Vaste & tijdelijke locaties

Sep 18, 2021, 22:02
BMCC zoekt een Event Coördinator

BMCC zoekt een Event Coördinator

19 augustus 2021

Het nieuwe Beurs-, Meeting- en Congrescentrum (BMCC) op het Beursplein in Brugge opent haar deuren in januari 2022. Voor de uitbreiding van het team is BMCC momenteel op zoek naar een Event Coördinator.

Taken: 

Tijdens de voorbereiding van het event:

  • Je werkt nauw samen met de Sales & Marketing Coördinator, die zorgt voor een vlotte overdracht nadat een dossier wordt bevestigd.
  • Je woont voorbereidende vergaderingen met organisatoren bij en zorgt voor een vlot plaatsbezoek in het BMCC.
  • Je vraagt de catering aan bij preferentiële cateraars van het BMCC en bespreekt dit verder met de klant en cateringpartner.
  • Je bekijkt samen met de klant welke audiovisuele wensen er zijn en volgt dit verder op met de Facility Coördinator en eventuele onderaannemers.
  • Je maakt een draaiboek van het evenement (onthaal, timings, techniek, catering, op- en afbouw, …) en bespreekt dit met de klant tijdens voorbereidende meetings, site visits, …
  • Je coördineert extra wensen van de klant via eventuele onderaannemers (meubilair, standenbouwer,…).
  • Je vult proactief en tijdig alle informatie tot in het detail in de planningstool in.
  • Je stemt alle afspraken af met de diverse teams binnen het BMCC.

Tijdens het event:

  • Jouw aanwezigheid tijdens het event is essentieel voor het opvolgen van het hele draaiboek volgens alle gemaakte afspraken, ook de financiële. Bij eventuele problemen weet je creatieve oplossingen te bieden.
  • Je bent het centraal aanspreekpunt voor de klant en koppelt gedurende het event terug naar de diverse teams van het BMCC.
  • Je bent het centraal aanspreekpunt voor de cateraar en andere betrokken partners (audio/video, meubilair, standenbouw, …)

Na het event:

  • Je coördineert samen met de Facility Coordinator van BMCC de afbouw van het event.
  • Je zorgt voor een goede debriefing na het event met alle onderaannemers en met de klant.
  • Je maakt een evaluatie op van het event en weet leerpunten voor de toekomst te detecteren.
  • Je maakt alle administratie in orde en verzorgt de facturatie van het event in samenspraak met de directie.

Andere taken:

  • Algemene ondersteuning op vlak van rapportering, sales en administratie.
  • Voorbereiding, realisatie en follow-up van site visits.
  • Algemene rapportage en klassement.

Aanbod:

  • We bieden een boeiende baan met een uniek nieuw product en ruimte voor persoonlijke initiatieven binnen een team in volle groei.
  • We bieden een salaris conform je capaciteiten en aantrekkelijke extralegale voordelen (hospitalisatieverzekering, aanvullend pensioen, maaltijdcheques, kilometervergoeding, terugbetaling trein- en/of busabonnement).
  • We bieden een voltijds contract van onbepaalde duur.
  • Je bureau is zeer vlot bereikbaar met het openbaar vervoer of met de wagen.

Functievereisten

Profiel
:

  • Je hebt een bachelor diploma en/of relevante werkervaring in een gelijkaardige functie.
  • Je spreekt perfect Nederlands, hebt een zeer goede kennis van het Engels (mondeling en schriftelijk). Extra talen zijn een plusplunt.
  • Je inzet en goede communicatievaardigheden maken van jou een klantgerichte medewerker.
  • Je bent technisch en vooral organisatorisch sterk onderlegd en hebt oog voor detail.
  • Je bent flexibel en denkt oplossingsgericht.
  • Kennis van de toeristische sector en/of de beurs- en congreswereld is een pluspunt.
  • Je bent een echte teamplayer. Je werkt in een klein team en bent niet bang om af en toe ook andere taken van collega’s over te nemen.
  • Je bent bereid om te werken met flexibele uren, avond- en weekendwerk.
  • Je werkt zowel zelfstandig als in team, bent goed georganiseerd en kan overweg met deadlines.

Voorwaarden:

Je slaagt voor een selectieprocedure bestaande uit een schriftelijke en een mondelinge proef en een persoonlijkheidsonderzoek op het profiel van de functie.

Solliciteren kan tot 13/9/21 via deze link: https://bmccbruges.recruitee.com/o/event-coordinator/c/new.

 

Meer van BMCC :