Event Agencies

Aug 23, 2019, 20:20
“Wie de BEA heeft georganiseerd, die heeft zijn strepen verdiend in deze sector”

“Wie de BEA heeft georganiseerd, die heeft zijn strepen verdiend in deze sector”

04 februari 2019

Met een geslaagde jubileumeditie zette Bevas afgelopen jaar de kers op de taart van een drie jaar durende samenwerking met de BEA Awards. Een allesbehalve gewoon evenement om te organiseren, omwille van de talrijke partners en het toekijkend oog van de ganse sector. Met Patrick Vermaerke en Jeroen Van de Velde blikken we terug op drie BEA-edities met een Bevas-stempel.

“Midden 2015 kreeg ik telefoon van Bruno Schaubroeck van We Make You Happy, een zeer goede collega”, zo herinnert Patrick Vermaerke zich. “Hij had de BEA vijf jaar lang georganiseerd, en vond het tijd om de fakkel over te dragen. Hij zag in een ons een geschikt bureau om het over te nemen. Ik moet toegeven dat ik er aanvankelijk zeer sceptisch tegenover stond. En bij Jeroen was het scepticisme nog groter. Want in die periode hadden de BEA’s niet het imago dat ze zouden moeten hebben.”

Diverse uitdagingen

Ondanks het scepticisme besluit men bij Bevas toch om de sprong te wagen. “We zagen enkele boeiende uitdagingen in het BEA-verhaal. De belangrijkste was om ervoor te zorgen dat de BEA-avond dé jaarlijkse ontmoetingsplaats van de sector werd, zeg maar de Gouden Schoen van onze sector, het event dat niemand wil missen. Daarnaast wilden we de competitie een stuk eenvoudiger maken, en zorgen voor een snellere, strakkere en efficiëntere show. Ook in de communicatie met de partners wilden we meer openheid en eenvoud brengen. Een laatste uitdaging was om de BEA’s een positieve uitstraling te geven naar potentiële klanten toe, en de sector een boost te bezorgen. Na drie jaar kunnen we voor elk van deze uitdagingen een positief resultaat voorleggen. Enkel bij de laatste uitdaging blijf ik nog wat op mijn honger zitten, want ik had de BEA graag nog wat meer in de media zien opduiken.”

Sector toont flexibiliteit na 22/3

24 maart 2016 was voorzien als de datum van Bevas’ eerste BEA-avond. Maar toen waren er plots de vreselijke gebeurtenissen in Brussel… “Na de aanslagen op 22 maart hebben we op enkele uren de knoop doorgehakt om de BEA Awards uit te stellen. Een belangrijke beslissing, waarin de partners ook meteen zijn gevolgd. Anderhalve maand later hebben we de avond toch kunnen laten plaatsvinden, zonder extra budgetten. Daar hebben we met de sector getoond wat flexibiliteit betekent.”

Partners op dezelfde lijn gekregen

Bij Bevas ziet men een duidelijke evolutie in de drie BEA-edities die men heeft georganiseerd. “De BEA Awards worden mee ondersteund door tientallen partners, die men als organiserend bureau niet kan kiezen”, zo vertelt Jeroen Van de Velde. “Dat maakt dat het tijdens ons eerste jaar vaak nog aftoetsen was met de verschillende leveranciers. Maar vanaf het tweede jaar slaag je erin om er nog meer uit te halen en vernieuwender uit de hoek te komen. De grootste uitdaging was om alle leveranciers en partners op hetzelfde tempo, en met dezelfde intensiteit en gedrevenheid het project te laten aanpakken. Voor ons was het niet zomaar een event dat we er even bij namen, het was een volwaardig project waar we met ons ganse team volop aan gewerkt hebben. Wij hebben de partners aangezet om mee te gaan in die filosofie en er volledig voor te gaan.”

Geslaagde jubileumeditie

De derde editie, met de viering van 20 jaar BEA, was voor Bevas de kers op de taart. “De jubileumeditie van 2018 is een huzarenstukje geweest”, zegt Patrick Vermaerke. “49 partners, die we niet zelf konden kiezen, rond de tafel krijgen en alle neuzen in dezelfde richting oriënteren…  En Catering Awards voor 900 mensen, met tien concurrerende cateraars en een live-voting. Het is uiteindelijk een evenement geworden waarvoor we veel lof en respect hebben mogen ontvangen.” “We hebben de identiteit van Bevas in de BEA kunnen brengen”, vult Jeroen Van de Velde aan. “We hebben gezorgd voor een snelle show, minder awards, aandacht voor de inhoud van de cases en de agentschappen… En zowel voor als na de show waren er voldoende mogelijkheden om te eten en te netwerken. We hebben een positieve stimulans teweeg kunnen brengen bij collega’s die vroeger misschien iets negatiever tegenover de BEA’s stonden.”

