De teambuildingcompetitie van de stad Mechelen gaat de laatste rechte lijn in met vijf finalisten. Zij werden aan onze tafel vertegenwoordigd door Steve Roose (Event Mosaic), John Verstuyft (Perfect+), Jan Gheyle (De Gouden Kooi), Gert Vansintjan (Geoteam) en Stephanie Le Clef (Event Masters). Voor de meeste van hen was een deelname aan deze competitie een no-brainer.  
Steve Roose (Event Mosaic): “We zitten met ons kantoor in Oost- en West-Vlaanderen, maar krijgen regelmatig de vraag om met onze klanten naar Mechelen te gaan. Mechelen heeft een gedroomde ligging, tussen Antwerpen en Brussel, vlakbij de luchthaven, en het is ook niet zo ver voor Nederlandse klanten. Daarom wilden we werken aan een formule die geënt was op de stad. Deze competitie kwam dus als geroepen.”
John Verstuyft (Perfect+): “Mechelen heeft inderdaad heel wat te bieden. Toen ik hier zo’n 20 jaar geleden voor het eerst kwam, had de stad nog een mindere reputatie. Maar er is veel veranderd. Er zijn mooie fietspaden, parken, leuke restaurants… Bovendien is het ook een stad die meewil op vlak van teambuildings. Vaak denken klanten niet meteen aan Mechelen. Maar eens je erover babbelt, spreekt het hen zeker aan.”
Gert Vansintjan (Geoteam): “Wij kennen Mechelen al sinds jaar en dag voor onze teambuildingactiviteiten. We organiseren hier toch verschillende keren per maand een activiteit. Het blijft een leuke stad om te ontdekken, en dat willen we ook graag door klanten laten beleven.”
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): “Dit zijn de redenen waarom wij hier zeven jaar geleden begonnen zijn met onze escape rooms, en waarom we er zelfs een tweede filiaal hebben geopend. Wanneer je eigen stad dan zo’n initiatief neemt, zou het natuurlijk al te gek zijn om daar niet op in te gaan.”

Succesvolle heropstart

Afgelopen jaar hebben ook de teambuildingaanbieders eindelijk het coronaspook achter zich kunnen laten. In 2022 namen hun activiteiten een vliegende (her)start.
Steve Roose: “Tijdens corona hebben we ons weleens de vraag gesteld: gaan bedrijven hun werknemers nog wel willen uitnodigen voor een event? Die angst hadden we beter niet gehad, want het antwoord is volmondig ja. In sommige gevallen zelfs nog meer dan voordien. Er zijn bijvoorbeeld nog steeds veel thuiswerkers, wat maakt dat men nieuwe collega’s nog amper ontmoet heeft. Onze concepten bieden dan een ideale oplossing. Het belang van teambuildings is dus zeker niet verminderd, wel integendeel.”
John Verstuyft: “Vorig jaar is het helemaal ontploft, van zodra we terug aan de slag mochten. Mensen snakten ernaar om de online activiteiten weer in te ruilen voor fysieke ontmoetingen. We hebben dan ook een beter jaar gedraaid dan voor corona, en die trend zet zich in 2023 verder. Al hebben we wel even moeten wachten op het mooie weer.”
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): “Bij ons is het vaak omgekeerd. Met onze escape rooms hebben we natuurlijk een mooi alternatief voor de regenachtige dagen. Maar met onze escape walk trekken we nu ook naar buiten.”
Gert Vansintjan (Geoteam): “Je merkt dat men vaak wacht op de eerste mooie dagen vooraleer men eraan denkt naar buiten te gaan. Maar eens die zon er is, wil men natuurlijk snel iets kunnen doen. De grote projecten in het najaar worden meestal mooi op voorhand gepland, maar voor de rest heeft onze sector toch vaak met last-minutes te maken.”

“Er zijn nog steeds veel thuiswerkers, wat maakt dat men nieuwe collega’s nog amper ontmoet. Onze concepten bieden dan een ideale oplossing.” – Steve Roose

Last-minute opdrachten

Het woord is gevallen: de last-minute… Een concept dat al vele jaren bij haast elk rondetafelgesprek binnen de eventsector weer aan bod komt. Maar hoewel de omstandigheden verre van ideaal zijn, zullen agentschappen de uitdaging meestal toch aangaan.
Stephanie Le Clef (Event Masters): “De teambuilding is vaak het laatste element van het programma waar bedrijven aan denken: ze leggen een vergaderruimte vast, een hotel… Maar dan stellen ze vast dat ze nog 1,5 uur op te vullen hebben. En dan bellen ze ons.”
John Verstuyft: “Het is ergens ook onze eigen fout. Vaste klanten weten dat we all the way gaan. Ze gaan er vanuit dat ze altijd wel bij ons terecht kunnen. Het is al gebeurd dat men’s ochtends belt voor een activiteit ’s avonds. Als je plaats hebt in je agenda, dan doe je dat.”
Steve Roose: “Maar als het de rest van het verhaal in het gedrang brengt, moet je ook neen durven zeggen. Wij proberen ruimte vrij te houden om vaste klanten te helpen. Afgelopen jaar was het echter altijd van het ene in het andere, en alles net op tijd. Toen kon er echt niets bij. Daar zijn we nu voorzichtiger in geworden.”
Stephanie Le Clef (Event Masters): “Toch zijn er ook klanten die wel op tijd plannen. Vorig jaar was er een enorm tekort aan locaties. Iedereen wou op hetzelfde moment overnachtingen doen. Er waren geen kamers, geen zalen, geen locaties… Daar hebben klanten wel van geleerd, waardoor ze nu ruimer op voorhand plannen.”

