Jo Van den Wijngaerde is een vakman met al bijna 25 jaar ervaring met AV-producties in heel Europa. “Aan het begin van die carrière was er van internet nauwelijks sprake. Als wij vanuit België een opdracht in het buitenland moesten vervullen, kwam het erop aan om alles tot in de puntjes voor te bereiden. Iets vergeten was dodelijk. Als je bepaald materiaal tekort kwam, was het haast onbegonnen werk om dat ter plaatse nog te gaan zoeken. De tijden veranderen natuurlijk, en dankzij Google kan je proberen om ook lokaal nog bepaalde materialen te vinden. Maar je blijft nog steeds met een pak onzekerheid zitten. Want het is niet omdat je op een leuke website terecht komt, dat je ook met een betrouwbare partner te maken hebt.”

Hoge vervoerskosten

Toch zijn er in de loop der jaren steeds meer redenen om te gaan werken met lokale leveranciers. “Vroeger zat al het kwaliteitsmateriaal hier in onze regio Benelux-Duitsland-Frankrijk geconcentreerd. Intussen vind je de A-merken in alle uithoeken van Europa. Het is dus onlogisch om je eigen materiaal in een vrachtwagen doorheen Europa te steken, terwijl diezelfde materialen ginds ook on the spot beschikbaar zijn. Bovendien staan sinds de bankencrisis van 2008 de budgetten meer onder druk, en aanvaardt men niet meer dat je ook de kosten aanrekent voor de periode dat het materiaal onderweg is. Dus dan moet je creatiever worden.“

Online platform als oplossing

Zowel op economisch als op ecologisch vlak zijn die grote verplaatsingen van materiaal doorheen Europa dus niet meer te verantwoorden. “Zo zijn we dus op het idee gekomen om een soort van combinatie van Google, Uber, TripAdvisor en Booking.com te ontwikkelen om AV-leveranciers het leven makkelijker te maken. Enerzijds voor de verre producties, maar anderzijds ook om lokale tekorten op te lossen. De leveranciers die bepaalde materialen hebben die jij zoekt, zitten misschien gewoon vlakbij om de hoek. Drie jaar geleden heb ik in Praag de juiste mensen, met de juiste IT-kennis gevonden om dit project te verwezenlijken. Na een dik jaar programmeren stonden we begin 2020 klaar om te gaan beta-testen, maar toen sloeg de coronacrisis toe en werd de lancering on hold gezet. Intussen is alles wel verder ontwikkeld en gefinetuned, en nu staat alles klaar om op de markt los te laten. Het kan een hulpmiddel zijn om onze sector terug op gang te krijgen.”

Hoe gaat het in zijn werk?

AV-KLOUD is een platform waarop AV-bedrijven zich kunnen aanmelden om onderlinge aanvragen voor materialen te plaatsen of te ontvangen. “Wanneer je met een klant in bijvoorbeeld Spanje een event gaat doen, dan kan je ofwel vanuit België met zes opleggers materiaal vertrekken, of je kan op zoek gaan naar lokale AV-verhuurders. Je geeft dan in het platform aan op welke data je een productie hebt, en welke materialen je nodig hebt. De bedrijven in de buurt van het event zullen dan een melding van jouw aanvraag krijgen, en ze kunnen vervolgens een offerte opmaken, voor het volledige project of een deel ervan. Waar je vroeger soms uren moesten rondbellen en rondmailen op zoek naar bepaald materiaal, plaats je je vraag nu gewoon in het platform, en zie je na enkele uren welke beschikbaarheden er zijn. Vervolgens kan je een keuze maken op basis van de voorgestelde prijs of de rating van het aanbiedende bedrijf. Want net als bij TripAdvisor en Booking.com werken we ook met een rating-systeem. En dit zowel voor de aanbiedende (waren de geleverde materialen in orde, op tijd geleverd, etc.) als de vragende partij (in welke staat werden de materialen terugbezorgd, waren ze op tijd klaar met de afbouw).”

“AV-KLOUD is een tool om bedrijven met elkaar in contact te brengen, om materialen te linken en om overbodige transporten en kosten te vermijden.”

Uitgebreide functionaliteiten

Naast het ratingsysteem omvat AV-KLOUD nog tal van andere functionaliteiten om de onderlinge verhuur tussen AV-bedrijven te vergemakkelijken. “Als de techniekers ter plaatse zijn, zien ze in hun app welke materialen ze mogen verwachten en door welke partijen deze worden geleverd. Er is ook een heel eenvoudig systeem om een controle en natelling van de materialen te doen. Als er problemen zouden zijn, kan je via het platform een foto maken en doorsturen. Op termijn zal er ook de mogelijkheid tot een escrow-betaling zijn, wat een extra zekerheid geeft wanneer twee partijen elkaar nog niet kennen. En voor last-minute aanvragen voorziet het platform zelfs een emergency request optie, waarmee je aanvraag met spoed behandeld wordt.“

Community laten groeien

Iedereen binnen de AV-sector kan zich aanmelden op AV-KLOUD. “Momenteel is dit zelfs gratis, om de sector toch weer wat op gang te helpen. Op termijn zal dit evolueren naar een systeem met tokens. Maar hoe meer traffic we kunnen genereren, hoe goedkoper het platform kan werken, want dan zullen we kunnen rekenen op de ondersteuning van fabrikanten. De uitdaging is dus om onze community zo snel mogelijk te laten groeien. Zo kan er een kruisbestuiving ontstaan tussen partijen die op zoek zijn naar materiaal en partijen die materiaal aanbieden. Maar dat kan alleen maar werken als in alle Europese landen zich voldoende bedrijven aansluiten.”

Onafhankelijk platform voor de hele sector

AV-KLOUD is een onafhankelijk initiatief dat los staat van elke individuele AV-leverancier. “Het is de bedoeling om bedrijven en onze sector in het algemeen efficiënter te laten werken. Als ik mijn materiaal vanuit België moet meenemen naar Spanje, en ik kan het ginds maar drie dagen doorrekenen, dan ben ik het wel 14 dagen kwijt. Als ik het in Spanje van een degelijke partner kan huren voor de drie dagen dat ik het nodig heb, dan heb ik intussen in België 14 dagen de mogelijkheid om mijn materiaal ook aan te bieden. AV-KLOUD is dus een tool om bedrijven – internationaal, maar ook binnen ons land - met elkaar in contact te brengen, om materialen te linken en om overbodige transporten en kosten te vermijden. Het moet een platform worden dat het werk in onze sector makkelijker maakt en meer business genereert, zodat iedereen er beter van wordt”, zo besluit Jo Van den Wijngaerde.