Event management

Sep 28, 2020, 4:36
Ervaren show producer deelt gratis concept voor covid-proof eventbeleving

Ervaren show producer deelt gratis concept voor covid-proof eventbeleving

05 augustus 2020

De voorbije maanden gingen heel wat organisatoren op zoek naar een digitaal alternatief voor hun events. Een uitstekende oplossing in tijden van nood, maar tegelijkertijd werd ook duidelijk hoe zeer mensen snakken naar een echte live beleving. Steven Martin, die als show producer een ervaren rot is binnen de eventwereld, reikt de sector nu een concept aan dat een veilige fysieke event experience mogelijk maakt.

Steven Martin persfoto half groot hires zwart wit LudoVHet hoeft niet meer gezegd welke enorme economische ravage de coronacrisis de voorbije maanden heeft aangericht. De fysieke evenementen verdwenen van de ene dag op de andere uit de agenda, en de goedbedoelde digitale alternatieven konden niet dezelfde impact genereren. “Er ontstond al snel een online moeheid”, aldus Steven Martin. “Online was immers nog het enige medium voor mensen om met familie, vrienden en collega’s te communiceren.  Bij de eerste versoepelingen werd het dan ook snel duidelijk dat mensen een grote nood hadden om fysiek samen te komen - of het nu was om samen te feesten of om samen te protesteren. Sinds 1 juli mocht dat eindelijk weer. Evenementen konden terug plaatsvinden, maar wel onder haast onmogelijke voorwaarden én met het permanente zwaard van Corona boven onze organisaties.”

Walkthrough

Grote events zijn voorlopig niet meer mogelijk. Maar merken willen wel nog steeds communiceren en relaties opbouwen met hun doelpubliek. “Daarom ben ik met mijn team van ArchitectofEMOTION op zoek gegaan naar creatieve ‘andere’ ideeën. Tijdens de uitwerking hebben we een beroep gedaan op een reeks van zeer ervaren partners, die ons bijstonden met advies, kritische feedback en ondersteunend denkwerk. Dit resulteerde in The XPrnZ Walk, een modulair eventconcept. Het gaat om een walkthrough-principe, waarbij bezoekers in kleine groepjes een parcours volgen en onderweg verschillende brand experience ‘attracties’ op hun pad vinden.”  

Brand experience per bubbel

“Mensen kunnen niet langer in grote aantallen samenkomen in indoor venues. Een walkthrough concept kan echter zorgen voor een intense brand experience, in grote aantallen, maar dan wel met 1 bubbel per keer. Ons concept laat toe om tot een kleine 1000 personen per dag te laten genieten van een intense, minimum 1 uur durende brand experience, in de eigen bubbel met perfect veilige omstandigheden, met mogelijkheid tot catering én sampling. In principe kan elke briefing beantwoord worden, al moet ik toegeven dat sommige zich er meer toe lenen, vooral omdat de eindklant/opdrachtgever in de andere gevallen een shift in zijn verwachtingen dient te maken.”

Gratis sharen

Concreet biedt AoE het nieuwe concept ‘free of charge’ aan. Elke geïnteresseerde partij mag het dus gebruiken. “We willen met dit gratis gedeelde event format vooral de event producers stimuleren om op een andere manier te gaan nadenken over briefings en evenementiële beleving. Het format biedt in zijn basisuitwerking al een antwoord op vrijwel elke denkbare briefing, mits enig inzicht, flexibiliteit en creativiteit. De eindklanten moeten mogelijk ook een beetje begeleid worden in het inzien van de voordelen van deze andere aanpak in de huidige omstandigheden. Boven alles laat dit concept toe om grote aantallen mensen in COVID19-veilige omstandigheden te betrekken in een zeer intense merkbeleving.”

Lokale productiepartners

AoE kan de organisatoren bijstaan in het denkwerk of in de realisatie van de beleving, maar dat is niet eerste intentie van het delen van dit dossier. “Eindklanten en evenementenbureaus, zelfs collega freelancers, eigenlijk eender wie kan dit format zonder enig probleem gebruiken, aangepast of zoals het is voorgesteld.  Wij hoeven er niet in betrokken te zijn. Het is voor ons op dit moment belangrijker dat onze sector werk heeft en dat er bedrijven kunnen werken en kunnen factureren, om zo samen die typerende positieve energie vol passie terug in onze markt te brengen. AoE stelt slechts 2 regels voor het kosteloos gebruik: enerzijds moet het project uitgewerkt worden met zoveel mogelijk lokale productiepartners om onze economie te stimuleren, en anderzijds willen we de impact en het gebruik van het idee kunnen evalueren. Daarom vragen we geïnformeerd te worden door iedereen die op het idee voortbouwt, liefst met uitnodiging tot het evenement of enkele foto’s of videobeelden achteraf.”

Samen sterk

The XPrnZ Walk biedt de mogelijkheid om een evenement te organiseren voor een groot aantal mensen – en bijgevolg een optimale kost per contact -, met grote aanpasbaarheid voor andere klanten en met een zeer intense en waardevolle merkbeleving. En dit alles volgens de geldende CERM-regels. “Voer het format uit zoals voorgesteld of gebruik het idee als inspiratie voor verder denkwerk.  Het belangrijkste is dat we de eindklanten vertrouwen kunnen geven, dat er evenementen geproduceerd kunnen worden en dat we er uiteindelijk allemaal samen sterker uit komen. We hopen oprecht dat al die creatief strategische talenten op onze markt het potentieel zien en hun klanten gaan contacteren om zo mooie projecten te laten ontstaan en onze sector een verdiende kick-start te geven”, zo besluit Steven Martin.

http://architectofemotion.com/the-xprnz-walk