Way2events werd 20 jaar geleden opgericht als een specialist in hospitality. “Aan het begin van mijn carrière werkte ik als IT-specialist in de banksector”, zo vertelt Ruben Schroyen van way2events. “Op het WK 1998 in Frankrijk kwam ik toevallig in contact met een Nederlandse ondernemer die incentives en hospitality verzorgde rond voetbalwedstrijden. Dat sprak mij wel aan. Met Euro 2000 voor de deur heb ik toen besloten om zelf ook hospitality te gaan doen. De eerste jaren nog in combinatie met mijn eigen IT-bedrijf, maar vanaf 2004 full-time. Toen is way2events geboren.”

Creatief én organisatorisch sterk

Al snel werd het aanbod van way2events verder uitgebreid met events, incentives, teambuildings en sports travel. “Op vlak van events proberen we steeds te zorgen voor een combinatie van het creatieve met een sterke organisatie. We proberen het op beide vlakken high-end te doen, zowel qua creativiteit, als qua opvolging en organisatie. Vaak zie je dat agentschappen vooral in één van beide aspecten uitblinken. Een saai congres bijvoorbeeld, dat veel praktische organisatie vraagt, daar proberen wij toch een creatieve twist aan te geven, zodat het voor de deelnemers extra aangenaam wordt. Dat kan zich op verschillende manieren uiten, van social media, over de aankleding, tot de gastsprekers.”

Constante beleving

Way2events probeert de zaken high-end en net iets anders te doen. “Ik denk dat wij een van de eersten waren die de term ‘corporate festival’ hebben gebruikt. Iets wat je intussen meer bedrijven ziet doen. Wij hebben destijds bij Cegeka voor een kruisbestuiving gezorgd, waarbij de dingen die je in de festivalwereld ziet, geïntegreerd werden op een corporate event. Een ander mooi voorbeeld is ons werk voor SD Worx. Dat was vroeger meer een standaard evenement, waar de cijfers werden besproken, gevolgd door een receptie en een dansfeest. Wij hebben samen met de klant een meer trendy concept bedacht, zodat alles mooi in elkaar vloeide. Zo ontstond er een vlot geheel waarbij er constant beleving is. Maar daar moet de klant natuurlijk voor openstaan.”

“Bij events proberen we steeds te zorgen voor een combinatie van het creatieve met een sterke organisatie. We proberen het op beide vlakken high-end te doen.”

Lat hoger leggen

Ook op vlak van incentives probeert way2events zich te onderscheiden van de collega’s. “Wij proberen incentives te koppelen aan een mooi concert of evenement. Dat geeft een extra dimensie voor de genodigden. Vijf dagen in Brazilië is sowieso al speciaal. Maar als je dan ook nog eens de Rode Duivels in actie kunt zien… Of een incentive met een concert van Robbie Williams op Milton Keynes. Of bedrijven die overal in Europa naar U2 gaan kijken. Dat onderscheidt ons van andere incentivebureaus. En dat spreekt klanten echt wel aan. Je kan wel vier dagen in een stad gaan eten en drinken, maar zo’n evenement geeft toch extra pigment aan de incentive. Nu, als een groep gewoon voor enkele dagen naar Barcelona wil, dan zullen we daar met plezier voor zorgen. Maar ik leg de lat graag nog net iets hoger.”

Gevarieerde job

Afhankelijk van de periode werkt way2events met een team van 10 à 15 personen. “Dat is dan een combinatie van freelancers, stagiaires en vaste medewerkers. Wij hebben een breed productportfolio, wat maakt dat het voor medewerkers ook leuk en gevarieerd blijft. Hier doen ze niet de hele dag hetzelfde. Uiteraard heeft iedereen zijn specialiteiten. Uiteindelijk is de basis van een goed evenementenbureau de combinatie van mensen die organisatorisch de teugels in handen houden, en mensen die creatief sterk zijn. Maar wij hebben intern geen eilandjes. Iedereen kan eens mee naar het buitenland, en iedereen kan eens meehelpen aan een bedrijfsfeest.”

