Event technologies

Oct 4, 2022, 5:11
De virtuele beurs is een blijver

De virtuele beurs is een blijver

15 september 2022

Net als de eventcollega’s zat ook de beurssector de voorbije twee jaar met de handen in het jaar. Toch dienden zich ook hier digitale oplossingen aan. Diego Dupont, CEO van Fairtual, was echter al vóór de pandemie van mening dat de toekomst van beurzen voor minstens een deel virtueel zou zijn. “Hybride events bestaan eigenlijk al decennia lang, zonder dat we het beseften.”

Diego Dupont heeft een verleden in de HR-sector, met een eigen selectiekantoor dat hij in 2016 heeft verkocht. “Na het verlopen van het niet-concurrentiebeding eind 2019, wou ik terug iets gaan doen in de HR. Ik ben toen samen met een collega op het idee gekomen om virtuele jobbeurzen op te zetten. Ik heb in mijn carrière al heel wat jobbeurzen meegemaakt, die niet altijd efficiënt waren. Als een jobbeurs enkel dient om cv’s te verzamelen, dan is het eigenlijk een heel dure postbus. Je merkt ook dat er veel tijd verloren gaat, wanneer een exposant non-stop twee recruiters op de stand aanwezig moet hebben. En wat betreft de bezoekers ligt de drempel dan weer redelijk hoog, zeker voor werkende werkzoekenden, die overdag moeten werken. Daarom wilden we dit doortrekken naar een online jobbeurs die 24 op 24 open is, en waarmee je veel efficiënter kan werken.”

Virtuele huisbeurs

Amper enkele maanden na het lanceren van de virtuele jobbeurs ging ons land in maart 2020 in lockdown. “Dat heeft ons natuurlijk geen windeieren gelegd. Plots kregen wij een pak meer exposanten en bezoekers op onze virtuele jobbeurs. Een van onze exposanten was Conway, een Belgische distributeur voor de on-the-go markt. Zij zijn heel afhankelijk van de huisbeurzen die zij organiseren, waar ze klanten en leveranciers ontmoeten. Daarom hebben ze ons gevraagd om een virtuele beurs specifiek op hun maat op te zetten. We hebben gezorgd voor een platform waar de leveranciers van Conway elk hun eigen stand hadden, hun nieuwe producten konden voorstellen, én waar ook bestellingen geplaatst konden worden. Het werd een enorm succes, met meer bezoekers en exposanten. Het initiatief kreeg dan ook snel een vervolg.”

“Een virtuele beurs trekt meer bezoekers, omdat men zich niet langer moet verplaatsen, en omdat de beurs gedurende een langere tijd online kan staan.”

Dure vierkante meters

Diego Dupont ziet verschillende sleutelelementen voor het succes van een virtuele beurs. “Ten eerste kan je meer exposanten aantrekken. Het risico is namelijk kleiner omdat ze niet langer duizenden euro’s moeten betalen voor enkele vierkante meters. En ze hoeven zich geen zorgen te maken over opbouw, afbouw en aanwezigheid van personeel. Daarnaast trekt een virtuele beurs ook meer bezoekers, omdat men zich niet langer moet verplaatsen, en omdat de beurs gedurende een langere tijd online kan staan. Verder zien we dat ook de verkoopcijfers vaak hoger liggen. Tijdens de eerste Conway-beurs werd er tot 60% meer verkocht. Ten slotte verzamel je als organisator ook heel wat data. Je weet perfect wie welke stand heeft bezocht, welke informatie werd gedownload… Als je die data op een slimme manier kunt analyseren en ter beschikking stelt aan de exposanten, dan is dat goud waard.”

Oude recepten zijn uitgewerkt

Opvallend is dat Fairtual al vóór de coronacrisis zijn concept aan het uitwerken was. “Al voor de pandemie was het duidelijk dat het traditionele model van beurzen niet meer werkte. Ik denk bijvoorbeeld aan enkele grote publieksbeurzen waar steeds minder volk naartoe komt en steeds meer grote exposanten wegblijven, omdat zij niet langer grote bedragen willen investeren in een stand voor een enkele dagen. De efficiëntie is daar al even zoek. Organisatoren moeten nadenken over een ander model. Men moet durven kijken naar een hybride recept: meer bezoekers, meer exposanten, meer verkoop en meer interactie. Toch grijpen organisaties terug naar het oude model. Vaak is de organisator ook de uitbater van de locatie, en wordt er vooral gerekend op parkingtickets, op dure flesjes drank, catering, enz.”

