Goede klanten voor je winnen. Talentvolle medewerkers rekruteren. Of ze allebei nog sterker aan je organisatie binden. Laten zien dat je er terug staat. Of juist dat je een totaal andere weg inslaat. Er zijn maar weinig objectieven die je niét met een event kan realiseren. Het is dan ook belangrijk vooraf scherp te formuleren wat je precies wilt bereiken. Bijvoorbeeld: 

• Doelgroep laten kennismaken met je nieuwe product range
• Thought leadership binnen je sector claimen
• Een menselijk gezicht geven aan je customer service
• Je profiel als familievriendelijk, sociaal voelend bedrijf accentueren
• Het nieuwe werkjaar goed inzetten
• Je medewerkers bedanken voor ‘the extra mile’
• ...

Moét dat dan, doelstellingen? zien we je denken. Bij een event komt zoveel kijken dat dit misschien wel het minst van je zorgen is. Toch is het belangrijk er bij stil te staan.

By the way: wil je niéts over het hoofd zien? Dan is het artikel ‘Succesvol een evenement organiseren? Dat doe je zo.’ op de blog van Kinepolis Business een must.

Een event met impact

Niets houdt je tegen om ‘zomaar’ een feestje te bouwen. Maar voor hetzelfde geld creëer je ook een serieuze meerwaarde. Waarom zou je die laten liggen? Neem de tijd om op te lijsten wat je wilt bereiken met je event. Want dat worden de krachtlijnen. Die maken het je makkelijker om knopen door te hakken, de rode draad doorheen je communicatie consequent door te trekken én: impact te hebben.

VOOR HET EVENT: creëer een BUZZ

Een uitnodiging rondsturen en klaar? Zo eenvoudig is het niet. Informeren is niet genoeg. De kunst bestaat erin een ‘buzz’ te creëren. De nieuwsgierigheid is gewekt, er wordt over gepraat, de spanning groeit. Iedereen wil erbij zijn. Hoe  je dit effect?

• Begin tijdig te communiceren rond je event. In de ideale wereld stuur je 12 weken vooraf een SAVE THE DATE uit.
• Je hoeft niet meteen alles te vertellen. Ondertussen krijgt je programma vorm. Bouw de suspense op en betrek je gasten erbij.
• Die suspense opbouwen kan je perfect op een Facebookpagina voor je event. Zeven tips om dit te doen lees je op de Kinepolis Business blog.
• Leuke features zijn: een aftelklok, ‘behind the scenes’ filmpjes, videoboodschappen van sprekers die een tip van de sluier oplichten, actuele posts rond je thema.
• Vergeet LinkedIn niet. Voor B2B events is deze ‘professionele Facebook’ een prima omgeving. Ook Instagram leent zich perfect.

Bouw een content cluster uit

Nog een belangrijke tip: communiceer niet alleen over het event zelf, maar ook over het thema en de inhoud ervan. Vat dit samen in enkele begrippen. Dit worden dé keywords voor je content, je blogartikels en social posts in die periode, ook na het event. Bouw een content cluster op. Focus in je content op:

• Herkenbare problemen die jouw producten/diensten oplossen;
• Veelgestelde vragen (pols bij de klantendienst);
• Actuele vraagstukken die er direct mee te maken hebben.

Op die manier wordt het event een geïntegreerd onderdeel van je communicatieplan.

TIJDENS HET EVENT: laat anderen mee-beleven

Ook tijdens het event zijn er veel kansen om te communiceren. Heb je het dan te druk, denk je? Het moet zeker lukken om een ‘live gevoel’ op te roepen voor wie er (helaas!) niet bij kan zijn.

• Deel een stuk van het event live via Facebook of YouTube.

Laat medewerkers filmen met hun smartphone voor de aftermovie.

• Post foto’s op Instagram stories en vermeld ze in je highlights, dan blijven ze lang zichtbaar.
• Kies een leuke stijl die je overal doortrekt. Communiceer over je publiek, de sfeer, setting, inhoud, de catering, …
• Creëer en communiceer een speciale hashtag voor je event, zoals #Janssensverjaart of #Hedgefund2.0
• Deel de dag zelf nog een 1ste review van het gebeuren. Heet van de naald!
• Stop geen oude brochure of tijdschrift in je goodiebags, maar up-to-date, relevante content.

Denk vooraf na hoe je gasten met vragen ongestoord te woord kan staan. Kies daarom voor een locatie waar niet alleen plenaire presentaties, recepties en walking dinners mogelijk zijn, maar ook rustige gesprekken rond infostandjes, in zithoekjes en zo meer. De eventbouwers van Kinepolis Business kunnen je hier zeker bij helpen.

NA HET EVENT: haal het onderste uit de kan

Event geslaagd? Dan mag je klinken op de prestatie samen met je team.

Maar dan: weer aan de slag. Maak volop content uit je event, haal het onderste uit de kan.

Een aftermovie is altijd welkom. Er bestaat software (ook gratis) om uit smartphone videomateriaal een leuk filmpje te monteren. (Videocontent wordt in verhouding héél druk bekeken op social media!) Deel presentatieslides en andere content van je sprekers via social media. Markante quotes zijn super social mediaproof! Laat sprekers terugblikken op het succes. En zo meer. Er is veel meer mogelijk dan je denkt!

Event in het vooruitzicht? Over naar https://business.kinepolis.be/over-kinepolis.