Mathieu D’Hondt (Blue Moon): “Ik denk dat het een goed jaar is geweest voor ons bedrijf en voor onze sector. Ik vind wel dat de mensen veeleisender zijn geworden. Klanten hebben meer kennis van zaken dan voor de crisis, en dat is een goede zaak. Er kan veel, maar als het niet goed is, word je er terecht op afgerekend.”
Stefan Roosens (Auvicom): “Mensen zijn veeleisender, kritischer en durven achteraf ook discussiëren over kleine punten. Sociale media zijn wat dat betreft gevaarlijk. Als er iets mis gaat in een zaal, zijn mensen er als de kippen bij om hun beklag te doen op Twitter.”
Mathieu D’Hondt: “Klanten zijn ook meer bewust van het resultaat dat ze kunnen verwachten. Vroeger was men al tevreden als er een groot projectiescherm was. Vandaag moet het ook allemaal haarscherp zijn. Men verwacht geen materiaal, men verwacht een resultaat.”
Stefan Roosens: “We krijgen soms aanvragen met de melding: “Ik wil dit”, met dan een YouTube-link eronder.”
Peter Robberechts (PRG): “Klanten weten meer, zien meer, en door de sociale media zijn ze sneller op de hoogte wat iemand anders gedaan heeft in Bangkok of in Londen… Men weet dus wat er mogelijk is, maar daarom begrijpt men nog niet wat daarvoor technisch allemaal nodig is. De verwachting en het budget dat men er tegenoverstelt… die liggen vaak ver uit elkaar.”

“Klanten weten meer, zien meer, en door de sociale media zijn ze sneller op de hoogte wat iemand anders gedaan heeft in Bangkok of in Londen”

Joost Machiels (Phlippo Group): “Het hangt ook af hoe de aanvraag binnenkomt. Als men zegt: wij willen jullie betrekken bij het ontwerp van het evenement, dan kunnen we veel meer op maat van de van de klant gaan werken - ongeacht of er een ontwerper bij betrokken is of niet - en mooiere dingen gaan doen. De pitches nemen af. We gaan ze ook sneller afstoten. Wij moeten zelf de klanten een beetje sturen. Kunnen we samen groeien of niet?”
Ben Rouffa (DB Video): “Een van de leuke evoluties is dat de eventbureaus, onder invloed van YouTube en sociale media, sneller op ons afstappen met de vraag: onze eindklant wil dit resultaat, hoe kunnen jullie ons daarbij helpen? Je zit veel vroeger mee in dat proces van iets creatief uit te denken. Door het feit dat je mee aan het ontwikkelen bent, ben je voor 80% zeker dat je dat project binnenhaalt. Er kruipt veel meer voorbereidend werk en creativiteit in, maar het loont op het einde van de rit.”

Last minutes: nog steeds een vaak voorkomende gewoonte

Hoewel de AV-bedrijven graag zo vroeg mogelijk mee aan tafel zitten, worden ze nog heel vaak op het laatste ogenblik ingeschakeld.
Ben Rouffa: “Op vlak van last minute beslissingen wordt het steeds erger. Sommige producties zijn heel afhankelijk van de ticketverkoop. Daarom krijg je soms pas heel last minute beslissingen. Events die pas drie dagen op voorhand bevestigen. Soms kan men de crew dus pas heel laat bevestigen.”
Stefan Roosens: “In de corporate sector is dat ook zo. Men heeft een bepaald budget, en wij krijgen soms het laatste uit de pot. Maar we kunnen onze prijzen niet blijven naar beneden laten gaan. Het is niet makkelijk om dan nog die goede solide service te geven waar je voor staat. Je moet dus weleens een project weigeren omdat je bang bent dat je aan die voorwaarden niet voldoende kwaliteit kan brengen. Je probeert niet teleur te stellen, maar je probeert ook je naam hoog te houden. Dat is een evenwicht dat je moet zoeken.”

“Je moet dus weleens een project weigeren omdat je bang bent dat je aan die voorwaarden niet voldoende kwaliteit kan brengen.”

Peter Robberechts: “Bij last minute aanvragen hoor je weleens: “zie maar wat je nog op het schap hebt liggen”. Maar er is geen schap meer. Al ons materiaal is constant in beweging. Hoe sneller men beslist, hoe goedkoper ik het kan aanbieden.”
Mathieu D’Hondt: “Hier zit ook wel een opportuniteit. Door mee te surfen op de golf van digitalisering kunnen we ook de efficiëntie nog voor een stuk gaan verhogen. We hebben wel allemaal een inventaris, maar we moeten daar verder in kunnen gaan. Om elkaar te helpen. Ik weet niet hoe ver we daarin kunnen gaan, maar er liggen opportuniteiten.”
Ben Rouffa: “Bij ons het vooral een probleem van crew. Als je bij terugkerende events dezelfde crew kan inzetten, dan sta je al een stap verder. Maar als men zo lang wacht met bevestigen, kan je die vaste crew niet vrijhouden. En dan zit je met een freelancer op dat project, die dan een junior tegenkomt die het ook voor de eerste keer doet… en dan loopt het allemaal veel stroever. Als wij van dag 1 kunnen zeggen: die heeft dat al gedaan, gebruik zijn ervaring! Dan kan men een betere service leveren.”
Peter Robberechts: “Er wordt heel hard gewerkt in onze sector. We verwachten veel van onze crew. En er zijn er veel die erg geliefd zijn, en die echt hun opdrachten kunnen kiezen. Wil je de beste mensen, dan moet je dit ruim op tijd vastleggen.”

Bovenstaande werd genoteerd tijdens een rondetafelgesprek met zes Belgische AV-leveranciers voor de eventsector. Het panel bestond hierbij uit Juul Van Gils van AS Technology, Stefan Roosens van Auvicom, Mathieu D’Hondt van Blue Moon, Ben Rouffa van DB Video, Joost Machiels van Phlippo Group en Peter Robberechts van PRG.

Binnenkort leest u het vervolg: “AV-leveranciers zetten in op crew en veiligheid”.

Blijf dus Eventnews.be volgen…