In ‘do’s en don’ts’ laten we telkens een eventleverancier aan het woord, die enkele situaties uit zijn vakgebied bespreekt. Vandaag trappen we af met een reeks tips van AV-leverancier John&Jane.

Enkel naar de prijs kijken: DON’T

Een offerte is meer dan enkel een prijs

Lees je offerte grondig en vergelijk appels met appels. De ene partner denkt met je mee en anticipeert. De andere doet dat niet en levert wat je van hem/haar vraagt.

Vergelijk dus steeds twee partners op basis van hun diensten, producten en service. Je zet de prijs van een fluwelen stoel toch ook niet naast die van een exemplaar uit plastic.

__________________________________________________________________________________

Een duidelijke leveranciersplanning: DO

Een goede planning zorgt ervoor de partners elkaar niet hinderen

Bij een event komt heel wat kijken, met verschillende partners aan het stuur. Stel samen met die partners een leveranciersplanning op. Dit is detailwerk: waar komt het licht, welke decoratie is voorzien, …

In die planning leg je ook vast wie wanneer het materiaal aan de venue komt uitladen. Zo voorkom je een toestroom van alle partners op hetzelfde moment. Voorzie een plaats voor materiaal dat pas later opgebouwd dient te worden, zo hinder je geen andere leveranciers.

_________________________________________________________________________________

De logistieke mogelijkheden uit het oog verliezen: DON’T

Houd steeds rekening met de praktische aspecten

Houd bij het boeken van een venue rekening met de logistieke factoren. Is er voldoende parking? Kan je de locatie met de vrachtwagen bereiken? Is het antwoord neen, houd dan rekening met een meerkost bij het laden en lossen. Onthoud: het esthetische kan je oplossen, het praktische meestal niet.

In de miniguide van John&Jane vind je een overzicht van de vragen die je als eventmanager kan stellen.

__________________________________________________________________________________

Zomaar van alles ophangen: DON’T

Kies voor betrouwbare partners met gekeurd materiaal

Van zodra je iets wil ophangen, moet je jezelf afvragen of het wel veilig kan. Daarom is het van groot belang je audiovisuele partner hierin te betrekken en hen te vragen naar de keuringsattesten van hun hijsmateriaal. Bij het riggen hang je namelijk (zware) objecten boven mensen. Om dat veilig te doen, moet het materiaal gekeurd zijn door een erkende instantie en werk je met een partner die kennis heeft van krachten, veiligheid en wetgeving. Doe je dit niet, dan bestaat de kans dat de apparatuur naar beneden komt en dit kan ernstige gevolgen hebben.

Om de trussen te riggen moet je audiovisuele partner de draagkracht van het dak weten. Liggen de takelpunten vast, wat is de totale last en wat is de vrije hoogte? De venue informeert je hierover en je eventpartners begeleiden je naar de juiste keuzes. Hou daarnaast ook rekening met de vrije ruimte om te takelen: is die voldoende om je concept te realiseren?

_________________________________________________________________________________

Draag zorg voor je content: DO

Begin op tijd met voorbereiding van je video’s en presentaties

Last but definitely not least: je show heeft content nodig. Zeker wanneer je iets wil tonen op een scherm. Hou er dan rekening mee dat je video, jingles, bumpers en PowerPoint

• op maat van je scherm zijn.
• in lijn liggen met je concept.

Deze content maak je ruim op voorhand in samenspraak met de technische partner, zodat alles correct past op de schermen. Een goede technische partner controleert een presentatie ook op:

• het inladen van de lettertypes.
• overduidelijke (spel-)fouten.
• de werking van alle overgangen.

Geef je sprekers dus een duidelijke deadline voor het indienen van hun presentaties. Byebye last minute PowerPoint.