers nog te vaak doen. Probeer je klant direct te triggeren en mee te nemen in je verhaal. Dat is iets wat je goed moet voorbereiden: een goede binnenkomer, zonder aarzelingen. Het is ook belangrijk om de zintuigen aan te spreken en de juiste sfeer te scheppen om je klant mee te voeren. Dit kan met beelden, maar ook met beeldrijke taal met veel details. Zorg ook voor een krachtige afsluiter. Breek de presentatie niet plots af, maar zorg voor een goede landing. Voorbereiding is hierbij cruciaal. Het begin en einde moeten echt goed zitten.”

To PowerPoint or not to PowerPoint

Ook voor het gebruik van ondersteunend materiaal heeft Stef Dehullu enkele tips. “Ik zeg weleens ‘skip the text’. Je moet klanten aan je lippen laten hangen, en niet aan je scherm. Als je staat voor te lezen, dan luisteren mensen niet, maar lezen ze zelf. Eigenlijk wil je de klant laten voelen wat je te bieden hebt. Gebruik geen bullet points, hoe informatief ze ook kunnen zijn. Zeker in de pitchfase moet je focussen op sfeer scheppen. Gebruik dus eerder foto’s, mood boards of zelfs voorwerpen om je verhaal aanschouwelijk te maken. Maar beperk de tekst op het scherm, en gebruik zeker geen volzinnen of alinea’s. Een PowerPoint is vaak zelfs niet nodig om een goed verhaal te brengen en mensen te doen dromen. De verbeelding van je toehoorder aanspreken met een gedetailleerde beschrijving kan minstens even goed werken. Het is wel belangrijk dat je dan veel details gebruikt, om zoveel mogelijk zintuigen te prikkelen.”

Meteen voor de juiste mensen

Bij een presentatie is het ook belangrijk om te weten wie je publiek is. “Probeer te weten te komen voor wie je precies gaat presenteren, en wat de achtergrond van die mensen is. Zo kun je inschatten waarmee je hen kunt triggeren. Zorg ook dat je pitcht voor beslissingsnemers. Het gebeurt immers dat je als agentschap een pitch mag gaan doen bij een directie-assistent, die het dan wel zal doorvertellen aan de baas. Maar dat werkt dus niet. Je probeert mensen mee te nemen in je verhaal. Als iemand anders dat nog eens second hand moet overdoen, dan gaat er heel wat verloren. Vraag dus dat de beslissingsnemers meteen aanwezig zouden zijn. Bij voorkeur live, en niet online. Want het aanspreken van zintuigen is toch anders wanneer je dit live kunt doen. Een concert op televisie is ook niet hetzelfde als een in het Sportpaleis.”

Goesting uitstralen

Ook non-verbale communicatie speelt een rol, maar dit is voor Stef Dehullu eerder van secundair belang. “Op dit vlak is het allerbelangrijkste dat je enthousiasme en goesting uitstraalt. Een klant moet aanvoelen dat je zelf warm wordt van het project. Dat is veel belangrijker dat hetgeen je bijvoorbeeld met je handen doet. Enthousiasme, een bepaalde drive, een glimlach… Je gooit je hele lijf in de strijd om het project binnen te halen. Dat is op non-verbaal vlak het belangrijkste.”

Wat met zenuwen?

Bij een belangrijke presentatie zijn zenuwen soms onvermijdelijk. Maar je kunt ze wel tot een minimum proberen te beperken. “Ook hiervoor is het belangrijk om je publiek meteen te triggeren. Als je onmiddellijk voelt dat je ze meehebt in je verhaal, zullen zenuwen sneller verdwijnen. Zorg verder ook voor een plan B voor alles wat kan mislopen. Anticipeer op een slecht werkende beamer, en zorg dat je in die situatie je verhaal nog steeds kunt vertellen. Vertrek op tijd. Er zijn heel wat secundaire zaken die allemaal voor extra stress kunnen zorgen, en die je makkelijk kunt elimineren. Er zijn ook concrete tips om met zenuwen om te gaan. Door je een aantal minuten op buikademhaling te concentreren, ga je een stuk rustiger worden. Dit is een oefening die je makkelijk kunt doen wanneer je zit te wachten om op te gaan. Eet en drink ook iets. Een lege maag en een droge mond zijn allesbehalve ideaal om te presenteren. Een beetje stress kan trouwens geen kwaad, want dat zorgt ervoor dat je scherp staat. Het mag je alleen niet verlammen.”

Tijd investeren

Maar kan iedereen nu leren presenteren? Of blijft het een gave die is weggelegd voor de happy few? “Aanleg helpt, maar het is geen must. Als ik coach, is mijn ideaalbeeld altijd een TED Talk. Dat lijken allemaal getalenteerde sprekers, maar ook zij zijn allemaal gecoacht. Zelf heb ik bij mijn coaching al heel wat mensen een enorme progressie zien maken. Iedereen kan daar echt wel in groeien. Ik ben ervan overtuigd dat iedereen op een boeiende manier kan leren vertellen. Om tot een goed verhaal te komen werk ik meestal in vier sessies van zo’n twee uur. Maar belangrijk daarbij is ook wel het huiswerk dat men meekrijgt. Als je zoiets goed wilt doen, moet je dus voldoende tijd voorzien. Wanneer je iets kunt laten rijpen en gisten, is het resultaat vaak beter dan wanneer je in zeven haasten iets klaar moet krijgen”, zo besluit Stef Dehullu.

De meest gemaakte fouten tijdens een presentatie

1)Te veel vanuit jezelf praten: “Niemand zit te wachten op een spreker die eerst vijf minuten over zichzelf babbelt. Het is belangrijk dat je je inleeft in je publiek. Je moet je de vraag stellen: wat heeft mijn publiek nodig?”

2)Tekst aflezen van het scherm: “Dit heeft twee grote nadelen. Allereerst kijk je voortdurend naar het scherm in plaats van connectie te maken met het publiek. Bovendien kan het publiek sneller lezen dan jij kan voorlezen. Zo raak je dus hun aandacht kwijt.”

3)Slecht microfoongebruik: “Vaak zie ik mensen heel slecht met een microfoon omgaan. Mijn advies is dan ook: test dit op voorhand en oefen ermee! De microfoon is een middel om jouw boodschap over te brengen. Als dat middel niet naar behoren functioneert, dan komt jouw boodschap niet over.”