Event management

Jul 6, 2020, 1:45
53% van de corporate event managers denkt dat ze voor het einde van het jaar kunnen herbeginnen met het organiseren van live evenementen

53% van de corporate event managers denkt dat ze voor het einde van het jaar kunnen herbeginnen met het organiseren van live evenementen

15 juni 2020

Europa komt geleidelijk uit zijn lockdown. In België heeft de evenementensector net zijn pleidooi gehouden in de Kamer. Om te kunnen overleven tot aan de heropstart. In een paar minuten vatte Bruno Schaubroeck samen wat er gedurende 10 lange weken van hard werken tot stand is gekomen. Een enorme inspanning van de sectorfederaties, onder aanvoering van de afdeling Event Marketing van het ACC. De overheid zouden er niet ongevoelig bij moeten blijven, maar welke houding hebben de bedrijven momenteel ten opzichte van evenementen?

Eind mei was ook het moment waarop Experience reacties verzamelde bij 114 eventverantwoordelijken (actief en gekwalificeerd) van in België gevestigde bedrijven. Het gaat hierbij om multinationals (44%), maar ook om bedrijven actief op nationaal (25%) en regionaal (31%) niveau. Bedrijven van uiteenlopende omvang (Gr.1). Wanneer verwachten ze hun evenementen te hervatten? En hoe?

Schermopname 178

Het panel

Op vlak van typologie dekken de 114 onderzochte bedrijven alle soorten bedrijfsevenementen: 89% van de respondenten organiseren evenementen voor hun personeel (B2E), 76% voor hun klanten en partners (B2B), 45% voor eindgebruikers (B2C) en 18% zijn ook actief binnen het veld van de institutionele evenementen. Praktisch gezien geeft een kleine helft van de respondenten (40%) aan hun evenementen intern te organiseren, een derde met behulp van een evenementenbureau, en ruim een kwart (27%) kiest, afhankelijk van het geplande evenement, voor een interne aanpak of de hulp van een bureau.

Waarom evenementen?

Alvorens in te gaan op de gevolgen van de crisis voor hun activiteiten, was het interessant om hen te vragen naar de doelstellingen van hun evenementen. In dit verband merken we op dat de corporate events van het panel in de eerste plaats gericht zijn op het stimuleren van netwerken (92%), het (in)formeren of motiveren van personeel (86%), het aantrekken van nieuwe klanten of het behouden van bestaande klanten (beide 84%), en het vestigen van merkbekendheid (83%). Daarna volgen de wens om top-of-mind te blijven bij klanten (78%), het presenteren van nieuwe producten of diensten (73%), het vergroten van het bedrijfsvolume (61%) en het sensibiliseren van het (grote) publiek (37%). Kortom, evenementen hebben duidelijk hun plek binnen de strategische doelstellingen van bedrijven.

Annuleringen

Maar dan kwam midden maart 2020... Met de lockdown overspoelde een tsunami van annuleringen de sector (Gr.2): meer dan de helft van de ondervraagden (52%) zeiden dat de gezondheidscrisis hen ertoe heeft aangezet om meer dan driekwart van de voor 2020 geplande evenementen te annuleren. En dit, zonder de intentie om ze later te herprogrammeren. Slechts 16% van de ondervraagde bedrijven zegt minder dan de helft van hun evenementen te hebben geannuleerd. Alleen al deze percentages geven een idee van de verliezen die de sector lijdt. 5 miljard euro, zo blijkt uit de KdG/Experience-studie, die veelvuldig werd overgenomen in de media.

Schermopname 179

Alle evenementen zijn dus niet zomaar van de agenda verwijderd. Sommige werden uitgesteld: naar het einde van het jaar voor een klein derde (31%) van de uitgestelde events, maar vooral naar 2021, zoals het geval voor de helft van de door de crisis verschoven events. Ten slotte kan een op de zes respondenten (14%) nog geen uitspraken doen over de herprogrammering van de events die men moest uitstellen.

Schermopname 193

Wanneer zal men hervatten?

