Organisatoren van evenementen beseffen dat het centrale en creatieve concept een belangrijk onderdeel is van elk project. Het lijkt dan ook een evidentie dat dit tot in het kleinste detail wordt doorgetrokken maar dat is lang niet altijd het geval.

Filosofie

“Wisenose zag de voorbije jaren als communicatiebureau (en zusterbedrijf van eventkantoor Act!events) vanop de eerste rij de eventsector én de eisen van de klanten evolueren”, aldus Stefan. “Dat communicatie een cruciaal element is van de ‘live experience’ die vandaag beoogd wordt, beseft iedereen. Maar de specifieke kennis en ervaring over hoe je zo’n brede waaier aan communicatietools efficiënt en creatief inzet, is eigen aan Wisenose.”

Eventcommunicatie = ?

Liesbeth en het hele Wisenose team weerleggen het misverstand dat eventcommunicatie vooral bestaat uit een uitnodiging, bedankingsmail en misschien enkele gepersonaliseerde vlaggen tijdens het evenement. “Eventcommunicatie is zoveel meer, met name het instrument voor het verhaal van jouw event. En aangezien je maar 1 kans krijgt, zorg je maar beter dat elk communicatiemoment knalt! Gaat het nu over een uitnodiging waarop je geen ‘nee’ kan zeggen, een presentatie waarin je geen PowerPoint kan herkennen of een interactieve evaluatiemodule om het effect van het event te meten, elk contactmoment tussen jou en je gasten moet raak zijn.”

Oorzaak en gevolg

“Strategie is alles”, gaat Liesbeth verder. Zonder de juiste ervaring met eventcommunciatie, is het makkelijk om kleine details te vergeten die een grote impact kunnen hebben. Zowel voor, tijdens als na het event zijn er ontelbare kansen om de indruk die jouw gasten hebben, te veranderen, in positieve zin uiteraard! De ene actie leidt tot de andere… Eventcommunicatie is niet anders want uiteindelijk wil je dat jouw event memorabel is, past bij de brand identity, de doelstellingen bereikt, … Een correct en creatief inzicht in de stappen die nodig zijn om dit te bereiken, bovenop een goed georganiseerd event, zijn hierbij cruciaal.”

Tips & tricks

“Evenementen vereisen een specifieke aanpak, retroplanning, content en kennis. Wie is je doelgroep, wat is het doel van het evenement, welke 3 zaken wil je dat je gasten onthouden, hoe kan je hen bereiken, … Heel wat elementen spelen mee in de strategie. Een ‘bird’s-eye view’ is onontbeerlijk. Zorg voor een realistische timing die rekening houdt met jouw doelgroep”, aldus Stefan. “Ook de specificaties van het evenement spelen hierbij een rol. Op het moment dat de communicatie start, moet je al heel goed weten hoe het event in elkaar gaat zitten. Een feit dat vaak over het hoofd gezien wordt. Met Wisenose willen we de eventsector nog verder professionaliseren en elke organisator toegang geven tot onze kennis en ervaring.”