Mobiliteit is een van de grootste uitdagingen van onze samenleving en de bereikbaarheid van bepaalde stedelijke centra is vandaag de dag een probleem geworden voor de leveranciers, en zelfs voor de gasten van een bedrijfsevenement. En als we weten dat toegankelijkheid een van de belangrijkste elementen is bij het kiezen van een evenementensite, kunnen we ons afvragen of het niet beter is om verschillende kleine evenementen te organiseren in plaats van één groot gecentraliseerd evenement...

Sven Vanhemmens (The Event Pilots): "Dat klopt in sommige gevallen en onder bepaalde omstandigheden. Maar dan moet je je wel afvragen welke extra inspanningen je zou moeten leveren om dezelfde impact te genereren tijdens verschillende kleine evenementen in vergelijking met één enkel groot evenement. Anderzijds kunnen kleinere, regionale evenementen ook een pluspunten bieden, want de aanpak is vaak persoonlijker."

Joris Tanghe (Open the fridge): "We denken dat dit één van de belangrijkste trends van de komende jaren kan worden in de eventsector. Gezien alle klimaatmarsen en -betogingen en de problematiek rond mobiliteit zijn bedrijven steeds gevoeliger voor hun PR en imago daarrond. Dus zal het volgens ons steeds meer gebeuren dat ze daar geen risico meer willen nemen en bepaalde gecentraliseerde events meer en meer gaan opsplitsen naar kleinere, regionaal georganiseerde activiteiten waar de deelnemers dan makkelijker met openbaar vervoer, spedelec of carpooling naartoe kunnen komen. Al moeten we daar meteen ook een paar kanttekeningen bij maken: op die manier verspreid je de budgetten over verschillende events en krijg je als deelnemer of organisator per event minder waar voor je geld. Het vraagt ook meer inspanningen van de organisator, want die moet zijn/haar agenda meerdere dagen vrijhouden."

Voor Fabian Vannouche (VO Event) beperkt het debat zich niet enkel tot mobiliteit. "Evenementen worden georganiseerd in functie van de aard van onze klanten. Het spreekt voor zich dat we aan hun specifieke eisen moeten voldoen: willen ze iedereen bij elkaar brengen, wetende dat een groot evenement schaalvoordelen mogelijk maakt? Op basis van hun eisen is het onze rol om actie te ondernemen, te beginnen met het in overweging nemen van hun doelstellingen en de waarden die zij naar voren willen brengen. Bovendien is het waar dat het interessant kan zijn om ook events te overwegen die naar klanten toe gaan, om hen dicht bij huis te verrassen."

De toegevoegde waarde van het agentschap

De zoektocht naar de 'ideale' evenementenlocatie is dus onderhevig aan een veelvoud aan factoren. Zouden evenementenagentschappen op dit vlak enige meerwaarde kunnen bieden? Onze gesprekspartners reageren - uiteraard - bevestigend, maar motiveren hun antwoorden ook met argumenten, die van toepassing zijn voor alle ervaren bureaus.

Barbara Stevens (We People): "De keuze door het team van de klant zelf, zal meestal emotioneel geladen zijn, of persoonlijk geïnspireerd. Als event agency gaan we deze beslissing objectiveren, door boodschap, doelgroep en praktische overwegingen in kaart brengen. In functie van die parameters gaan we op zoek naar de ideale locatie, en daarbij kunnen we putten uit een zeer grote database. Dankzij onze ervaring en kennis van event tactics, kunnen we meteen ook de shortlist van venues toetsen: is het mogelijk om hier de juiste sfeer te creëren, zal deze locatie inspireren en faciliteren? Worden hier nieuwe brand communities gebouwd en zetten we deze in beweging?"

Fabian Vannouche: “Onze toegevoegde waarde ligt vooral in het feit dat we de locatie integreren in het concept, en niet andersom: een locatie is geen doel op zich maar wel een hulpmiddel en een ingrediënt. In vergelijking met onze buren - ik denk bijvoorbeeld aan een stad als Amsterdam, die vol zit met originele plekken – scoren we toch wel minder goed. Wie in België de platgetreden paden verlaat, stuit vaak op problemen met toelatingen of budget.”

Joris Tanghe: "In de eerste plaats kent een eventbureau de markt door en door. Je mag niet enkel afgaan op online foto's en sfeerbeelden. Want dan heb je geen cruciale achtergrondinformatie omtrent bereikbaarheid, parking en faciliteiten (sanitair, keuken, stroomvoorziening,...) en de reeds aanwezige infrastructuur (meubilair, licht, PA,...). Daar is dus zeker meerwaarde voor een ervaren bureau. Het is dus een kwestie van efficiëntie: sneller en beter advies. Maar misschien nog belangrijker is dat een eventbureau met creatieve ideeën een locatie die op het eerste zicht niet echt tot de verbeelding spreekt omtoveren tot een locatie die helemaal beantwoordt aan de briefing en die de verwachtingen overtreft."

Sven Vanhemmens: “Dankzij onze jarenlange ervaring beschikken we over een grondige praktische, logistieke en budgettaire kennis. We kunnen de haalbaarheid beter inschatten én anticiperen op bepaalde situaties. We blijven up-to-date door ons netwerk en onze continue screening van (out-of-the-box) locaties. Zo staan we als het ware op de eerste rij om nieuwe locaties te leren kennen, zelfs nog voor ze gecommercialiseerd worden. Wanneer we locaties regelmatig bezoeken, verloopt de samenwerking ook vlotter, zowel naar voorbereiding, als naar communicatie toe. Om nog maar te zwijgen over het feit dat we dankzij deze stappen ook een budgettair voordeel voor onze klanten kunnen onderhandelen..."