Op basis van de huidige informatie denkt 53% van de ondervraagden dat ze voor het einde van het jaar kunnen herbeginnen met het organiseren van live evenementen (Gr. 4). Een voornemen dat zich natuurlijk niet zou vertalen in een onmiddellijke hervatting voor agentschappen en leveranciers, rekening houdend met de noodzakelijke preproductieperiodes. Toch zien we daar een positief signaal: de corporates geven live niet op en zijn van plan er zo snel mogelijk naar terug te keren. De andere helft van het panel (47%) denkt pas in 2021 te kunnen hervatten.

Schermopname 194

Maar wat is voor bedrijven het signaal om opnieuw met events te kunnen beginnen? Het is geen verrassing dat de helft van de respondenten hiervoor wacht op de officiële toestemming van de overheid. Een op vijf (19%) is van mening dat een specifiek protocol, gevalideerd door virologen (van het type Event Risk Model), hen in staat zou kunnen stellen hun 'live' activiteiten te hervatten. Dit wordt gevolgd door het officiële einde van de pandemie (17%) en een toelating door het bedrijfsmanagement (14%). Kortom, voor 70% van de respondenten zijn het de Belgische overheden die de sleutel tot heropstart hebben, door de organisatie van evenementen officieel toe te staan ​​of door een protocol te valideren dat voor de hele sector zou gelden.

Geleidelijke terugkeer

De schaduw van een economische crisis zou een sowieso langzame hervatting nog kunnen verstoren. Bedrijven lijken zich hiervan terdege bewust: een kleine helft van hen (47%) is al van mening dat hun evenementenbudget in 2021 zal afnemen (Gr. 5). Een afname van ongeveer 25 tot 50% voor tweederde van hen, of zelfs van 50 tot 75% voor 1 op de vier ondervraagden. De andere respondenten zijn van mening dat hun evenementenbudget hetzelfde (25%) of zelfs hoger (9%) zal zijn, maar deze verhoging zal altijd onder de grens van 25% blijven. Ten slotte zegt 19% van de respondenten dat ze zich nog niet kunnen uitspreken over de evolutie van het evenementenbudget van hun bedrijf.

Schermopname 181

Geconfronteerd met een nieuwe gezondheidssituatie, leken de alternatieven voor 'live' evenementen voor de hand te liggen. Externe (65%) en interne (59%) digitale communicatie, evenals virtuele (65%) en hybride (42%) evenementen worden genoemd als instrumenten die kunnen profiteren van een verschuiving van de evenementenbudgetten. Ze laten traditionele reclame (12%), sponsoring (6%) en merkactivatie (6%) ver achter zich.

Gevolgen

Volgens de ondervraagden zal de coronacrisis gevolgen hebben voor evenementen op de langere termijn (zie grafieken op de volgende pagina). Hoewel alle soorten evenementen op een gegeven moment moeten worden hervat, zijn bijna alle respondenten van mening dat deze gezondheidscrisis het format van de evenementen zal veranderen. In het slechtste geval kan het 'Covid-19'-effect leiden tot de annulering van personeelsfeesten (voor 10% van de respondenten), incentivereizen (29%), teambuildings (10%) en algemene openbare evenementen (13 %). Al deze elementen moeten natuurlijk in het huidige situatie worden beschouwd (lees: eind mei). Elk bedrijf opereert binnen een gezondheids- en economisch klimaat dat op elk moment (radicaal) kan veranderen. Merk ook op dat in de reeks grafieken het luik 'not organized' betekent dat de respondenten dit type evenement niet organiseren.

Schermopname 189

Schermopname 190

Schermopname 191

Hoe zullen de event-formats veranderen? Voor 97% van de ondervraagden zijn de belangrijkste factoren die events post-corona zullen beïnvloeden de beperking van het aantal aanwezigen, alsook de versterking van gezondheidsmaatregelen (78%). Daarna volgen - logischerwijs - de digitalisering van bepaalde evenementen en meetings (56%), de problemen in verband met het verzekeren van evenementen (22%) en, veel verderop, een meer systematische samenwerking met agentschappen voor het organiseren van hun evenementen (3% ). Een van hen vraagt ​​zich ook af: 'Zullen onze klanten nog steeds geneigd zijn om deel te nemen aan onze evenementen?'... Deze antwoorden lijken evident, maar ze onderstrepen wel de eisen en verwachtingen van corporate managers voor wanneer de  sector zal heropstarten.

