Waarom zouden bedrijven, organisaties of overheden anno 2025 eigenlijk investeren in live events?

Jean-Baptiste De Bock: “Daar is vandaag meer nood aan dan vroeger. Zowel in de bedrijfswereld als in een institutionele omgeving is het cruciaal om connecties te maken. We werken tegenwoordig meer met online meetings, doen aan thuiswerk, … waardoor de nood aan fysieke contacten alleen maar groter wordt. Emotionele interacties hebben een veel grotere impact en blijven langer hangen. Dat geldt trouwens voor elk type event. Op een event komen mensen elkaar bovendien in een wat meer ongedwongen sfeer tegen.”
Sofie Smits: “Daarnaast zijn events ook de motor voor kennisdeling en teamcohesie, zonder de impactvolle merkbeleving te vergeten. Deelnemers de waarden, de cultuur en de visie van een merk of organisatie laten ervaren blijft een unieke troef. Je kan het belang ervan dus nooit overschatten.”

Van beleving tot duurzaamheid

Wat is de belangrijkste evolutie die jullie in de sector in de 13 jaar sinds jullie oprichting in 2012 gezien hebben?

Jo Dalm: “Ondanks de nood aan face-to-face contact is het toch moeilijker geworden om mensen er nog toe aan te zetten om een event of een beurs bij te wonen. Mensen staan zeker nog open voor events, maar ze zijn kritischer geworden en verkiezen kwaliteit boven kwantiteit. Een event moet tegenwoordig een echte experience zijn, het moet alle zintuigen prikkelen.”
Sofie Smits: “Alle events worden tegenwoordig op sociale media gedeeld, waardoor ze er niet alleen content-matig, maar ook visueel moeten bovenuit steken. De lat wordt hierdoor telkens hoger gelegd.”
Jo Dalm: “Dat heeft natuurlijk gevolgen voor de budgetten van een event. Die kunnen hoger komen te liggen. En ondertussen is duurzaamheid – beter bekend onder het drieletterwoord ESG – niet langer optioneel. Daarom zetten we met OFCORES in op het gebruik van materialen die gerecycleerd kunnen worden en op het beperken van de ecologische voetafdruk waar mogelijk. Ook op het vlak van catering is er veel veranderd. Vegetarisch en vegan zijn momenteel de norm. Dat heeft soms gevolgen voor de budgetten van een event. Het is aan ons om hierover te waken.”
Jean-Baptiste De Bock: “Gelukkig helpt de technologie om efficiëntie-winsten te boeken. Eventmanagement tools, apps, check-in systemen, QR-codes, streaming-platforms en AR/VR-ervaringen zijn geïntegreerd in bijna elk event. Deze tools helpen ook om meer inzicht te krijgen op het vlak van data, wat leidt tot meer gepersonaliseerde content en een grotere focus op een meetbare ROI.”
Sofie Smits: “Ik voeg daar graag de trend aan toe dat deelnemers aan een beurs of een congres er steeds meer van uitgaan dat er ook vergaderzalen of phone booths beschikbaar zijn. Zeker na de coronaperiode is de manier van werken veranderd. Thuiswerk is helemaal ingeburgerd geraakt waardoor meetings en calls niet alleen op kantoor kunnen plaatsvinden. Events moeten hierin ook mee-evolueren.”

Data en AI veranderen de sector

En welke evolutie verwachten jullie voor de komende jaren?

Sofie Smits: “De belangrijkste trend is het belang van data voor onze klanten. We verwachten de komende jaren dan ook een verdere focus op technologie. Nieuwe tools zullen nog meer mogelijkheden geven tot data & analyse. Daar ondersteunen we onze klanten graag in.”
Jo Dalm: “De grootste impact in de komende jaren zal waarschijnlijk van AI komen. Het zal ervoor zorgen dat het organiseren van events veel gemakkelijker zal verlopen. En dat heeft dan weer een effect op de rol van een event agency. We zullen nog meer een strategische, een creatieve en een logistieke partner worden voor onze klanten.”
Jean-Baptiste De Bock: “Wat momenteel aan de gang is, komt nog voort uit de coronacrisis. Toen zijn heel wat capabele en ervaren mensen uit de sector verdwenen. Dat voelen we nog steeds, zowel bij locaties, hotels, cateraars, AV-bedrijven, ... We hebben zelf het geluk om te kunnen rekenen op een team bestaande uit ervaren mensen en jong talent met de juiste drive, die klantgerichtheid en service steevast op de eerste plaats zetten. Dit is tegenwoordig zeker niet vanzelfsprekend. Event Manager staat immers steevast in de top 10 van meest stressvolle jobs. Dus kudos naar ons team!”

Jullie zijn heel sterk internationaal georiënteerd. Wat is het verschil tussen events in België en in andere – al dan niet Europese – landen?

Jo Dalm: “Het niveau van events in België ligt heel hoog. Dat heeft tot gevolg dat internationale corporates en organisaties Belgische event agencies inschakelen voor hun internationale projecten. De expertise is belangrijker geworden dan de geografische ligging van een agency. Zo hebben wij een klant die is gebaseerd in Singapore en met ons werkt voor zijn events wereldwijd. Wij zien het alleszins als onze taak om technische kennis te koppelen aan een focus op details. Wij streven wereldwijd dan ook naar dezelfde standaard, waarbij we de lat steeds hoger willen leggen.”
Jean-Baptiste De Bock: “Het geeft aan dat het organiseren van events ondertussen zoveel verschillende dimensies bevat: van locatie scouting, naar registraties en catering, over standenbouw tot het verzekeren van een ervaring die alle zintuigen prikkelt. Een agency moet een ‘jack of all trades’ zijn. Maar het klopt, België heeft op dit vlak een heel hoog niveau. Dat heeft ook te maken met het feit dat we een klein land zijn, maar wel met heel wat instituties en best wel wat grote corporates… En we zijn polyglot, wat ook helpt. Ik denk te mogen stellen dat events een exportproduct van België is dat minstens even goed is als bier of chocolade.”

