Begin 2023 was er een mooie reden tot feesten bij BelOrta, ’s lands grootste coöperatie in de groente- en fruitsector, met vestigingen in St-Katelijne-Waver, Zellik en Borgloon. “De geschiedenis van BelOrta gaat terug tot de Leuvense veilingen die er sinds 1905 zijn”, aldus Glenn Sebregts, Divisiehoofd Marketing & Externe Communicatie bij BelOrta. “Maar onze huidige naam is nu 10 jaar oud. Daarom wilden we groots uitpakken richting alle stakeholders: onze werknemers, onze telers – dus de coöperanten -, maar ook onze klanten en relaties. Iedereen mocht komen meevieren in de Nekkerhal.”

Eigen producten in de kijker

In de briefing voor de cateraar kwamen twee belangrijke elementen naar voren. “Het was voor ons heel belangrijk dat niemand honger of dorst zou hebben. Dat was vereiste nummer 1. Daarnaast hebben we ook gevraagd om met onze producten te werken: de groenten en fruit van bij ons moesten de blikvangers zijn in het menu, en goed naar voren komen. De teler moest merken dat zijn product mee op tafel ligt. Ik heb met deze richtlijnen een rondvraag gedaan bij enkele cateraars die we zelf kenden, en bij de cateraars die Easyfairs ons had voorgesteld. Ik heb iedereen gevraagd om binnen het budget een ‘verbazend plezant’ menu voor te stellen dat bij ons past. En Very Food Catering is daar het best in geslaagd.”

Voorproeverij

“De producten van BelOrta zijn ons zeer bekend, omdat wij altijd met verse producten werken”, zegt Bart Basselier van Very Food Catering. “We zijn dan ook beginnen werken aan een seizoensgebonden menu. Anderzijds wist ik dat witloof een prachtig product is dat BelOrta graag in de kijker zet. We hebben hier een voorstel rond uitgewerkt en dat werd heel leuk onthaald. Op basis van de eerste feedback hebben we dit samen verder afgestemd om nog meer typische producten van BelOrta in de kijker te zetten. Daarna hebben we ook nog een voorproeverij voorzien om de laatste accenten juist te leggen.”

Grootste event

Voor Very Food Catering was het event een belangrijke stap in de ontwikkeling van het bedrijf. “De eerste briefing was nog op basis van 1200 personen”, zegt Bart Basselier. “Maar na verloop van tijd is dit opgetrokken tot 1850, wat maakt dat dit meteen onze grootste opdracht ooit was. De omvang was dus een eerste uitdaging: we moesten alles kunnen verwerken, maar ook stockeren, koelen en transporteren. Dat is aardig gelukt. Ter plaatse hebben we gewerkt met 6 maîtres, 25 mensen voor de ontvangst, 110 mensen voor het opdienen, 18 mensen in 3 keukens, en dan nog enkele logistieke medewerkers. Een enorme onderneming dus, die heel wat voorbereiding vraagt.”

Afwisselende serveervormen

“Op het event zelf heerste er een leuke vibe”, zo gaat Bart Basselier verder. “De receptie was met rondgaande bediening, het voorgerecht dan weer zittend aan tafel, het hoofdgerecht was in buffetvorm, en voor het dessert was er dan weer bediening aan tafel. Die afwisseling gaf wel een leuk verhaal. De flow liep ook zeer vlot, en de buffetten waren meer dan voldoende. Iedereen heeft ook goed gegeten, want er waren niet veel overschotten. We hadden dus goed gerekend. Natuurlijk zijn er altijd wel leermomenten. Zo zouden we in toekomst toch eerder opteren voor koffie en thee in buffetvorm in plaats van aan tafel.”

Tuinfeest

Voor de uitwerking van het niet-cateringgedeelte werd een evenementenagentschap ingeschakeld. “Het was een beetje de omgekeerde werkwijze”, zegt Bart Basselier. “Eerst werden wij als cateraar gecontacteerd, en pas in een volgende fase werd Cravat Events aangesteld als eventbureau.” Glenn Sebregts vult aan: “De tuin staat centraal in onze activiteiten. De aankleding moest dus groen ogen, met een natuurlijke uitstraling,… een beetje de sfeer van een tuinfeest.”

Feest tot de late uurtjes

De avond werd ingevuld met een uitgebreid, maar luchtig programma. “Met het 10-jarig jubileum was er best wel wat te vertellen, maar we wilden het ook niet te zwaar maken. Onze voorzitter, onze huidige directeur en onze afscheidnemende directeur hebben een woordje gedaan. Met het presentatie-duo Virginie Claes en Sven De Ridder hadden we bovendien een mooie mix van ‘sérieux’ en humor, waarbij de showband Die Verdammte Spielerei zorgde voor een bijzondere muzikale omkadering. We hadden er ook voor gekozen om de speeches en de cateringmomenten met elkaar af te wisselen, wat zorgde voor een mooie flow. Na het dessert heeft Radio Botanique, een Mechels dj-collectief, een feestje gebouwd tot diep in de nacht”, aldus Glenn Sebregts.

Smaakt naar meer

Bij Very Food Catering kijkt men tevreden terug naar dit grote project. Bart Basselier: “Wij wilden het echt goed doen. Tijdens de vier dagen voor het feest hebben wij geen andere events aangenomen, om ons volledig te focussen op BelOrta. Dit event was immers een unieke kans om ons te bewijzen, niet enkel bij BelOrta, maar ook bij Easyfairs, waar we sinds september huiscateraar zijn. Voor ons was dit dus echt hét feest van de voorbije 16 jaar. En het smaakt naar meer natuurlijk. Het was onze grootste uitdaging ooit, en ik ben trots op mijn team. Al ben ik wel van het principe dat je altijd kunt bijleren. Daarom hebben we achteraf ook uitgebreid geëvalueerd met de mensen van BelOrta.”

Positieve feedback

Ook voor BelOrta was de balans zeer positief. “Events omvatten toch steeds een risico”, meent Glenn Sebregts. “Er kan altijd iets mislopen, dus het is altijd een beetje stressen. Maar eigenlijk is alles enorm vlot verlopen. De aankleding was prachtig en straalde helemaal BelOrta uit. Het programma was goed, en onze gasten hebben genoeg en lekker gegeten en gedronken. Eigenlijk heb ik zelden in mijn carrière zoveel positieve én vooral zo weinig negatieve commentaren gekregen. Gewoonlijk krijg je altijd wel feedback over iets wat beter kan. Maar dat is eigenlijk nagenoeg compleet achterwege gebleven. Ik ben dus heel trots op het event, en op mijn twee partners Very Food Catering en Cravat Events”, zo besluit Glenn Sebregts.