De invoering van het oorspronkelijke Geregistreerd Kassasysteem is binnen de eventsector niet helemaal van een leien dakje gelopen. “Als ik even alleen voor de agencies spreek, denk ik dat het vooral een onduidelijk traject is geweest”, zegt Michel Van Camp, voorzitter van de Cluster Event Agencies bij Event Confederation/ACC. “Wij waren eigenlijk niet op de hoogte, en onze monden vielen open op het moment dat er controleurs zijn binnengevallen bij een aantal agencies en er ook boetes werden uitgedeeld omdat zij verondersteld werden zelf wittekassatickets uit te schrijven. Er was veel onwetendheid, ondanks het feit dat er wel een wetgeving was. Maar agencies speuren niet dagelijks overheidswebsites af naar nieuwe wetgeving. Er is niet goed over gecommuniceerd, en dat heeft geleid tot zaken die niet hadden moeten gebeuren.”  

Een ander verhaal bij de eventcateraars. “GKS is gekoppeld aan het paritair comité van de horeca, PC 302, waarin de meeste eventcateraars hun personeel inschrijven”, zegt Steven Droogers van BECAS, de vakorganisatie voor eventcateraars. “Wij zijn als vereniging begonnen in 2017, en al van bij onze eerste vergaderingen hebben wij contact gelegd met de FOD Financiën. Zo zijn we ook in contact gekomen met Jan De Loddere, die binnen de FOD teamchef is voor alles wat met GKS te maken heeft. Er is toen ook een rondzendbrief opgesteld specifiek voor cateraars. Dat heeft veel duidelijkheid gebracht. Vandaag, met de invoering van GKS 2.0, hebben we die contacten van toen opnieuw kunnen activeren om snel te schakelen.”

GKS in de praktijk

Met de witte kassa wordt elke transactie onwisbaar geregistreerd via de "black box", zodat er geen omzet buiten de boeken kan worden gehouden. Hoe de GKS-regels concreet worden toegepast in de praktijk, verschilt naargelang het type klant en samenwerking. “Bij de toepassing van de GKS wordt er een onderscheid gemaakt tussen B2B – een cateraar werkt met event agency of rechtstreeks met een bedrijf – en B2C”, legt Steven Droogers uit. “Bij B2C moet er vooraf in de kassa een melding gemaakt worden. Bij B2B hoeft dat niet, al raden wij in onze code of conduct aan om dat wel te doen. Maar het allerbelangrijkste is dat er bij het versturen van de factuur na het evenement, dat het ticket overeenkomt met de factuur en dat er een kopie wordt meegestuurd. Werk je regelmatig samen met een klant, dan kan dit eventueel ook op maandbasis.”

Wie draagt welke verantwoordelijkheid?

Binnen het GKS-verhaal is het van essentieel belang dat alle betrokken partijen beseffen welke hun verantwoordelijkheden zijn. “Wij moeten als agentschappen een ticket kunnen voorleggen als wij controle krijgen”, aldus Michel Van Camp. “En dat ticket moeten wij krijgen van degene die voor ons de catering verzorgt.”

Steven Droogers: “Als er problemen opduiken, merk je dat de wetgever uiteindelijk altijd terugkomt bij de organiserende partij. Als er iets niet in orde is bij je onderaannemers, dan komt dit op jouw schouders terecht. Het is dus zeker nuttig om je daarover te informeren en ervoor te zorgen dat de leveranciers met wie je werkt op de hoogte zijn van de regels én deze ook toepassen. Ik ben er zeker van dat de meeste eventcateraars en feestzalen in Vlaanderen  – ook de niet-leden – een witte kassa hebben. Maar bij de toepassing in de praktijk kan het wel nog foutlopen.”   

“Het is zeker nuttig om je te informeren en ervoor te zorgen dat de leveranciers met wie je werkt op de hoogte zijn van de regels én deze ook toepassen.” - Steven Droogers

Federaties bundelen krachten

Naar aanleiding van de controles én boetes die zijn opgedoken bij enkele agencies, sloegen BECAS vzw en de cluster event agencies bij Event Confederation/ACC de handen in elkaar om duidelijkheid te scheppen bij hun leden. “Daarom hebben we ook een praktisch online seminar gegeven en de teamchef voor GKS uitgenodigd”, zegt Steven Droogers. “Verder hebben we ook onze code of conduct aangescherpt, specifiek rond de toepassing van GKS en wat er specifiek moet geleverd worden, bijvoorbeeld in samenwerking met een eventagentschap.”