Uitdagingen na corona

Hoewel de teambuildingsector intussen terug op volle toeren draait, zijn er toch enkele opvallende verschillen met de periode vóór corona.
John Verstuyft: “Mij valt op dat alles compacter wordt. Waar bedrijven vroeger drie dagen uittrokken, wordt dit nu vaak in twee dagen gepropt. In plaats van 3 of 4 uur is er dan nog 1,5 uur voor teambuilding voorzien. Daar gaan we voor een stuk in mee, maar we willen natuurlijk ook kwaliteit blijven bieden.”
Stephanie Le Clef: “Ook de nieuwe regeling voor schoolvakanties in Franstalig België heeft een invloed op ons werk. Bedrijven moeten nu rekening houden met twee vakantiesystemen, wat maakt dat activiteiten vaak meer geconcentreerd zitten in bepaalde weken.”
John Verstuyft: “Door corona zijn er ook heel wat grotere restaurants waar we mee samenwerkten verdwenen, en vervangen door andere concepten. Dat maakt het een stuk moeilijker om in bepaalde steden met grote groepen kwalitatief te gaan eten.”
Steve Roose: “Bovendien is België bijzonder duur geworden, waardoor we het moeilijker hebben op de internationale markt. Als je met een groep gaat eten - aperitief, drie gangen, wijn en koffie - dan moet je al zoeken om dit nog te vinden aan 85 euro. In Spanje kan je hetzelfde doen aan 45 euro. Gelukkig kunnen we nog altijd de troef van onze centrale ligging uitspelen, zeker nu steeds meer internationale bedrijven kiezen voor verplaatsingen met de trein.”
Stephanie Le Clef: “De afgelopen jaren zijn allerhande kosten gestegen. Maar we stellen vast dat sommige klanten budgettair niet mee geëvolueerd zijn. Zij verwachten dat we nog steeds de budgetten van 2019 kunnen aanhouden. Dat is helaas niet mogelijk. Een ander groot probleem post-corona is het enorme tekort aan bussen, omdat de busmaatschappijen de voorbije jaren niet hebben kunnen investeren.”
John Verstuyft: “Ik heb onlangs niet minder dan 25 maatschappijen moeten contacteren om één bus te vinden voor een verplaatsing tussen Gent en Sint-Niklaas. Het is dus echt wel een probleem.”

“De afgelopen jaren zijn allerhande kosten gestegen. Maar we stellen vast dat sommige klanten budgettair niet mee geëvolueerd zijn.” - Stephanie Le Clef

Inhoudelijke trends

Tot nu toe hebben we vooral de praktische kant van teambuildings besproken, maar ook op inhoudelijk vlak zijn er duidelijke trends en verschuivingen.
Steve Roose: “Ik voel dat er steeds meer naar mensgerichtheid wordt gekeken. Hoe voelt iemand zich binnen een bedrijf en hoe kunnen we daar op inspelen met onze programma’s? Mensen kiezen voor een bedrijf – niet voor een paar euro’s meer – maar voor de sfeer… Bedrijfscultuur wordt steeds belangrijker, en daar sluit teambuilding naadloos bij aan.”
John Verstuyft: “Ook het duurzaamheid en ecologie blijven belangrijk. Maar je mag dit niet op een belerende, dwingende manier brengen. Want werknemers worden er al dagdagelijks mee geconfronteerd. Het komt er dus op aan om deze waarden op een onderhuidse manier mee te nemen in de teambuilding.”
Stephanie Le Clef: “Ik merk ook een hele shift op vlak van genderneutraliteit en inclusie. Sommige klanten vragen bijvoorbeeld om een aanspreking als ‘Dames en heren’ achterwege te laten. Ook vragen ze om geen dwingende instructies te geven, maar de deelnemers uit te nodigen… Sommige klanten komen hiervoor zelfs met een charter dat soms heel uitgebreid is.”
John Verstuyft: “Het is soms aanpassen. Zeker als je bent al 20 jaar op dezelfde manier een introductie geeft… Dan verlies je wel een beetje die ongedwongenheid. Bij sommige klanten maakt het niet uit, maar bij andere moet je echt opletten. Ook een goed bedoeld mopje kan dan verkeerd vallen. Gelukkig beseffen klanten anderzijds ook wel dat we in een overgangsfase zitten wat dat betreft. Er wordt dan ook niet overdreven hard aan getild. Ze sturen achteraf gewoon een beleefd mailtje met de boodschap ‘misschien een tip voor de volgende keer…’.”
Steve Roose: “We zien ook dat sommige klanten willen afstappen van het competitiegegeven.”
Stephanie Le Clef: “Wij hebben concepten die echt geschreven zijn om een common goal te bereiken. De samenwerking over departementen heen is na corona nog belangrijker geworden.”
John Verstuyft: “Toch blijft die competitiegeest bij de meeste mensen aanwezig. Om een voorbeeld te geven: van onze Climate Game hebben we twee versies. Een waarin elk team zijn eigen voetafdruk moet verkleinen, en een waarin de gezamenlijke voetafdruk zo klein mogelijk moet. Als het bedrijf voor die tweede optie kiest, dan merken we dat de teams ons achteraf toch komen vragen hoe zij het gedaan hebben ten opzichte van de anderen. Die competitiviteit komt dus toch naar boven.” Gert Vansintjan: “Het competitieve zit inderdaad in de aard van de mens. Dat merken we bij concepten waarin teams verondersteld worden om samen te werken, maar toch geen informatie met elkaar willen delen.”

