Event management

Aug 8, 2020, 16:08
“Vijf jaar geleden was duurzaamheid een trend. Vandaag is het een noodzaak.”

“Vijf jaar geleden was duurzaamheid een trend. Vandaag is het een noodzaak.”

14 juli 2020

Een verbod op plastic zakjes voor eenmalig gebruik, lage emissiezones , elektrische wagenparken, vegan days… Langzaam maar zeker nemen overheden, bedrijven en burgers steeds meer initiatieven die inzetten op duurzaamheid en ecologie. Ook de evenementensector stapt voluit mee in dit verhaal. Enerzijds uit eigen initiatief, maar ook omdat klanten dit verwachten.

Experience verzamelde zeven evenementenagentschappen rond de tafel voor een debat rond dit thema. Niels Goyvaerts (Balthazar Events), Bert Knuts (Event Masters), Wim Voss (New World), Geert Vanoverschelde (Sylvester Events), Alexandre Velleuer (VO Event), Tom Bellens (Push To Talk) en Dries Mahieu (The Oval Office) schoven in “the Chick” te Mechelen mee rond de tafel.

Het goede voorbeeld

De eventsector is traditioneel een sector met een stevige ecologische voetafdruk: vele verplaatsingen, vrachtwagens vol materiaal, een pak afval, voedseloverschotten… Gelukkig is de bewustwording bij organisatoren en agentschappen steeds groter. En ze blijken ook bereid om zelf het goede voorbeeld te geven.
Niels Goyvaerts: “Binnen Balthazar hanteren wij een charter met twee luiken: een deel met CSR- en sustainability-guidelines voor onze evenementen, maar ook een deel voor onze eigen werking. Dat omvat voor de hand liggende ingrepen zoals LED-verlichting op kantoor, een doorgedreven afvalbeleid, géén bedrijfswagens voor onze werknemers maar poolwagens… Maar we focussen vooral naar equality & CSR in de brede zin van het woord.”
Dries Mahieu: “Binnen beginnen is buiten winnen. Ook wij hebben een pact gecreëerd waar we nu zo’n vier jaar mee bezig zijn. Heel wat medewerkers hebben bijvoorbeeld hun bedrijfswagen ingeruild voor het openbaar vervoer of de fiets. Binnen elk kantoor wordt er zelfs bijgehouden hoeveel km er gefietst wordt, zodat er een positieve competitie ontstaat. Het aantal afdrukken wordt opgevolgd. En op het einde van de week verdelen we de inhoud van de koelkast, zodat er werkelijk niets de vuilbak verdwijnt. Dat is de mindset die we willen meegeven. En dat bewustzijn kunnen we vervolgens ook naar buiten uitdragen.”  
Geert Vanoverschelde: “Bij Sylvester hebben we in het verleden bepaalde dingen fragmentarisch gedaan, bijvoorbeeld door te kiezen voor een gebouw aan een station. Nu hebben we een driejarig traject vooropgesteld, waarin we echt wel een grote stap willen vooruitzetten. Want we moeten hierin mee. Vijf jaar geleden was sustainability een trend. Vandaag is het een noodzaak. Toch willen we alles niet zomaar vanuit de directie opleggen. Het moet ook vanuit onze mensen zelf komen. We hebben dan ook gekozen voor een workshopproces, waarbij iedereen mee zijn inbreng kan doen. Zo ontstaat een authentieke duurzaamheidsreflex.”
Bert Knuts: “Wij zijn nog maar pas verhuisd naar een nieuw, duurzaam gebouw met zonnepanelen. En ook bij ons zijn er initiatieven die vanuit de buik van de organisatie naar boven zijn geborreld. In plaats van dat iedereen in de supermarkt zijn apart verpakt slaatje gaat halen, wordt er een beurtrol voorzien, waarbij één iemand voor de groep een slaatje klaarmaakt. Dat zijn kleine, maar toffe initiatieven.”

“De duurzaamheid zelf is aan het verduurzamen. Je geraakt niet meer weg met alleen maar opportunisme”

