Event management

Jul 6, 2020, 1:20
“Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart”

“Risico’s in kaart brengen voor een veilige heropstart”

09 juni 2020

Hoewel de geldende coronamaatregelen de eventwereld nog steeds lam leggen, bereidt de sector zich voor op een mogelijke heropstart. De voorbije weken werd er door de Alliantie van Belgische Eventfederaties (ACC, Febelux, BESA & BECAS), Toerisme Vlaanderen en EventFlanders hard gewerkt aan het Event Risk Model, een tool om de risico’s van een evenement, groot of klein, in kaart te brengen en aan te pakken. De initiatiefnemer van dit model, Hans Perquy van het agentschap MeetMarcel, geeft meer uitleg.

“Sinds het begin van de COVID19-problematiek is ACC, ook in alliantie met de andere federaties, heel actief geweest”, zegt Hans Perquy. “Hun aandacht ging in de eerste plaats natuurlijk naar steunmaatregelen zoals hinderpremies en technische werkloosheid. Maar tegelijkertijd was het belangrijk om ook al werk te maken van de heropstart, een soort exit-strategie voor onze sector. Iedereen weet dat evenementen pas als laatste terug zullen worden opgestart. Een volledig COVID19-vrij evenement kan misschien pas opnieuw binnen een jaar, wanneer iedereen gevaccineerd is. Maar ook in tussentijd moeten we toch weer evenementen kunnen organiseren. We spreken in die situatie over een ‘accepted risk’. We moeten dus het risico in kaart brengen. En daarvoor hebben we dit model ontwikkeld.”

Stevig onderbouwd

Het huidige Event Risk Model is het resultaat van een denkoefening waarbij verschillende partijen werden betrokken. “We zijn gestart met een leeg blad en beginnen nadenken over de risico’s van een breed gamma aan evenementen, om dit vervolgens in een model te gieten. Vanaf een bepaald moment was er de noodzaak om dit, los van onze evenementiële ervaring, ook wetenschappelijk te gaan onderbouwen, en werd de cel Publieke Impact van de Karel de Grote Hogeschool betrokken. Zo hebben we dit verder bijgeschaafd tot een model met concentrische cirkels: het evenement staat in het midden, met daarrond vier kwadranten: place, people, programma en planning.”

Hoofd- en subparameters

In totaal bevat het Event Risk Model 18 hoofdparameters. “Dat zijn de belangrijke parameters die het risico van een evenement bepalen. Denk bijvoorbeeld aan het onderscheid tussen indoor en outdoor, waarbij indoor in deze situatie natuurlijk veel risicovoller is. Binnen de hoofdparameters zijn er dan verschillende subparameters. Dat zijn verzachtende maatregelen die maken dat het risico terug daalt. We meten dus eerst het risico op de hoofdparameter, en vervolgens definiëren we de verzachtende maatregelen op de subparameter.”

Code of Conduct

Eigenlijk wordt er een dubbel document gelanceerd. Want het Event Risk Model komt samen met een begeleidende Code of Conduct. “Deze handleiding geeft uitleg omtrent de maatregelen en omvat tal van tips & tricks. Het start bij de communicatie en eindigt bij de aftercare van een evenement. Hoe moet je de check-in inrichten? Hoe pak je de vestiaire aan? Wat zijn goede beschermende materialen? Wat nemen we mee in de communicatie? Wat met food & beverage? Het zijn allemaal heel bevattelijke aanbevelingen. Allemaal dingen die met gezond verstand zijn opgesteld en steeds wetenschappelijk worden onderbouwd. Verder is het ook de bedoeling dat het generieke gedeelte van het document wordt aangevuld met input uit de omringende sectoren.”

Gecontroleerd publiek leven

Het Event Risk Model toont dat de sector klaar staat om op een positieve manier al werkend uit de crisis te komen. “Een evenement is een fantastische tool om net heel gecontroleerd, bestudeerd en gemodelleerd een groep mensen een schitterende ervaring te laten beleven. Als ik nu even voor MeetMarcel spreek, dan starten veel van onze events in een naakte zaal, waar wij dan vervolgens bepalen welke bezoekersstromen er zullen zijn, welke de looplijnen zijn, waar het materiaal wordt gezet… Wij weten perfect hoeveel mensen er zullen zijn, wij kunnen bepalen waar de in- en uitgangen komen. De belangrijkste regel is nog altijd afstand houden en contacten vermijden. Zoiets kunnen wij perfect aansturen. Eigenlijk is een event de meest geschikte tool om gecontroleerd publiek leven te hebben. Bovendien zit onze sector vol ervaren mensen, die weten hoe ze mensenstromen moeten aansturen.”

Bal in het kamp van de Veiligheidsraad

Intussen kwam het Event Risk Model al op tafel tijdens besprekingen met oa. minister Zuhal Demir en viroloog Marc Van Ranst. “Zij waren erg lovend over het model. Het dossier ligt nu bij de GEES, de groep die de regering adviseert omtrent het afbouwen van de maatregelen. De verwachting is dat zij dit zullen gebruiken in hun exit-strategie voor evenementen. Maar de finale beslissing ligt natuurlijk bij de Nationale Veiligheidsraad. Het is een adviesmodel, maar het is aan de politieke overheid om te bepalen wat ze ermee gaan doen. De beslissing omtrent individuele events is trouwens een lokale bevoegdheid. We zouden graag hebben dat dit model op lokaal niveau wordt gebruikt om advies te geven over evenementen.”     

Perspectief

De belangrijkste boodschap van de Alliantie is een vraag om perspectief. “Wij vragen niet om vanaf 1 juni terug events te mogen organiseren. Dat zou niet goed zijn. Maar we hebben de overheid wel bewust kunnen maken van de inertie van onze sector. Van het feit dat wij toch 2 à 3 maanden nodig hebben om onze klant te informeren, een voorstel te maken, een goedkeuring te krijgen, communicatie op te starten, etc. Daarom is het belangrijk dat men ons een bepaald perspectief in de tijd kan bieden, altijd voorwaardelijk, in het licht van de evolutie van de epidemie. Het is een sterk signaal dat wij als sector komen met een model dat breed wordt gedragen. Wij zijn bewust dat een event - zoals alle zaken in het leven - altijd risico’s zal dragen. Maar we brengen deze in kaart en nemen alle mogelijke maatregelen om ze zo klein mogelijk te houden. Dan kunnen we spreken over een accepted risk. Met het gebruik van het Event Risk Model krijgen bezoekers dus de garantie dat er tot in de kleinste details is nagedacht over de risico’s en dat alle mogelijke maatregelen zijn getroffen. Met deze aanpak tonen we dat we een evenement beheersbaar kunnen maken, door een aantal heel erg duidelijke parameters in kaart te brengen”, zo besluit Hans Perquy.