Meer oog voor de korte termijn

Bij de creatie van een succesvol evenement is een goede wisselwerking met de klant van groot belang.
Bruno Schaubroeck: “Marketeers mochten vroeger een hele visie bepalen en een budget beheren. Maar vandaag hebben marketeers het moeilijk, want ze staan salesmatig onder druk. Het hanteren van een ‘long term’ marketingvisie wordt moeilijker. Het moet steeds korter en steeds meer resultaatgericht. Het is aan ons om hen bij te staan en hen zo goed mogelijk te ondersteunen.”
Tom Bellens: “Wij proberen zo vroeg mogelijk met het C-level samen te zitten om een parcours op te starten omtrent de missie, de visie en de waarden. Zo help je de marketeer, HR-manager of communicatieverantwoordelijk en voorkom je dat CEO enkele weken voor het event de zaken plots omgooit omdat hij of zij zich niet genoeg betrokken voelt.”
Bruno Schaubroeck: “Alles wordt ook meer financieel bekeken. Wat is de investering? Wat is het rendement van de investering? ‘Het was leuk’ volstaat niet meer als debriefing. De dag na het event moet je meteen weer aan de slag, om ervoor te zorgen dat de steen die je in de vijver hebt gegooid, dat die golven verder blijven gaan. Er is tegenwoordig ook veel meer accountmanagement nodig, wat maakt dat wij veel meer in personeel moeten investeren.”

"Het hanteren van een ‘long term’ marketingvisie wordt moeilijker. Het moet steeds korter en steeds meer resultaatgericht."

Betere pitches, maar nog steeds veel te talrijk

De discussie omtrent de pitches is een verhaal dat al vele jaren meegaat binnen de sector. Er zijn langs één kant positieve evoluties, maar toch zijn ook nog heel wat frustraties bij de agentschappen. Pascal Cauwelier (Fast Forward): “De pitches zelf verlopen correcter, maar ze zijn zeker niet minder frequent. Het is jammer dat het steeds moeilijker wordt om een langdurige relatie op te bouwen met een klant. Vanuit procurement wordt men verplicht om pitch na pitch te doen, en dan kan je een trouwe klant weleens kwijtraken. Dat is jammer. Ik vond het vroeger leuk om als bureau een echte partner te zijn van je klant. Vandaag kan dat veel minder, door het vele pitchen.”
Dieter Veulemans (CityCubes): “Langs de andere kant geef je via die pitches ook wel een kans aan andere bedrijven. Wij zijn een jong agentschap, en het is net doordat er zoveel pitches zijn, dat wij bij bepaalde bedrijven een voet tussen de deur hebben gekregen.”
Bert Knuts (Event Masters): “De pitches verlopen inderdaad veel correcter dan een aantal jaren geleden. Ik denk dat ACC daar een grote rol in heeft gespeeld, met de pitch rules. Deze zijn niet alleen spelregels voor de agentschappen, maar ook een leidraad voor de opdrachtgever. Klanten zijn ook blij dat zoiets bestaat, en zullen hun briefings nu veel gerichter samenstellen. Een win-win-situatie.”
Tom Bellens (Push To Talk):  “Via ACC hebben we ook een onafhankelijke persoon die kan tussenkomen wanneer er een onregelmatigheid is.”

"Het is jammer dat het steeds moeilijker wordt om een langdurige relatie op te bouwen met een klant."

Chemistry meetings

Om minder te moeten pitchen en om terug richting langdurige partnerships te gaan, worden er enkele ideeën op tafel gegooid.
Bart Koninckx (To The Point Events): “Het zou inderdaad leuker zijn als de klant mocht kiezen op basis van de chemie. Want de gedetailleerde voorstellen die we moeten uitwerken voor een pitch, dat is soms waanzin. Alles staat bij wijze van spreken al klaar, en men moet enkel nog maar ja of neen zeggen. En dat dan nog met meerdere bureaus… die collectieve kost is enorm. Wie ben je, waarvoor sta je, kan het klikken tussen ons… dát zou het uitgangspunt moeten zijn.”
Bruno Schaubroeck (We Make You Happy): “Daarom moeten we meer inzetten op chemistry meetings, een dag waarop men verschillende agentschappen kan ontmoeten. Geen feestje, maar one-on-one ontmoetingen in een corporate omgeving. Onderlinge concurrentie mag ons hierbij niet afschrikken, want we kunnen het ook omdraaien. Ook de marketeers beconcurreren elkaar. En de markt is groot genoeg. We kunnen bijv. elk voor een ander automerk gaan werken.”

Bovenstaande werd genoteerd tijdens een rondetafelgesprek met zeven Belgische evenementenagentschappen. Het panel bestond hierbij uit Dieter Veulemans van CityCubes, Bert Knuts van Event Masters, Pascal Cauwelier van Fast Forward, Tom Bellens van Push To Talk, Bart Koninckx van To The Point Events, Peter Veekmans van UC Belgium en Bruno Schaubroeck van We Make You Happy.

Binnenkort leest u het vervolg: “Hoe gaan evenementenagentschappen om met hun eigen mensen?”
Blijf dus Eventnews.be volgen…