Duurzaamheid verduurzaamt

Alexandre Velleuer: “Wij hebben in de periode 2010-2011 een reeks duurzame events gedaan rond de maatschappelijke thema’s. Dat was leuk en daar was toen ook veel enthousiasme rond bij onze klanten en onze medewerkers. Daarom zijn we ook gaan focussen op onze eigen werking en infrastructuur. Van ons energieverbruik en ons afval tot en met de salarisstructuur en de gelijkheid tussen man en vrouw. Een proces dat bijna drie jaar heeft geduurd, wat ons twee sterren heeft opgeleverd voor het label van eco-dynamisch bedrijf. Hierdoor zijn we nu ook een pak consequenter in hetgeen we onze klanten voorstellen.”
Wim Voss: “Met de fieldacties van New World wordt er onvermijdelijk afval geproduceerd. Maar we hebben besloten om zelf aan afvalverwerking te gaan doen. We zorgen dat het afval terug verzameld wordt, om het te verwerken in eigen recyclagemachines. En deze materialen kunnen opnieuw gebruikt worden. Met deze installatie hebben we onze containerkost met 40% kunnen verminderen. Het is een investering, maar het levert dus op. Net zoals de LED-wagens van zusterbedrijf Spicy Motion en de mobiele lockers van Mobile Locker, die werken op zonne-energie in plaats van vervuilende generatoren.”
Tom Bellens: “Vroeger was het sustainability-verhaal voor iedereen een quick win. We probeerden met een kleine investering een zo groot mogelijk resultaat halen. Nu beginnen agentschappen en bedrijven écht te investeren, ook al brengt het niet meteen op. De duurzaamheid zelf is aan het verduurzamen. Je geraakt niet meer weg met alleen maar opportunisme.”

Van no food waste tot CO2-compensatie

De meer bewuste aanpak van de agentschappen vertaalt zich ook naar de evenementen die ze creëren.
Bert Knuts: “Extern zijn wij momenteel vooral aan het focussen op de catering. Het ‘don’t spoil the party’-principe is meer dan ooit relevant. Je moet maar eens proberen uitleggen aan de klimaatjongeren die op straat komen dat er nog zoveel foodwaste is, dat er nog zoveel mensen niet opdagen voor een evenement, ondanks alle energie die daarvoor geproduceerd wordt.”
Niels Goyvaerts: “Too Good To Go kan hier een goed alternatief zijn. We zijn met hen een partnership aangegaan. Zij staan klaar om met evenementenbureaus samen te werken. Het is een mooi model dat we als sector mee kunnen boosten, om zoveel mogelijk voedsel te redden van de vuilnisbak. Én je maakt er mensen gelukkig mee.”
Alexandre Velleuer: “"Ondanks alle inspanningen die geleverd kunnen worden, zal een evenement toch altijd een koolstofimpact hebben. Het doel is duidelijk om deze zo veel mogelijk te verminderen, maar in de tussentijd is compensatie een goede manier om betrokken partijen bewust te maken van de impact van onze activiteit, evenals een goede maatstaf om de ontwikkelingen te meten en jaarbalansen te vergelijken. In 2019 werd 100% van onze evenementen geheel of gedeeltelijk gecompenseerd. We leggen het uit aan onze klanten, we bespreken het en als ze het niet willen ondersteunen, hebben we er zelf een speciaal budget voor. Steeds meer klanten sluiten zich bij deze aanpak aan.”
Niels Goyvaerts: “Ook wij hebben zo’n CO2-compensatie voorzien voor events, en wij stellen dit voortaan standaard voor aan al onze klanten.”

Wat verwacht de klant?

De agentschappen tonen dus een juiste ingesteldheid. Maar de vraag is natuurlijk of de klant altijd mee wil in dit verhaal.
Dries Mahieu: “Je hebt eigenlijk twee soorten klanten: ofwel is men er totaal niet mee bezig, ofwel begint men er zelf over: wat is jullie duurzaamheidsstrategie? Bij pitches zie je wel dat er steeds meer punten worden toegekend worden aan duurzaamheidsaspecten. Maar je ziet soms dat die in de uitvoerende fase soms toch nog opzij worden geduwd.”
Tom Bellens: “Dat kan inderdaad soms wegsijpelen. Omdat aan de overkant bij de beslissingsnemer niemand zit die dat opvolgt. En dan kiest men gemakshalve al eens voor tabula rasa.”
Niels Goyvaerts: “In overheidsaanbestedingen zie je steeds meer punten op sustainability. Iedereen is die klik aan het maken, en het is onze taak om dit maximaal te faciliteren.”
Tom Bellens: “Bij de overheid lijkt het veel trager op gang gekomen, maar nu heb je geen enkele overheidsaanbesteding meer waar dat niet enorm doorweegt. Je geraakt daar niet weg met twee zinnetjes. Je moet dat fundamenteel aanpakken.”
Wim Voss: “Ik stel alleszins vast dat klanten onze cradle-to-cradle aanpak geweldig vinden. Ze houden van het verhaal dat erachter zit. En dan mag het gerust wat meer kosten.”
Bert Knuts: “Klanten zijn inderdaad bereid om dieper in de buidel te tasten om iets op een duurzamere manier te brengen. Recent hadden wij een event waarbij we als optie een zero food waste concept hadden voorgesteld. Dat was echter 20 euro per persoon duurder. Maar de klant heeft extra budget vrijgemaakt en is hier voor gegaan, omdat het aansloot bij de normen en waarden van het bedrijf.”

