In de eerste workshop leer je alles over wat het #EventCanvas is, en hoe je het kan toepassen. In de tweede workshop proef, beluister én ga zelf aan de slag met het #Event Canvas. Het invullen van het canvas helpt je om op een betekenisvolle manier na te denken over je event of congres. De workshops zijn zowel gecombineerd als afzonderlijk, net als de rest van het programma van Festivak, gratis te bezoeken.

De workshops worden gegeven door Marga Groot Zwaaftink. Marga ontwerpt al 20 jaar events met een focus op de Nederlandse markt. Ze is  Managing Director van CommGres congresbureau en heeft innovatie op de agenda gezet bij verschillende bedrijven en dat met een pragmatische en enthousiaste aanpak die besmettelijk is voor de teams waarmee zij werkt. Marga leidt de ontwikkeling van Event Design Collective in Nederland en Vlaanderen.

Workshop 1: Design thinking: de grondslag van event design

Iedereen die een event organiseert wil op de een of andere manier het gedrag van stakeholders beïnvloeden. Bezoekers iets leren is hiervan een voorbeeld, net als het versterken van relaties met bezoekers en sponsoren of het motiveren van bezoekers iets te kopen.

Succesvolle events slagen erin gedrag te beïnvloeden, maar vaak is niet precies duidelijk wat de kern van het succes is. Dat komt doordat er vaak nog weinig procesmatig wordt nagedacht over de essentie van een evenement.

Je herkent het misschien wel als jij voor jouw organisatie events organiseert. Er ligt een draaiboek dat elk jaar weer wordt afgestoft en waarin wat aanpassingen ten opzichte van voorgaande jaren worden gedaan. Je baas vindt dat ‘die en die’ spreker per se moeten komen, een ander wil dat ‘die en die’ belangrijke klant ook ruimte moet krijgen en het grootste deel besteed je uit aan een gespecialiseerd evenementenbureau. Het events vindt plaats, iedereen heeft het nog over die ene spreker en die heerlijke lunch en je baas is blij.

Maar is het doel bereikt? Is het gedrag van je belangrijkste stakeholders veranderd? Wat zorgde ervoor dat je event waarde toevoegde ? Deze vragen blijven vaak onbeantwoord, terwijl ze wel degelijk gaan over de essentie van het event. Het EventCanvas kan je helpen om een stap terug te doen, om voor de eerste boekingen betekenisvolle gesprekken te voeren over het event met iedereen binnen je organisatie. En dat levert uiteindelijk een event met impact op.

Workshop 2: Aan de slag met event design voor uw event!

Hoe gebruik je het EventCanvas?

Bij de methode staan de stakeholders centraal. Daarom gaan we eerst een longlist maken met stakeholders. Dat is iedereen die op wat voor manier dan ook betrokken is bij je event: van leverancier tot bezoeker en van sponsor tot ledenraad.

Omdat tijd en budget beperkt zijn en je dus niet aan alle stakeholders evenveel energie kunt besteden, maken we samen vervolgens een shortlist op basis van een analyse van de stakeholders. Je richt je op de partijen die het  meeste macht met betrekking tot het event hebben en/of het grootste belang bij de organisatie ervan hebben. Als je helder hebt op wie je je gaat richten met je event, vullen we voor een van de stakeholders de EmpathyMap in.

Hier vul je onder meer in waar deze stakeholder zich voornamelijk mee bezighoudt en hoe hij zich gedraagt.

Hierna gaan we met het Event Canvas aan de slag. Op www.edco.global  kun je het canvas in hoge resolutie downloaden. Print het canvas uit en hang het op de muur, roep je team bijeen – of liever nog: een mix van mensen uit je organisatie – en ga aan de slag.

Het EventCanvas in de praktijk

Volgens ons is de kracht van het EventCanvas dat je pas in een later stadium gaat nadenken over de werkelijke  invulling van het event. Je begint met een gestructureerd denkproces. Dat heeft als grote voordeel dat wanneer je je voorgestelde event gaat pitchen bij je baas, je al je keuzes kunt onderbouwen.