Er zijn in België ontelbaar veel locaties die zich lenen voor het organiseren van bedrijfsevenementen. Terwijl vergaderingen meestal worden georganiseerd in ruimtes die voor dit doel werden ontworpen, zijn de meer ongebruikelijke plaatsen populair als het gaat om andere soorten evenementen. Vaak is het echter noodzakelijk om een keuze te maken: budget, originaliteit en praktische aspecten gaan niet altijd hand in hand. Verre van zelfs. Wij spraken hierover met de agentschappen Open the fridge, VO Event, The Event Pilots en We People.

Nieuw, origineel of praktisch?

Alle agentschappen bevestigen het: het zoeken naar een locatie is als een zoektocht naar iets onuitgegeven, iets origineel. “Iedereen is altijd op zoek naar een unieke site (lees: out-of-the-box)", zegt Sven Vanhemmens (The Event Pilots). “Geen afgeborstelde feestzalen, maar locaties met karakter, die om een bijzondere aanpak vragen, en waar wij – als professionele evenementenbureaus – onze toegevoegde waarde kunnen leveren.”

Joris Tanghe (Open the fridge) sluit zich daarbij aan, en zegt: "Meestal zijn bedrijven op zoek naar 'unieke' locaties. Locaties die niemand echt kent en niet meteen snel te vinden zijn op de gebruikelijke sites of online search engines. Dat kunnen pop-ups zijn of locaties die niet meteen als eventlocatie in de markt worden gezet. Verder is het vooral belangrijk om de nieuwste locaties te kunnen voorstellen, liefst nog vooraleer die echt operationeel zijn. (…) Op de derde plaats zijn naar mijn gevoel vooral authentieke industriële gebouwen de laatste jaren erg in trek. Juist omdat deze die authenticiteit hebben, ze meestal over voldoende ruimte beschikken voor events en je er zelf een touch of stijl in kan brengen."

Maar hoewel het karakter van de beoogde plaatsen een overheersende rol speelt, blijft het een feit dat ze moeten worden geïntegreerd binnen de algemene aanpak van het evenement, zo merkt Fabian Vannouche (VO Event) op: "Uiteraard willen onze klanten nieuwe en originele dingen. Toch gebeurt het regelmatig dat de budgettaire en logistieke limieten die aan het agentschap worden opgelegd, uitmonden in een beperkte selectie van meer 'gewone' locaties, die beter aangepast zijn aan de criteria die moeten worden gerespecteerd”, zo legt hij uit. "In het geval van een zakelijk evenement met een klassiek format zijn deze criteria (ligging, capaciteit, toegankelijkheid, enz.) relatief vergelijkbaar. En ze beperken dus de keuze van sites die overwogen kunnen worden.”

"Maar nog belangrijker dan het type, modern of historisch, is de authenticiteit die een potentiële locatie uitstraalt. De keuze van de eventlocatie moet de geloofwaardigheid van de overkoepelende boodschap van het event versterken”, zo voegt Barbara Stevens van het agentschap We People toe. "De setting en sfeer zijn bovendien belangrijk om connectie met en tussen de bezoekers onderling te faciliteren en vooral ook om het DNA van het merk of bedrijf uit te ademen. Zo creëer je een memorabel moment dat bijblijft en waardoor de bezoekers een duurzame en positieve connotatie met je merk opbouwen.”

 
Voorafgaande criteria

Fabian Vannouche legt uit: “Tijdens onze zoektocht vormen het aantal deelnemers en de toegankelijkheid van de site onze grootste uitdagingen. De meerderheid van onze klanten heeft een nationaal bereik en hun verzoeken leiden ons over het algemeen naar centraal gelegen locaties (Brussel of Antwerpen) om al hun personeel en/of partners samen te brengen. Parkeren is een andere belangrijke factor: evenementen vereisen de verplaatsing van een groot aantal mensen, en zij komen het liefst met de auto, zeker 's avonds. Ook het budget en de aard van het evenement bepalen mee onze keuze. In een klassiek scenario 'receptie-plenaire sessie-walking dinner' heeft men al snel 2 of 3 ruimtes nodig. Andere criteria zijn de eventuele aanwezigheid van materiaal op de locatie en de mate van originaliteit die we willen brengen, met een onmiddellijke impact op het totale budget. Maar los van deze criteria herinner ik mijn teams er altijd aan dat we niet moeten beginnen met het zoeken naar een locatie, maar eerst een concept moeten ontwikkelen om daarna de locaties te selecteren die het meest in lijn liggen met het voorgestelde concept."

Sven Vanhemmens is het daarmee eens en benadrukt het belang van de ligging - "De as Brussel-Antwerpen is erg populair" - evenals de locatie zelf: " De look & feel van de locatie is ook belangrijk: met een strakke look of black box kunnen we alle kanten uit met onze creativiteit, maar uiteraard blijft ook het budget een doorslaggevende factor die onze manoeuvreerruimte beperkt.”

De andere Joris van het agentschap Open the fridge, Joris De Coninck, volgt hem hierin: "In de eerste plaats zullen we in de meeste gevallen door onze klanten beperkt worden tot een bepaalde regio waar ze een event willen organiseren. Dit kan strikt zijn, maar soms - gelukkig - ook wel uitgebreider. En dan spelen de functionele eisen natuurlijk een doorslaggevende rol: je moet voldoende plaats hebben, de juiste ruimtes, bereikbaarheid... En als je er dan nog in slaagt om ook nog eens een locatie in de juiste look & feel en stijl te vinden, dan heb je de ideale locatie gevonden voor je klant. Al kan het ook wel zijn dat het tweede argument het eerste overstijgt en je de klant kan verleiden tot een unieke locatie buiten de scope die in de briefing werd opgegeven."

Net als Fabian Vannouche benadrukt Barbara Stevens de intrinsieke waarden in de aanvragen van haar klanten: "In de eerste plaats is het belangrijk om het DNA van het organiserende bedrijf of merk goed in kaart te brengen. Bedrijfscultuur en merkwaarden zijn dus even belangrijk als praktische criteria. Ook de doelstelling, doelgroep en boodschap moeten goed worden gedefinieerd. Vanuit onze Moment Marketing visie bepalen we dan het type event: wordt het een solide event? Happy experience of Memorable Moment?  Vanuit deze lijst van criteria wordt het veel makkelijker kiezen en verhoog je meteen de ROI van je event."