Onder het toeziend oog van de collega’s

Als organisator van de BEA Awards wordt men onvermijdelijk door de ganse sector beoordeeld. Maar dat heeft Bevas niet afgeschrikt. “Als je Champions League speelt, weet je dat iedereen toekijkt. Als je wint, is iedereen blij en is alles goed. Maar als er eens een verkeerde pass wordt gegeven, dan heeft men het ook gezien. Een van de redenen om de BEA te doen was om de naambekendheid van Bevas een boost te geven. En we mogen toch zeggen dat we daarin zijn geslaagd. Daarnaast hebben we via de BEA ook andere partners en leveranciers leren kennen. Dat is voor ons zeker een meerwaarde geweest. We kunnen iedereen het organiseren van de BEA’s aanraden. In feite zou elk professioneel bureau het een keer gedaan moeten hebben om te weten wat het is. Ik durf gerust te zeggen: als je de BEA’s hebt georganiseerd, dan heb je je pluimen verdiend in deze sector.”

Een volgende stap met een volgend bureau

Intussen heeft Bevas de fakkel doorgegeven aan Event Masters, dat de BEA-avond van 27 maart 2019 volop aan het voorbereiden is. “We hebben gezegd dat we er voor drie jaar voluit voor zouden gaan”, zegt Patrick Vermaerke. “Na deze drie edities hebben we vastgesteld dat er nieuwe uitdagingen voor het event waren. We zijn blij dat we mee bepalend zijn geweest voor de volgende stap die de BEA’s nu moeten zetten. We geven de fakkel door aan onze goede collega’s van Event Masters die dit nu verder zullen uitrollen. Het is niet aan ons om hen als een schoonmoeder voortdurend tips en suggesties mee te geven, zij moeten hun eigen ding doen. Het enige dat ik hen wil meegeven is: ‘geniet ervan’. Want dat hebben wij in elk geval ook gedaan.”

Respect en bekwaamheid

Bij de BEA-organisatie kijkt men tevreden terug op de samenwerking met Bevas. “We hebben van A tot Z het gevoel gehad dat Bevas het BEA-verhaal heel serieus heeft opgevat. In het begin was Bevas voor heel wat mensen misschien nog minder bekend. Maar als je nu Bevas zegt, dan staat die naam voor ons synoniem voor respect en bekwaamheid.”

Bevas blijft vooruitdenken…

“Bevas Events is al meer dan 20 jaar een vast waarde in de eventsector. In de loop der jaren trachtte het agentschap steeds vooruit te denken en te handelen.” Jeroen Van de Velde, die 11 jaar geleden begon bij Bevas Events als magazijnier, zal nu op de voorgrond treden met als doel klaar te staan met zijn visie, creativiteit en productionele ervaring voor nieuwe klanten en opportuniteiten. “Er is een nieuwe gereratie die beslist omtrent events en ik wil graag hun aanspreekpunt zijn binnen Bevas. Patrick heeft natuurlijk zijn sterk netwerk, en dat gaan we zeker niet overboord gooien. Hij is nog zeer gemotiveerd om nog 10 of 15 jaar voluit te gaan. Maar heel wat accountmanagers werken graag met leeftijdsgenoten.  Ik heb een eigen visie en aanpak en wil met de bagage van Bevas de leuke uitdagingen die er zijn voor klanten aanpakken. Daarnaast moeten we ook meer vooruit denken, proactief inspelen op aankomende. Zo kunnen we onze klanten optimaal vooruit helpen met creatieve ideeën die passen binnen hun budgettair kader.”

Ten slotte ziet Jeroen ook een generatieverschil voor wat betreft de onderlinge relaties binnen de sector. “Bij de oudere generatie van eigenaars is er soms wat onderlinge rancune, die samenwerking in de weg staat. Tussen mijn leeftijdsgenoten hangt er een andere sfeer. Tijdens een competitie als Bea World kan ik bewondering hebben voor het concept van een collega, zonder enige jaloezie of rancune te voelen. Integendeel, het is net een motivatie om de lat weer wat hoger te leggen voor onszelf. We moeten elkaar dus iets kunnen gunnen. Door een goeie competitie gaat iedereen vooruit en kunnen we samen meer business naar België halen.”

Meer van Bevas :