Doelstellingen van een teambuilding

En wat verwachten klanten precies van een teambuilding? Gewoon een gezellige dag met het team? Of wil men ook meer in de diepte gaan werken?
Stephanie Le Clef: “Meestal komen klanten toch met een bepaalde doelstelling. Zeker als je doorvraagt, merk je dat het niet enkel om fun draait. Meestal hebben ze toch wel een thema waarrond ze willen werken en bepaalde waarden die we moeten integreren.”
John Verstuyft: “Bij ons zal die verdeling ongeveer 50-50 zijn. Na corona draaide het vooral om fun, omdat ze samen wilden zijn, maar nu is dat weer aan het kantelen. Maar bij de meeste van onze activiteiten blijft fun wel nog de hoofdbrok.”
Steve Roose: “Ik spreek graag over toegankelijkheid. De activiteit moet voor iedereen haalbaar en doenbaar zijn. Het concept moet transparant zijn en niet te veel uitleg vergen om te kunnen beginnen. Dan heb je altijd fun.”
Stephanie Le Clef: “Wij kennen onze producten het best, en het is aan ons om die perfecte match te vinden. Wij moeten de behoefte van de klanten analyseren en dit matchen met ons portfolio. Je moet dan ook goed kunnen luisteren naar wat de klant precies zoekt.”
Gert Vansintjan: “Er zijn een aantal criteria die je moet aftoetsen bij de klant. Draait het rond fun en elkaar een namiddag leren kennen? Of is ook het belangrijk om de communicatie een beetje te triggeren? Op basis daarvan kan je bepalen wat het best bij de klant past.”

“Mij valt op dat alles compacter wordt. Waar bedrijven vroeger drie dagen uittrokken, wordt dit nu vaak in twee dagen gepropt.” - John Verstuyft

Succes dankzij sterke concepten én sterke uitvoering

De meeste aanbieders van teamactiviteiten proberen zichzelf te onderscheiden met originele concepten. Maar ook de professionele omkadering van de activiteit kan een verschil maken.
Stephanie Le Clef: “Wij hebben binnen ons agentschap een 50-tal concepten. Een nieuw concept kan ontstaan vanuit een vraag van een klant of vanuit een noodzaak die we zelf zien. Jaarlijks zullen we er maximaal 2 nieuwe ontwikkelen. Want het neemt ook tijd weg van het productieteam.”
John Verstuyft: “Soms neem ik mij voor: deze week ga ik mij eens op een nieuw concept focussen. Maar dan komt het er niet van. De aanvragen en offertes krijgen voorrang. Het belangrijkste criterium is dat een nieuw concept vernieuwend moet zijn en een meerwaarde moet bieden. Bovendien zullen bestaande concepten ook evolueren. Het basisconcept blijft hetzelfde, maar de invulling – bijv. qua technologie – verandert wel. De sterke concepten moeten mee met de tijd en de tijdsgeest.”
Gert Vansintjan: “De sterke basisproducten zijn er, maar die kan je inhoudelijk wel aanpassen. Wat we ook vaak doen is een personalisatie per klant. Zo heb je per evenement eigenlijk een soort nieuw product. Voor ons is het dan ook geen must om elk jaar een nieuw product te lanceren.”
Steve Roose: “Natuurlijk gebeurt het dat verschillende aanbieders een vergelijkbaar concept aanbieden. Maar het draait ook om de manier waarop je het brengt. De ene Highland games zijn de andere niet. Het zijn het aantal mensen en middelen die je inschakelt die het verschil maken. Ja, ook in prijs. Maar klanten die enige ervaring hebben, kunnen dat naar waarde schatten.”
John Verstuyft: “Soms is het shoppinggedrag zo groot dat men puur naar de prijs kijkt. Maar dan kun je je afvragen wat die klant eigenlijk wil.”
Jan Gheyle (De Gouden Kooi): “We merken ook dat alles en iedereen zich tegenwoordig escape game noemt. Waarschijnlijk omdat het populair is en goed bekt. Daarom is het aan ons om ons te onderscheiden. Wij hebben maar één product, maar daarin gaan wij all the way. Dat heeft ons dan ook al verschillende internationale prijzen opgeleverd.”