Decors & Stands

Sep 22, 2019, 13:51
Ronde tafel decor & meubilair (deel 2): Last-minute opdrachten, een gemiste kans?

Ronde tafel decor & meubilair (deel 2): Last-minute opdrachten, een gemiste kans?

10 juli 2019

Ook tijdens onze ronde tafel rond decor en meubilair kwamen de last-minute aanvragen aan bod. Opdrachten die zorgen voor een dubbel gevoel. Als men het materiaal nog in voorraad heeft, wordt dit met plezier geleverd, maar anderzijds is er wel het gevoel dat men voor een mooier resultaat had kunnen zorgen, mocht men vroeger ingeschakeld zijn geweest.

Bo Bettens: “Klanten zijn gewoon dat we op alles ja zeggen. We worden dan ook voortdurend geconfronteerd met last-minute aanvragen of last-minute wijzigingen binnen een lopend project. Maar dat is nu eenmaal eigen aan onze sector.”
Aurélie Hendrickx: “De ideale situatie is wanneer evenementenkantoren van in het begin al met een sterk concept komen en al hebben nagedacht over de decoratie. Als ze dit in het beginstadium doen en dit ook voorleggen aan hun klant, dan is die ook zekerder over zijn keuze. Als dit wordt open gelaten, komt de klant tijdens de voorbereiding kijken en kan hij alsnog zeggen ‘misschien toch een andere kleur’. Dit kan misschien opgelost worden door een voorbereiding met meer details. Al begrijp ik dat dit – zeker in een pitchfase – niet altijd evident is.”
Bo Bettens: “Als men iets vroeger met bepaalde vragen naar ons stapt, dan zijn er ook meer mogelijkheden. Niet alleen qua keuze van toepassingen en materialen, maar ook omdat er dan langer en meer meegedacht kan worden in termen van budget.”
Pieter Lecluyse: “Men moet ons inderdaad vroeger in het proces proberen te betrekken. Soms werkt men een volledig concept uit, komt men bij ons en dan ontdekt men dat men op bepaalde hindernissen stoot, zoals bijvoorbeeld stabiliteit. Dit kan makkelijk voorkomen worden als we vroeger ingeschakeld worden.”
Bo Bettens: “Het is heel dubbel. We gaan er prat op dat we heel snel kunnen leveren, en dat doen we ook. Maar ik denk dat het goed zou zijn dat er een mindshift zou komen waarbij ook de aankleding vroeger in het proces zou komen. Dit zou een voordeel zijn voor de klanten en de evenementenbureaus. Omdat er dan meer mogelijkheden zijn.”

“Als men iets vroeger met bepaalde vragen naar ons stapt, dan zijn er ook meer mogelijkheden.” - Bo Bettens

Meedenken in het creatieve verhaal

Hoewel de bedrijven aan onze tafel in de eerste plaats logistiek heel sterk zijn, kunnen ze ook meer betekenen dan alleen maar materiaal leveren. Ze denken graag mee om een beter eindresultaat te bereiken.
Bo Bettens: “Creativiteit is alles in onze sector. De creativiteit van de klanten en de innovatie van de leveranciers. Ik wil een warme oproep doen om creatief te durven zijn en te blijven. Out-of-the-box te denken, combinaties te maken… De creatieve ideeën komen in de eerste plaats van onze klanten, maar wij denken daar graag in mee.”
Aurélie Hendrickx: “Dat past ook wel binnen de groeiende samenwerking om samen een mooi resultaat te bekomen. Mee nadenken over hoe men de dingen plaatst, tekeningen maken…”
Herbert Cordons: “Mensen zien ook heel veel tegenwoordig. Met name dankzij de social media. Men ziet prachtige foto’s uit het buitenland. Soms ook wel voor heel andere budgetten. En die gebruiken ze dan als referentie…”
Bo Bettens: “Maar creativiteit betekent niet noodzakelijk superduur of grote budgetten. Integendeel. Een van de mooiste voorbeelden van creativiteit is wanneer met iets heel simpel iets heel moois wordt gemaakt. We zien regelmatig mooie voorbeelden bij onze klanten. Door een andere toepassing te vinden voor een bestaand product of materiaal. Dat vind ik prikkelend. Ik zie het als een geruststelling voor de sector dat creativiteit niet te maken heeft met de omvang van het budget.”
Aurélie Hendrickx: “Wij doen niet echt aan event-styling. Wij kunnen op basis van de verwachtingen wel dingen voorstellen, eventueel met een moodboard. Dan krijgen klanten een beeld van de materialen die in hun pakket zouden kunnen passen. Terugkomende klanten zijn natuurlijk beter bekend met het assortiment. Maar ook voor hen is het interessant om eens een alternatief aan te bieden. Want veel eventkantoren en cateraars grijpen toch vaak terug naar dezelfde materialen.”
Bo Bettens: “Creativiteit is key. Maar anderzijds kan men zich ook verliezen in de vele keuzemogelijkheden. Dan is het belangrijk dat je hen kan inspireren. Onze klanten komen vaak met een creatief idee of een droom tot bij ons. En dan moet je kunnen meedenken met je klant, en in die richting een aantal opties aanbieden.”
Aurélie Hendrickx: “Ook aanwezigheid op social media is voor ons heel belangrijk. Men moet je materialen kunnen zien in een setting. Het is moeilijk voor de meeste mensen om zich in te beelden hoe bijvoorbeeld een stoel er zal uitzien binnen een eventsetting. Het visuele is een stuk belangrijker geworden, en als leveranciers moeten we ook mee op die kar springen.”

Experience Magazine wou weten welke trends en uitdagingen er momenteel spelen binnen de sector van decor & meubilair. In Mechelen namen Bo Bettens van ShowTex, Herbert Cordons van Classic Design Rental, Aurélie Hendrickx van Goldfish Party Rental en Pieter Lecluyse van beMatrix plaats aan onze tafel voor een boeiend sectordebat.