Van full service tot experiental marketing

Hoe probeert OFCORES zich te onderscheiden van andere agencies?

Sofie Smits: “Events draaien om connecteren en dat geldt ook voor een agency. Wij focussen heel erg op de connectie tussen ons team en onze klanten. Hoe we dat realiseren? We positioneren experten ter aanvulling van de inhouse expertise bij onze klant, om de integrale organisatie van een project te garanderen. We vinden het hierbij belangrijk om mee te denken en niet enkel een opdracht uit te voeren. Intern kiezen we heel bewust voor een vlakke structuur en zijn we zeer betrokken bij de dagelijkse werking en de organisatie van events. Zo zorgen we er elke keer voor dat minstens één van ons drie betrokken is bij elk event dat we organiseren. Dat zorgt meteen voor een natuurlijke connectie met onze klanten.”

Eerder in dit interview gaven jullie aan dat een event agency een ‘jack of all trades’ moet zijn. Hoe blijven jullie evolueren om dit te verzekeren?

Jo Dalm: “We zijn geëvolueerd naar een full service event agency. Wat dat betekent? Het startpunt is uiteraard event management. Het organiseren van een event van a tot z. Naast deze pijler zetten we in op drie andere services die ten dienste staan van dat perfect georganiseerde event. Ten eerste is er de Efficient Communication van het event, zowel voor, tijdens als na het event. Ten tweede is er een luik ‘Experiental Marketing’. Het doel is om een emotionele connectie te creëren tussen het merk en de consument, door hen actief te betrekken in de merkbeleving. Mensen onthouden ervaringen beter dan advertenties. Vermits de verwachtingen van de bezoekers hoger liggen, moeten we meer aandacht besteden aan hun ervaring, op alle vlakken. Maar het kan even goed gaan over de modernste scanners bij de ingang, die real time printing mogelijk maken. Het derde luik ‘Technology’ is hieraan gelinkt. Onze passie voor technologie sinds de opstart van het bedrijf zorgt voor een interne drive om technologie te omarmen, de nodige research te doen en regelmatig te experimenteren”

Een scharnierjaar vol ambities

Kunnen jullie wat meer vertellen over jullie evolutie en jullie ambities?

Sofie Smits: “2025 is een scharnierjaar voor ons. Met Jo is een derde persoon toegetreden tot ons management. Jo is al jaren actief in de event- en beurzensector en sinds 2021 werkzaam bij OFCORES.”
Jean-Baptiste De Bock: “We vonden het belangrijk om op managementniveau onze structuur te versterken. Dat zal ervoor zorgen dat we in de toekomst de pieken – kenmerkend voor onze sector – kunnen omzetten in golven. Jo brengt ook extra expertise binnen, net als andere ideeën.”
Sofie Smits: “Daarnaast verhuisden we ook naar Wivina Offices, in een voormalig klooster in Dilbeek. En tot slot is ook het team uitgebreid tot 14 vaste medewerkers en een aantal freelancers, wat het totaal op zo’n 20 brengt.”

Dit betekent dat jullie groei verwachten. Waarom denken jullie dat?

Jo Dalm: “We zijn ervan overtuigd dat ons uniek profiel voor meer opdrachten gaat zorgen. Als Belgisch agency organiseren we uiteraard heel wat corporate en institutionele projecten in België. Maar de helft van onze events vinden plaats in het buitenland: van Europa, over de Verenigde Staten, tot Azië en Afrika. Die ervaring sterkt ons in de wetenschap dat we nog verder kunnen diversifiëren. Intussen beheersen we alle aspecten van zowel corporate als institutionele projecten: van congressen en conferenties, over beurzen en expo's, tot teambuildings en allerhande corporate events. En we voelen ook de groei al. In 2024 organiseerden we zo’n 80 events, na de eerste jaarhelft van 2025 staat de teller op bijna 60.”

Wat is dan jullie einddoel?

Jean-Baptiste De Bock: “We willen alle expertise die we de afgelopen jaren hebben opgedaan, inzetten om nog meer klanten te overtuigen en om bestaande klanten te motiveren om events als een strategisch investering te zien en niet louter als een kost. Als ondersteunende partner leggen we de lat telkens hoger en willen we de vooropgestelde doelen overstijgen.”
Jo Dalm: “Naast groei bij institutionele klanten willen we ons nog meer ontwikkelen tot een 360°-partner voor corporate klanten, door hen het volledige spectrum van events aan te bieden en dit in binnen- en buitenland. Zo willen we niet het allergrootste event agency worden, maar wel de meest gewaardeerde partner die telkens het verschil maakt.”
Sofie Smits: “En op weg naar onze doelen willen we vooral memorabele en leuke momenten beleven met onze partners en ons team. Dat blijft toch een ongelooflijk belangrijke factor om onze job met plezier te blijven doen.”