Event management

Aug 22, 2019, 22:32
Ronde tafel: De vele uitdagingen voor de Belgische hostess agencies (deel 1)

Ronde tafel: De vele uitdagingen voor de Belgische hostess agencies (deel 1)

17 mei 2019

Tijdens een evenement zijn de hosts en hostessen het gezicht van een merk. Hun werk, en dat van het hostessenagentschap, is dus uitermate belangrijk. Toch gaat het hier om een segment dat met heel wat uitdagingen wordt geconfronteerd: het servicen van de klanten, het screenen en managen van jonge medewerkers, het werken binnen een moeilijk wettelijk kader, het omgaan met last-minute opdrachten… Meer dan voldoende gespreksstof voor een boeiend rondetafelgesprek met zeven Belgische hostess agencies. Hier volgt deel 1 van het verslag… 

Caroline Van Keymeulen (Agence C), Saskia Lenssens (Beautify), Marie Catherine Devillé (Challenge MC), Michel Devillé (Challenge MC), Rebekka Spelt (Exception2), Olivier Saverys (MaisonRouge), Alexandre Englebert (Proteine) en Peter Desart (The Frontline Company) namen plaats aan onze gesprekstafel, die stond opgesteld in Technopolis Mechelen. 

De juiste opdracht voor de juiste hostess

Het is belangrijk dat de briefing van de klant naar het agentschap zo duidelijk mogelijk is. En niet alleen omtrent praktische zaken zoals plaats en tijdstip. Ook de taakomschrijving voor de hosts en hostessen wordt best zo precies mogelijk uitgelegd. Het agentschap kan deze informatie namelijk gebruiken om aan elke taak de juiste persoonlijkheid te koppelen. Want er is wel degelijk een verschil. Niet iedereen is overal even goed in. Sommige hostessen zijn misschien heel goed in het organiseren van een vestiaire, en andere hostesses leven zich graag uit op een festival en nog anderen houden van het elegante onthaal bij een seminarie. De geselecteerde hosts en hostessen moeten dus niet enkel matchen met de klant, maar ook met de taak die moet worden uitgevoerd. Het is net de expertise van een agentschap om te weten wie wat goed kan, en wie wat graag doet. Het agentschap zal ook de meest essentiële informatie van de klant doorgeven aan het team dat de opdracht gaat uitvoeren. Zo kunnen zij goed voorbereid aan de slaag gaan.

De expertise van het agentschap

Sommige klanten vragen om zelf de hosts en hostessen te mogen selecteren op basis van foto’s. Maar dit is een werkwijze waar de hostessenagentschappen niet graag aan meewerken omdat een foto niets over de kwalificaties van die persoon zegt en niet de bepalende factor zou mogen zijn. Klanten komen hier achteraf ook vaak op terug omdat hun keuze achteraf bleek tegen te vallen. Een hostessenopdracht is dan ook niet hetzelfde is als een modellenopdracht. Voor langdurige evenementen, zoals bijvoorbeeld het Autosalon, waar men een merk toch gedurende tien dagen moet vertegenwoordigen en waar men een intens contact heeft met de klant, kan men op voorhand wel een kennismaking of een casting voorzien. Maar voor gewone opdrachten kan men met een gerust hart vertrouwen op de agentschappen. Het is immers de expertise van een hostessenagentschap om de juiste persoon aan een evenement te koppelen. Zij kennen hun medewerkers het best en weten als geen ander wie er het best voor een job kan worden ingezet. Het is ook een kwestie van vertrouwen tussen de klant en een agentschap. Ervaren klanten weten dat ze gerust mogen zijn en dat het agentschap begrijpt wat ze verwachten. En mocht het dan toch een keertje niet matchen met een van de hostessen, dan zal het agentschap zeker voor een oplossing zorgen.

Last-minutes

Last-minute opdrachten zijn, net als bij andere eventleveranciers, dagelijkse kost voor de hostessenagentschappen. Toch hebben heel wat agentschappen hier begrip voor. “Het is nu eenmaal eigen aan onze sector”, zo klinkt het. “Your problem is mine”, dat is net de meerwaarde van een agentschap. De klanten worden ontzorgd, en ze werken dan ook graag met een hostessenagentschap om te kunnen genieten van die gemoedsrust. Omwille van deze uitgebreide service en de vertrouwensband, ontstaat er in vele gevallen ook een partnership op langere termijn tussen de hostessenagentschappen en hun klanten. Ze kennen elkaar steeds beter en voelen elkaar beter aan, zodat agentschappen nog beter kunnen beantwoorden aan de noden van hun klanten.