Hoogtepunten over de hele wereld

In 20 jaar way2events zijn er heel wat mooie projecten de revue gepasseerd. “We zijn met groepen naar de WK’s in Duitsland, Zuid-Afrika, Brazilië, Rusland en Qatar geweest. Vooral 2014 in Brazilië was onvergetelijk: het mythische Maracana-stadion, een mooie corporate groep, en bij aankomst een cocktail uit een kokosnoot op de Copocabana. Leuke anekdote is dat we toen ook nog twee verdwaalde bv’s aan een kamer hebben kunnen helpen. Ook dit jaar gaan we trouwens weer met klanten naar het EK in Duitsland en naar de Olympische Spelen in Parijs. Verder heb ik goede herinneringen aan mooie incentives naar o.a. Libanon, Tel Aviv, IJsland, Moskou en Sint-Petersburg. Voor de 100^ste verjaardag van een FMCG-bedrijf organiseerden we 3 avondfeesten in Barcelona: op een rooftop, in een klassieke zaal, en op het strand. Deelnemers kwamen uit verschillende steden met maar liefst 25 vluchten.

Feesten, inhuldigingen… en hulpverlening

“Voor de opening van een warehouse van 36.000 m² organiseerden we op drie dagen drie feesten voor drie verschillende doelgroepen. De nieuwe site van Baxter hebben we ingehuldigd met een tentoonstelling en bezoek van de toenmalige premier. Ook ons allereerste feest voor Cegeka, met het gewaagde Steampunk-concept, zal altijd bijblijven. En voor 30 jaar Cegeka hebben we Dimitri Vegas & Like Mike voor de allereerste keer na corona terug op het podium gebracht. Dat was heel spectaculair. En natuurlijk was het ook heel bijzonder om het team van FC Barcelona voor de allereerste keer te begeleiden bij hun Europese uitmatch in Eindhoven. Verder hebben we ook beurzen en roadshows georganiseerd voor verschillende grote bedrijven. In 2015 waren we verantwoordelijk voor de CSR Europe meeting, enkele dagen na de aanslagen in Parijs. Omdat de koning aanwezig zou zijn, hebben we toen nauw samengewerkt met de staatsveiligheid. Enkele maanden later, na de aanslag in Zaventem is heel ons team logistiek en administratief gaan bijspringen in de sporthal van Zaventem, wat zelfs te zien was op een foto in The Washington Post.”

Storytelling

Met twee decennia ervaring is way2events goed geplaatst om de evolutie van de eventsector te schetsen. “Saaie, academische events zijn tegenwoordig hip en trendy geworden. Ik denk dat de sector vooral veel creatiever is geworden. Waar ons werk vroeger puur praktisch was, moet er gezorgd worden voor storytelling, waarin de waarden en normen van het bedrijf vertaald worden. Er gaat binnen een bedrijf ook meer aandacht naar het evenement. Iedereen is immers op zoek naar personeel, en de jonge generatie is niet meer zo makkelijk in te pakken. Een 21-jarige van vandaag heeft vaak al een stuk van de wereld gezien. Ze verwachten dan ook dat je als werkgever iets te bieden hebt, met name een leuke bedrijfsomgeving. En daar horen events zeker bij. Aan de andere kant zien we wel dat we meer dan ooit zaken op korte termijn moeten realiseren. De trend van de e-commerce, met de filosofie van ‘morgen geleverd’, zet zich ook door in onze sector.”

“Het is essentieel dat we events kunnen  blijven organiseren. Want het wordt in ons land steeds moeilijker om vergunningen te krijgen.”

Belgische striktheid

Ruben Schroyen ziet echter ook nog enkele belangrijke uitdagingen om goed te kunnen blijven werken. “Het is essentieel dat we events kunnen  blijven organiseren. Want het wordt in ons land steeds moeilijker om vergunningen te krijgen. De regels zijn heel strikt. In België is het ook bijzonder moeilijk om een nieuwe eventlocatie vergund te krijgen, wat maakt dat potentiële investeerders hun heil in andere sectoren gaan zoeken. Nochtans hebben we nood aan goede nieuwe locaties, want geen enkel bedrijf wil drie jaar na mekaar een feest op dezelfde locatie. Wij komen vaak in het buitenland, en we merken toch dat er daar op dat vlak meer mogelijk is.”

Realistisch groeien

Als we hem vragen naar zijn ambities voor de toekomst, denkt Ruben Schroyen niet meteen aan de cijfers. “Ik doe wat ik graag doe, en het is mijn ambitie om dat ook te blijven doen. Ik hoop dus dat we nog veel leuke, creatieve events mogen en kunnen organiseren. In binnen- en buitenland. En met een leuke ploeg. Natuurlijk probeer je als ondernemer altijd te groeien. Maar je moet ook realistisch zijn. We zitten niet in de Verenigde Staten of in Dubai. Er is een bepaalde schaalgrootte die samenhangt met onze regio. We blijven dus realistisch, en gaan onszelf niet rijk denken”, zo besluit Ruben Schroyen.