Onlangs lanceerden ACC, UBA en UMA de vernieuwde Pitch Guidelines: een stevig gedragen set richtlijnen die pitches voor communicatie- en eventbureaus transparanter, efficiënter en eerlijker wil maken. Want te vaak nog zijn pitches een race tegen de klok, een inspanning zonder vergoeding, of een procedure waarvan de winnaar al vooraf lijkt vast te liggen. Het charter stelt hier duidelijke grenzen aan en reikt heldere principes aan: transparantie, verantwoordelijkheid en fair play. Op basis van deze leidraad presenteren wij enkele essentiële do’s en don’ts die opdrachtgevers kunnen helpen om pitches slimmer en respectvoller te organiseren – én zo betere resultaten te halen. Want een selectieprocedure die fair en transparant verloopt zorgt ervoor dat weinig agencies afhaken en dus de kans op een kwalitatieve match groter is.

Do: Evalueer of je selectieprocedure een pitch hoeft te zijn.

Vaak is een pitch niet de beste selectieprocedure voor de juiste partner. Een vraag naar credentials van een gelijkaardige opdracht, geeft vaak evenveel inzicht wie een goede partner kan zijn zonder de inspanning van een pitchprocedure voor zowel opdrachtgever als agencies.

De guidelines stipuleren een min. te besteden budget om een pitch te rechtvaardigen. Voor Event agencies is dat 100K. Reserveer de uitgebreide pitchtrajecten voor grotere of langdurige samenwerkingen, en ga daar dan ook volwaardig mee om.

Do: Beperk het aantal deelnemende bureaus tot drie

Een pitch opzetten is tijdrovend – voor zowel opdrachtgever als deelnemende bureaus. Elk bureau investeert uren aan strategie, creatie, interne meetings en presentaties. Door het aantal deelnemers te beperken (bij voorkeur tot drie - eventueel vier voor overheidsopdrachten), verhoog je de kwaliteit van de voorstellen én toon je respect voor ieders tijd en middelen.

Don’t: Bureaus uitnodigen “om de lijst aan te vullen”

Soms krijgen bureaus tijdens het pitchproces het gevoel dat de keuze eigenlijk al gemaakt is. Of dat ze enkel zijn uitgenodigd om de schijn van keuzevrijheid te wekken, bijvoorbeeld bij overheidsopdrachten. Zo’n werkwijze is niet alleen onethisch, ze zorgt er ook voor dat toekomstige pitches op wantrouwen botsen.

Nodig enkel bureaus uit die écht kans maken om geselecteerd te worden. Open en eerlijke communicatie over verwachtingen, criteria en motivatie voorkomt frustratie en teleurstelling aan beide kanten.

Do: Voorzie een duidelijke en volledige briefing

Een goede briefing is het fundament van een sterke pitch. Neem de tijd om voldoende context mee te geven: wie ben je als organisatie of merk, wat is je doelstelling, welk probleem wil je oplossen, wat is de scope en het budget?

Volgens het charter moeten ook de beoordelingscriteria, de namen van de andere deelnemers, en de planning van het hele proces transparant gedeeld worden. Bureaus werken dan op basis van dezelfde informatie en kunnen gericht toewerken naar relevante, realistische voorstellen.

Don’t: Onrealistische of vage deadlines opleggen

Kwaliteit vraagt tijd. Toch zien we nog te vaak pitches met een doorlooptijd van enkele dagen of net voor een vakantieperiode. Resultaat? Half afgewerkte voorstellen, oppervlakkige ideeën en overwerkte teams – geen basis voor een duurzame samenwerking.

Voorzie voldoende voorbereidingstijd op maat van de opdracht. Het charter geeft als richtlijn: “drie weken zijn nodig voor een strategische aanbeveling, gevolgd door twee weken voor een gedetailleerd voorstel.”. Voorzie ruimte voor feedback, vragen en tussentijdse afstemming. En communiceer tijdig over wijzigingen in het proces.

Do: Compenseer bureaus voor hun werk

Een pitch vraagt een stevige investering van tijd, mensen en middelen. Denk aan strategen, creatieven, copywriters, grafici, planners… Al dat werk verdient erkenning – ook als het niet leidt tot een opdracht.

Daarom adviseert het charter om pitchvergoedingen toe te kennen aan niet-geselecteerde bureaus. Dit zorgt niet alleen voor meer motivatie en betrokkenheid, het verhoogt ook de kwaliteit van de voorstellen. De vergoedingen hoeven niet exuberant te zijn, maar ze maken een wereld van verschil in perceptie.

Don’t: Creatieve voorstellen gebruiken zonder contract of vergoeding

Het gebeurt meer dan we willen geloven: ideeën die tijdens een pitch gedeeld worden, duiken later op in campagnes – zonder dat het bureau werd gekozen of gecompenseerd. Dit is niet alleen juridisch discutabel, het schaadt ook het vertrouwen in de sector.

Alle voorstellen blijven het intellectueel eigendom van de bureaus, tot een formeel contract daar anders over beslist. Wil je een idee gebruiken van een niet-geselecteerd bureau? Dan hoort daar een vergoeding bij. Punt.

Do: Geef eerlijke en constructieve feedback

Een goede debriefing is goud waard – zowel voor het bureau als voor de opdrachtgever. Wat werkte, waar zat men mis, waarom werd er gekozen voor optie A en niet B? Door hier transparant over te zijn, geef je bureaus de kans om te leren en te groeien.

Bovendien versterkt dit het imago van jouw organisatie als professionele en respectvolle opdrachtgever. En wie weet werken jullie in de toekomst alsnog samen op een andere manier.

Do: Behandel het pitchproces als het begin van een samenwerking

De toon die tijdens een pitch wordt gezet, zegt veel over hoe de verdere samenwerking eruit zal zien. Werk je respectvol, transparant en goed georganiseerd? Dan is de kans groot dat je ook daarna een goede relatie opbouwt met je bureau. Een pitch is geen einddoel, maar het startpunt van een gezamenlijk traject. Investeer daar ook als opdrachtgever in, met duidelijke communicatie, eerlijke criteria en wederzijds respect. Een pitch is een proces om de juiste langetermijnpartner te vinden, met wie je inhoudelijk, organisatorisch en menselijk een klik hebt. Creativiteit is daarbij belangrijk, maar even belangrijk zijn aanpak, flexibiliteit, visie, transparantie en samenwerking. Laat je dus niet verblinden door één flitsend idee, maar kijk naar het totaalpakket.

Wil je het volledige Pitch Charter nalezen of je eigen pitchproces hierop afstemmen? Surf naar https://www.acc.be/tool/pitch-charters-and-procedures  of raadpleeg de aanbevelingen van UBA en UMA.