Event management

Nov 19, 2019, 14:13
“Events zijn het visitekaartje voor de haven”

“Events zijn het visitekaartje voor de haven”

06 november 2019

Met meer dan 60.000 jobs is de Antwerpse haven een van de belangrijkste economische polen van ons land. De 1.650 medewerkers van het Havenbedrijf Antwerpen zorgen ervoor dat de haven functioneert en kan groeien. Ook events spelen een niet te onderschatten rol in dit verhaal. Events & Hospitality Manager Lies Van Pelt, die in 2020 de BEA-jury komt versterken, geeft ons een inkijk in haar job.

Waaruit bestaat uw rol binnen het Havenbedrijf?
Lies Van Pelt: “Als Events & Hospitality Manager ben ik enerzijds verantwoordelijk voor commerciële evenementen, interne evenementen, maatschappelijke evenementen, activaties uit sponsoring en havenbezoeken. Hiervoor kan ik rekenen op een teamcoördinator, een functie die ik zelf ook negen jaar heb ingevuld, en acht eventexperts. Het hospitality-luik omvat het MAS-havenpaviljoen, de mensen aan het onthaal, alles rond de tickets die voortvloeien uit sponsoring, de verhuur van zalen in het Havenhuis en het MAS-havenpaviljoen, en alle rondleidingen en bezoeken in de haven en het Havenhuis. Ook hier hebben we een uitgebreid team met een een teamcoördinator hospitality, acht hosts en twee baliemedewerkers.”

Welke rol spelen evenementen binnen de marketingmix van uw bedrijf?
Lies Van Pelt: “Events zijn voor ons zeer belangrijk. We hebben allereerst al een vijftal interne evenementen. De havenbezoeken, dat zijn er 200 per jaar, beschouw ik ook als evenementen. Verder zijn er nog een tiental activaties uit sponsoring, maar ook beurzen en missies in het buitenland. Zo gaan we bijvoorbeeld op missie in Afrika, op roadshow naar de UK in het kader van de Brexit, en zijn we aanwezig op een grote chemiebeurs in Berlijn.”

Commercieel én maatschappelijk

Op wie richt u zich met deze events?
Lies Van Pelt: “De interne evenementen zijn bestemd voor onze collega’s, onze 1.600 medewerkers. De commerciële evenementen zijn gericht op de havengemeenschap, potentiële klanten of contacten in binnen- en buitenland. Maatschappelijke evenementen zoals The Tall Ships Races of de Vlaamse Havendag zijn dan weer voor het brede publiek. Events & Hospitality valt onder de dienst Communicatie & Marketing. Daarbij draait het voornamelijk om het promoten van de Haven in binnen- en buitenland, om zo goederenstromen te kunnen aantrekken. Aan de andere kant is er ook een maatschappelijk luik, om de Haven weer wat dichter de Antwerpenaar, de Vlaming en de Belg te brengen.”

Worden deze evenementen intern beheerd, of vertrouwt u hen toe aan een evenementenagentschap?
Lies Van Pelt: “Beide. Als ik kijk naar de voorbije tien jaar, hebben we in het begin veel met evenementenbureaus gewerkt. Nu is dat terug wat minder, omdat we zelf intussen ook heel wat expertise in huis hebben. Maar als we echt een conceptueel idee willen, zoals bijvoorbeeld bij de opening van het nieuwe Havenhuis in 2016, The Tall Ships Races of de Vlaamse Havendag, dan werken wij ook met een evenementenbureau. Ook voor de logistieke ondersteuning werken we samen met een partner.”

Groeiende aandacht voor duurzaamheid

Welke criteria hanteert u om een agentschap te selecteren?
Lies Van Pelt: “Wij zijn gebonden aan de wet omtrent de overheidsopdrachten, dus wij moeten sowieso drie offertes opvragen en deze – afhankelijk van het bedrag – ook publiceren in het bulletin van aanbestedingen. Belangrijke criteria zijn uiteraard de prijs, maar ook het plan van aanpak. Kan men de opdracht aan? Heeft men voldoende expertise in huis? En natuurlijk ook de creativiteit en de originaliteit van het concept. De laatste jaren wordt er ook vaker gekeken naar duurzaamheid, en hoe agentschappen omgaan met catering, transport, tewerkstelling en materiaalgebruik. Ik hecht daar zelf heel veel belang aan, en ook in onze bestekken weegt dit zwaarder door. Maar ik merk dat evenementenbureaus daar ook steeds meer mee bezig zijn.”

Van welk evenement bent u het meest tevreden en waarom?
Lies Van Pelt: “Ik ben 2008 bij het Havenbedrijf begonnen en meteen gestart met de voorbereiding van The Tall Ships Races 2010. Dat was meteen een enorm evenement van stad en haven, met meer dan 500.000 bezoekers. Het was een bijzonder complex event, met heel wat verschillende stakeholders. In 2016 hebben we het opnieuw gedaan, en in 2022 staat de volgende editie gepland. The Tall Ships Races is een beetje mijn kindje, iets waar ik heel trots op ben, ook al omdat het gewoon een heel tof evenement is.”

Mensen één-op-één aanspreken

Wat zijn volgens u de troeven van live communicatie ten opzichte van andere marketingtools?
Lies Van Pelt: “Één-op-één communicatie en persoonlijk contact blijven een belangrijke troeven van events. Tijdens een roadshow of een beursdeelname bijvoorbeeld kan je mensen rechtstreeks aanspreken, en op individuele basis op hun vragen antwoorden. Zo kan je op een leuke, inspirerende en laagdrempelige manier de haven kenbaar maken.”

Wat zijn volgens u de belangrijkste kwaliteiten van een Event manager?
Lies Van Pelt: “Ik heb een team van 22 mensen, wat maakt dat people management voor mij heel belangrijk is. Aan de andere kant is het belangrijk om het helikopterzicht te bewaren en te zorgen dat alle balletjes in de lucht blijven. Dat is heel uitdagend. Stressbestendigheid is ook belangrijk, want op een event loopt altijd wel iets mis of moet er last minute een brandje geblust worden. Het moet een passie zijn, het moet in de genen zitten. Je staat onder enorme stress en druk, want een event is immers het visitekaartje voor de haven en voor je management. Het moet dus in orde zijn. Het minste dat fout loopt, wordt gezien.”

Strijd tegen verspilling

Hoe ziet u events in de toekomst evolueren?
Lies Van Pelt: “De grootste evolutie die ik zie is het ‘verduurzamen’ van events. Intern ben ik momenteel bezig met een no-show policy. Wanneer men na het bestellen van de catering nog annuleert, zal er een fee betaald moeten worden, die dan wordt doorgestort naar een goed doel. Bedrijven zijn ook meer bezig met de vraag hoe een verspilling vermeden kan worden. Meer in het algemeen merk ik dat er terug een gunstig klimaat heerst voor evenementen. Waar het vroeger voor partners belangrijk was dat hun logo goed zichtbaar was, is men nu meer op zoek naar beleving. Hoe kan men het event maximaal beleven en wat heeft de bezoeker graag? Dat zijn de vragen die steeds vaker gesteld worden.”