Met het jaarlijkse wereldfeest wil Fiesta Mundial zoveel mogelijk mensen bereiken en op een aangename manier hun mondiaal en duurzaam bewustzijn aanspreken.

"Ons doel is om zowel de bekommernis om de mensen en onze planeet, als de opbrengsten harmonieus en duurzaam met elkaar in evenwicht te brengen", vertelt Guy Bylemans. "We werken samen verschillende partners uit de regio om op die manier de verbondenheid doorheen de verschillende lagen van de bevolking te stimuleren. Fiesta Mundial brengt een positieve boodschap over een wereld in verandering en doet dat met een mix van optredens, workshops, animaties, (dans)initiaties enz. en dat voor een zeer breed publiek. Voor de organisatie, inclusief de op- en afbouw van het feest, doen we beroep op vrijwilligers die vaak tot lokale verenigingen behoren die zich ook zelf in de sfeer van de Noord-Zuidverbinding bewegen. In totaal gaat het om een 500-tal medewerkers die samen ruim 5.000 werkuren presteren en letterlijk honderden taken verrichten. In het verleden zaten we vaak uren en uren te puzzelen met Excel-sheets om de gigantische planning enigszins overzichtelijk te houden. Het kostte ons veel tijd en nog veel meer moeite om iedereen te registreren, te informeren over hun taak, op te volgen enz. Wij hadden duidelijk nood aan een specifieke softwaretool en Beeple, waar ik eigenlijk toevallig op gestuit ben, had die in huis. Zij hebben ons planningsprobleem opgelost, waardoor wij veel energie en moeite hebben uitgespaard om ons nog beter op het festival zelf te concentreren."

Beeple is een inventieve cloud-oplossing die het organisatoren mogelijk maakt om sneller en beter te plannen.

"Beeple heeft het evenement via de cloud 'ter beschikking gesteld' en de diverse taken omgezet in vacatures. De mensen konden zichzelf registreren en hun gewenste taak aanduiden. De tool maakte dat wij een doelgerichte planning konden opstellen voor de ganse periode van de opbouw over het feest zelf tot en met afbouw, en dan spreken we toch al snel over een periode van tiental dagen. Met behulp van Beeple konden we efficiënt taken alloceren en ook nog eens rekenen op een heldere rapportage. De mensen werden automatisch op de hoogte gehouden van hun taak via mail zodat iedereen precies wist waar en wanneer zij zich dienden aan te melden en wat er van hen werd verwacht. De tool liet ons ook toe om de medewerkers in te scannen en het begin- en einduur te noteren zodat we achteraf een perfect overzicht en afrekening van de gepresteerde uren van elke vereniging konden opmaken. Aangezien alle data zich in de cloud bevinden, is het voor de organisatie gemakkelijk om ten allen tijde een correcte stand van zaken op te maken. Het inschakelen van de software heeft ons letterlijk maanden werk bespaard. Bovendien, en dat is voor een vzw minstens even belangrijk, is het ook nog eens een betaalbare oplossing."

www.beeple.eu