Sterke aanvulling

Voor Diego Dupont hoeft de virtuele beurs zijn fysieke tegenhanger niet te verdringen. Integendeel. Hij gelooft helemaal in de hybride formule. “Ten onrechte gaat men er vanuit dat wanneer men ook de digitale component aanbiedt, dit ten koste gaan van de fysieke beurs. Dat is helemaal niet het geval. Een fysieke beurs kan je enkele weken voordien al virtueel laten starten. Zo krijgen bezoekers een goed beeld wat de beurs te bieden heeft, en wie de exposanten zijn. Ze kunnen ook bepaalde content al downloaden en eventueel ook een afspraak boeken op het fysieke evenement. Dat is in België nog weinig gebeurd, maar in Frankrijk is het al de normale gang van zaken. Ik zou elke week naar Parijs willen gaan, want er zijn wekelijks interessante evenementen. Maar dat is praktisch niet mogelijk. Gelukkig zijn heel wat van die evenementen ook digitaal. Dat is de meerwaarde die het digitale luik breit aan het fysieke.”

Het oog wil ook wat

Wie op een fysieke beurs rondloopt wordt natuurlijk aangetrokken door bepaalde opvallende exposanten, die misschien oorspronkelijk niet op de planning stonden. Op een virtuele beurs is dit ook mogelijk. “De omgevingen die wij tot nu toe gemaakt hebben, zijn immersieve omgevingen. Het is geen game, maar het zijn omgevingen die wel echt overkomen. Ook de standen kunnen op maat gemaakt worden en zijn aanpasbaar qua look & feel. Je kan dit beleven met een VR-bril, maar dat is niet noodzakelijk. Voor een jobbeurs is dat bijvoorbeeld niet nodig, er zijn andere beurzen die zich daar meer toe lenen. Het kan gewoon in de browser, met een heel simpele navigatie. De grote valkuil is echter communicatie. Heel veel organisaties die gewoon zijn om fysieke evenementen te organiseren zijn zeer operationeel bezig. Het digital event management is echter minstens even belangrijk. Men mag er niet vanuit gaan dat het zichzelf wel oplost. Het is een beetje zoals bij een webshop: eens die online staat, mag je ook niet denken dat de bestellingen vanzelf zullen binnenlopen. Een goed communicatieplan is even belangrijk als in de fysieke wereld.”

“Hybride events bestaan eigenlijk al decennia lang. Een voetbalwedstrijd, daar kan je in het stadion naar gaan kijken, maar er zijn veel meer mensen die het op televisie volgen.”

ThreeDee World

Intussen heeft Fairtual de voorbije twee jaar al zo’n 80 events opgezet. “De toepassingen zijn zeer verregaand. Elke exposant heeft toegang tot een eigen backend, waarmee ze van alles kunnen kiezen: hoe groot is de stand, welk design, welke kleuren, etc. Bezoekers kunnen er video’s bekijken, technische fiches raadplegen, producten bekijken, en zelfs videochatten met de exposanten. We hebben beurzen gecreëerd voor de meest uiteenlopende sectoren. Ik denk bijvoorbeeld aan een luchtvaartbeurs, waar ingenieurs nieuwe vliegtuigmotoren konden bekijken in 3D. Ons virtuele beursgebouw, het Central Trade Fair Pavilion, is intussen uitgebreid met een ruimere 3D-wereld, genaamd ThreeDee World. Dit is een combinatie van verschillende area’s, met exporuimtes, advertising space, congreslocaties, een concertzaal, en zelfs appartementen. Het is een wereld waarin we thematische zones willen creëren en waar bedrijven hun showrooms kunnen onderbrengen.”

Mainstream

“Uiteindelijk is hetgeen wij doen een verderzetting van een hybride model dat we al lang kennen, zonder het eigenlijk te beseffen. Hybride events bestaan eigenlijk al decennia lang. Een voetbalwedstrijd, daar kan je in het stadion naar gaan kijken, maar er zijn veel meer mensen die het op televisie volgen. Hetzelfde met een concert. Dat kan ook live gestreamd worden. Als het concert uitverkocht is, kunnen andere mensen het optreden ook volgen in een virtuele omgeving. Je kan daar dan bijkomende content bij voorzien, zoals een behind the scenes of exclusieve merchandise. Dat biedt meerwaarde, en daar willen mensen echt wel iets aan uitgeven. We zitten nu in de beginfase. Maar ik denk dat virtuele beurzen binnen dit en vijf jaar echt mainstream zullen. De evolutie gaat heel snel. Straks hebben we allemaal 5G en dan kunnen we nog sneller surfen. Er wordt heel veel geïnvesteerd en onderzocht. Elke dag zijn er nieuwe ontwikkelingen, en dat maakt het bijzonder boeiend”, zo besluit Diego Dupont.