“Zowel voor Toerisme Vlaanderen als voor Event Flanders is een gezonde evenementiële sector heel belangrijk”, zo vertelt Tuya Beyers van VISITFLANDERS. “We merken dat de sector de voorbije jaren enorm is gegroeid. Wij houden van evenementen. Ze laten ons toe om te verbinden, te ontmoeten, te ontdekken, te leren en te beleven. Het is dan ook heel belangrijk dat deze sector kan blijven bestaan en op een professionele manier kan blijven werken. Er moest een oplossing worden uitgewerkt om op een veilige manier terug op te starten. “

Brede samenwerking

Het COVID Event Risk Model is er gekomen door een nauwe samenwerking met de verschillende spelers in de professionele eventsector. “Het was belangrijk om de knowhow en de creativiteit van de sector hierbij te betrekken. Een samenwerking tussen een brede waaier van spelers heeft geleid tot het COVID Event Risk Model. Dit is een gratis beheermodel dat de COVID-19 veiligheidsscore van jouw evenementen in kaart brengt. Het is een generieke, dynamische scan voor alle events, ongeacht grootte of type. Tijdens de ontwikkeling werd ook nauw contact gehouden met de experts van de GEES, het Nationaal Crisiscentrum en provinciegouverneurs, federale en nationale regering.”

Protocol als gids

Het COVID Event Risk Model bestaat uit twee belangrijke delen. Het COVID Event Protocol is een gids voor alle eventorganisatoren actief in de publieke en of (non-)profitsector. Hierin vind je tal van maatregelen en deze kan je als handleiding gebruiken bij de voorbereiding van je evenement. De pijlers van het Covid Event Protocol zijn eigenlijk drie gouden regels:
-een maximale fysieke afstand: “Kan je maximale fysieke afstand bewaren? Heb je daar een plan rond? En kan je de mensenstroom op een gecontroleerde manier doorheen je event leiden?
-een maximale hygiëne: “Kan je maximaal rekening houden met de hygiënemaatregelen? Zowel voor personen, maar ook voor contactoppervlakken. Ook ventilatie is hier een belangrijk aspect.”  
-maximale data: “Hoe meer je weet wie er aanwezig is, hoe beter je vooraf/achteraf kan communiceren.”

Op basis van die regels zijn de twintig parameters van de COVID Event Scan opgesteld. Deze parameters omvatten 13 event-kenmerken en 7 maatregelen. In het protocol zal er per parameter worden ingegaan op de wat, de waarom, de waar en de hoe.

Kenmerken
-Indoor/outdoor
-Eventdynamiek
-Dichtheid
-Capaciteitsgebruik
-Kwetsbare groepen
-Lokale focus
-Mobiliteit
-Meerdaags
-Aanwezigheidstijd
-Interactie
-Lawaai
-Drank
-Voeding

Maatregelen
-Registratie
-Bezoekerstelling
-Ontsmettingsprotocol
-Crowd Management Plan
-Sensibiliseren COVID-maatregelen
-Hygiënische voorzieningen
-Veiligheidscommunicatie

De scan als toepassing op je eigen event

Eens je event is uitgewerkt, kan je hierop de COVID Event Scan toepassen, en berekenen hoe veilig je evenement is. “Nadat je eenmalig een account hebt aangemaakt, kan je meerdere events invoeren en scannen. De scan is een vragenlijst met eenvoudige vragen waarbij alle parameters uit het protocol worden overlopen. Uiteindelijk berekent de scan de COVID-veiligheid van je evenement. Het is een waardevolle tool voor organisatoren. Men krijgt inzicht in hoe het samenspel tussen eigenschappen en maatregelen het veiligheidsrisico van je event bepaalt – je leert eigenlijk tijdens het invullen van de scan. Zo ben je na verloop van tijd helemaal op de hoogte van wat kan en wat niet kan in deze tijden. Belangrijk om te vermelden is dat het toegekende veiligheidslabel geen rekening houdt met de klassieke veiligheidsvereisten zoals brandveiligheid, nooduitgangen, etc. Bovendien is het een dynamisch model. De parameters kunnen, na een advies het crisiscentrum, aangepast worden volgens de evolutie van de pandemie. Het is mogelijk dat organisatoren in dat geval gevraagd wordt een nieuwe scan uit te voeren volgens de aangepaste parameters.”

Tijdens het invullen van de scan krijg je soms ook mogelijke verbeterpunten aanbevolen, waar je het evenement eventueel zou kunnen aanpassen. “De uiteindelijke score kan dus rood, oranje of groen zijn. Als je een groene score krijgt, dan heb je in principe een Covid-veilig event. Bij een oranje score moet je nog enkele aanpassingen doen. En bij een rode score moet je misschien toch even het format van je event herbekijken. Je eindscore kan je vervolgens downloaden als pdf en indien nodig samen met het veiligsdossier aan de stad of gemeente bezorgen. Het label is louter adviserend. De uiteindelijke beslissing voor het al dan niet toestaan van een evenement ligt nog steeds bij de lokale overheid. Bij evenementen die niet door de lokale overheid moeten worden vergund, hebben wij voorgesteld een meldingsplicht te voorzien, waarbij elke organisator de scan uitvoert en ook bij zich heeft tijdens het evenement. Maar dit moet nog in een ministerieel besluit worden gegoten”, zo besluit Tuya Beyers.

Vanaf 1 juli kan elke organisator op www.covideventriskmodel.be het COVID-veiligheidsrisico van zijn event berekenen.

Leidraad voor meetinglocaties

Tijdens de webinar werd ook nog aangekondigd dat er op 1 juli ook een “Leidraad Coronapreventie in Meetinglocaties” online zal komen. “Als meetinglocatie is het heel belangrijk om te weten wat je kan doen rond coronapreventie”, zegt Sylvie Lejour van VISITFLANDERS. “Binnen ons professionaliseringstraject voor de meetingindustrie willen wij meetinglocaties daarin gaan faciliteren. Daarom hebben we voor hen een uitgebreide leidraad uitgewerkt, in samenwerking met een klankbordgroep uit de sector. In het document staat eigenlijk alles wat je als locatie kan en moet doen om een meeting of event op een veilige manier te ontvangen. Het is een zeer volledig en dus uitgebreid document dat iedereen kan vertalen naar zijn eigen locatie. De leidraad is opgebouwd als een checklist voor zelfevaluatie. Het is een sensibiliserend en adviserend document dat uitlegt wat verplicht is, en wat je daarbovenop nog extra kan doen.”