Digitalisering

Hoewel de lockdown een stormloop heeft veroorzaakt op de 'online' alternatieven (Gr. 8), is 23% van de respondenten van mening dat digitaal geen waardig alternatief is voor 'live' evenementen. Digitaal weet dus maar driekwart van de respondenten aan te spreken: 19% heeft dit jaar al de stap naar digitale evenementen gezet en 48% van de respondenten onderzoekt de mogelijkheden om dit te doen. Deze trend kan echter tijdelijk zijn, zoals ook het geval was tijdens de economische en financiële crisis van 2008-2009. Want wanneer we het panel vragen in welke mate een online evenement dezelfde impact kan hebben op zijn doelpubliek als een live evenement, plaatsen de ondervraagden hun cursor op een schamele 2,1 op 10.

Schermopname 184

Op de vraag of bedrijven externe providers nodig hebben om digitale evenementen te organiseren, antwoordt 35% nee. De anderen zeggen dat ze zich tot een audiovisueel bedrijf (44%), een evenementenbureau (31%) of een locatie met een virtuele studio (28%) wenden.

Samengevat

Deze enquête heeft ons een aanzienlijk aantal cijfers en percentages opgeleverd, waarbij bevestigd wordt dat zakelijke evenementen in de wachtkamer zitten en dat de heropstart zeer geleidelijk zal verlopen. De pandemie trekt zich weliswaar terug, maar voorzichtigheid blijft van toepassing. Een van de onbekende factoren is een mogelijke exit-strategie van het "stop & go" type. Hierbij hervat de sector haar activiteiten met een zwaard van Damocles boven het hoofd: op elk moment kan een project worden geannuleerd, om gezondheidsredenen of om economische redenen. Nog een grote onbekende: hoe reageert het publiek op een uitnodiging voor een evenement dat hen voor enkele uren in een besloten ruimte samenbrengt? Zullen bezoekers, ondanks de aanwezigheid van een arsenaal aan sanitaire voorzieningen, nog steeds even geneigd zijn als vroeger om enkele uren op een beurs door te brengen? Hoe kan dit vertrouwen hersteld worden? Zowel bij hen als bij de bedrijven. Want naast het nemen van individuele risico's om al dan niet naar een evenement te gaan, zijn er ook voor bedrijven risico's. Zij verhogen dan ook hun eisen op dit gebied, en dit onderzoek toont ons alle voorzichtigheid waarmee zij ‘live’ op korte en middellange termijn overwegen.

In het buitenland zijn de trends erg vergelijkbaar. In Nederland verwacht tweederde van de evenementenspelers ook een afname van evenementen in 2021 ten opzichte van 2019. En in Frankrijk verwachten evenementenbureaus een omzetdaling van 30% in 2021.

Maar de studie laat ook zien dat evenementen goed verankerd zijn in de aanpak die bedrijven gebruiken om hun strategische doelstellingen te bereiken. Deze verankering is de garantie voor de veerkracht van evenementen. Ook al belooft het een langdurig proces te worden.

Over deze enquête

De Experience Corporate Event Managers Survey May 2020 is een anonieme enquête die tussen 18 en 26 mei werd uitgevoerd door Experience Magazine bij 114 actieve en gekwalificeerde corporate event managers. De ondervraagde managers zijn werkzaam voor bedrijven actief in de Vlaamse (22%), Brusselse (5%) en Waalse (3%) regio's, maar ook nationaal (25%) en internationaal (44% ). De betrokken bedrijven zijn actief in de private (66%), publieke (18%) en gemengde (16%) sectoren. Ze hebben minder dan 50 mensen (12%), 50 tot 100 mensen (12%), 100 tot 500 mensen (37%), 500 tot 1000 mensen (9%) of meer dan 1000 mensen (30%) in dienst.

Externe bronnen: Eventbranche.nl, LEVENEMENT Asso, Meet-in.