Partners betrekken

Iedereen aan tafel is het er over eens: sustainability is geen verhaal van individuele agentschappen, maar wel van een volledige sector.
Niels Goyvaerts: “We moeten onze leveranciers meenemen in dit verhaal, en duurzaamheidscriteria laten doorwegen in onze keuzes van suppliers. Want er zijn al heel wat technische firma’s die er mee bezig zijn en die bijvoorbeeld nadenken over duurzamere materialen, hun crewverplaatsingen en zorgen voor een propere opbouw, lunch voor de medewerkers, etc.”
Dries Mahieu: “Ik denk dat het onze taak is om de katalysator te zijn naar leveranciers en partners. Wij hebben onze branche, onze knowhow. Maar een technische firma kan binnen haar domein verder graven naar duurzaamheid. We moeten er dus intern mee bezig zijn, maar ook extern door onze partners te engageren. Pas gaat de bal echt aan het rollen. Want er liggen nog veel opportuniteiten. Een locatie vinden die een green label heeft, dat is geen probleem. Er zijn ook al heel wat cateraars die hier bewust mee bezig zijn. Maar er zijn nog veel spelers die nog niet mee zijn. Want het gaat om veel meer dan alleen maar LED-verlichting.”
Tom Bellens: “Iedereen kan zijn accenten leggen. De ene investeert meer dan andere. Maar als er leveranciers zijn die zich onderscheiden, dan zullen we daar allemaal graag mee werken. Het is iets waar we allemaal beter van worden.”
Wim Voss: “Geen enkele klant heeft ons gevraagd om te beginnen met recycleren, we hebben zelf dat initiatief genomen. Maar intussen komen we er wel mee naar buiten, en halen we er ook klanten mee binnen. Het is een bewustzijn dat moet groeien. Als we er meer over gaan praten, zullen meer klanten en leveranciers volgen.”
Tom Bellens: “Duurzaamheid heeft ook betrekking op de mensen in ons beroep. Hoe gaan we zorgen dat mensen lang in onze sector kunnen blijven werken. Het verwondert mij nog altijd hoe weinig mensen tien jaar in deze sector blijven. We verliezen mensen door verschillende redenen: er wordt veel van hen verwacht, de onregelmatige uren… Wij zijn geen duurzame sector naar mensen toe. Dus moeten we de vraag stellen: hoe kunnen we een inclusieve sector worden, waarin meer mensen de kans krijgen zich te ontplooien?”

“In overheidsaanbestedingen zie je steeds meer punten op sustainability. Iedereen is die klik aan het maken, en het is onze taak om dit maximaal te faciliteren.”

Naar een gemeenschappelijke standaard?

Tom Bellens: “Iedereen doet individueel iets, en dat is heel mooi. Maar ik denk dat we dit ook vanuit ACC eens moeten bekijken. Een gezamenlijke aanpak, waarbij we onze manier van werken kunnen voorleggen aan de overheid. Dan hebben we een soort standaard om naar te refereren.”
Niels Goyvaerts: “Ik denk dat we als sector moeten tonen dat we het kunnen en dat we er klaar voor zijn. En dat we die knowhow zeker mogen delen met elkaar.”
Geert Vanoverschelde: “Toch zou ik oppassen om opnieuw groot label te willen creëren. We moeten laagdrempelige manieren zoeken om te tonen waar we mee bezig zijn. Het is misschien interessant om duurzaamheid zwaarder te laten doorwegen bij de BEA Awards.”
Bert Knuts: “Ook de vakmedia zouden hier meer aandacht aan mogen besteden. Duurzame events mogen meer in de kijker komen te staan. Zo krijgen andere agentschappen en leveranciers het signaal dat ze een tandje mogen bijsteken.”
Alexandre Velleuer: “Met de Circular Event Toolkit die we onlangs hebben gecreëerd, wilden we alle goede circulaire praktijken verzamelen en toegankelijk maken voor elke eventorganisator. We nodigen iedereen uit om het te gebruiken en ons te helpen om het bij te werken met innovaties en nieuwe spelers.”
Tom Bellens: “Ondanks het feit dat duurzaamheid niet wordt opgelegd, en het niet verplicht is, zijn we er als sector toch mee bezig. En niet vanuit winstbejag, integendeel. Wij doen het toch maar weer, als creatieve sector.”