Michel Van Camp: “Langs onze kant hebben wij alle agencies ingelicht via een mailing, en ook via een seminar specifiek afgestemd op de agencies. Zo hopen we dat er geen verwarring meer kan zijn. Ik denk dan ook dat we nu echt vertrokken zijn.”

Digitalisering met GKS 2.0

De overgang van GKS 1.0 naar GKS 2.0 betekent een belangrijke modernisering, vooral op technologisch vlak. Waar vroeger een fysieke Fiscal Data Module nodig was, maakt GKS 2.0 gebruik van een digitale, cloudgebaseerde oplossing die in realtime communiceert met de FOD Financiën via een API. Hierdoor worden data niet langer lokaal opgeslagen, maar meteen doorgestuurd naar de overheid. Dit maakt het systeem flexibeler en eenvoudiger te updaten, bijvoorbeeld bij wijzigingen in btw-regels, zonder nieuwe hardware. Ondanks deze digitalisering blijven de basisverplichtingen voor uitbaters dezelfde: de GKS-plicht vanaf 25.000 euro omzet blijft gelden, controles blijven bestaan (zij het vaker op afstand), klanten moeten een correct ticket ontvangen en alle handelingen moeten nog steeds chronologisch en nauwkeurig geregistreerd worden.

Praktische overstap

Sinds 1 juli 2026 moeten alle nieuwe installaties verplicht volgens de GKS 2.0-standaard gebeuren. Bestaande zaken die al werken met GKS, krijgen een deadline om over te stappen, van 1 juli 2027 voor de oudste kassa’s, tot 1 januari 2029 voor de nieuwste. “Als je gaat kijken naar de website van GKS, vind je een lijst van leveranciers die specifiek GKS 2.0 voor jouw bedrijf kunnen opleveren”, legt Steven Droogers uit. “Dat is nog geen lange lijst, maar momenteel werkt men eraan dat zij alle nodige informatie hebben om dat IT-technisch te kunnen opleveren. Want er is nog steeds een fysieke hardware die geïnstalleerd moet worden om de connectie te maken met de cloud van de FOD Financiën. Maar daarrond zijn er wel heel wat automatisaties mogelijk. Maar dat kan je best bekijken met je leverancier. Alle informatie staat heel goed uitgelegd op www.geregistreerdkassasysteem.be.”

“De makkelijkste stap is lid worden van de federatie. De moeilijkste is het allemaal zelf uitzoeken. Maar dan moet je ook de financiële gevolgen dragen als je niet in orde bent.” – Michel Van Camp

De kracht van federaties

“Dit dossier is een uitgelezen gelegenheid om nog eens een oproep te doen aan cateraars en agencies om zich aan te sluiten bij hun vakfederatie”, zegt Michel Van Camp. “De stroom van informatie die de federaties aanleveren blijft super interessant voor elk individueel bedrijf. Met hoe meer leden we zijn, hoe sterker we staan in onderhandelingen met externe partijen en overheden. Kom in gesprek en overweeg om lid te worden.”

Steven Droogers vult aan: “Met BECAS vzw doen we jaarlijks een zestal online sector calls van zo’n 50 minuten. De voorbije sessie ging over GKS, met de teamchef. Voor wie niet live kan volgen worden deze sessies ook nog eens opgenomen, zodat ze achteraf geraadpleegd kunnen worden. Ik denk dat we als federatie heel wat informatie hebben, die we dan ook graag delen met de leden.”

“Agencies en cateraars zijn natuurlijk vrij om te kiezen of ze lid willen worden”, gaat Michel Van Camp verder. “De vraag is dan wel hoe we de informatie ook bij niet-leden krijgen. Daarover wordt ook gecommuniceerd op de website van Event Confederation, open voor iedereen. Maar het is uiteindelijk aan de cateraar of het agency om de juiste beslissing te nemen en te zorgen dat ze geïnformeerd zijn. De makkelijkste stap is lid worden van de federatie. De moeilijkste is het allemaal zelf uitzoeken. Maar dan moet je ook de financiële gevolgen dragen als je niet in orde bent.”