Verzekeringen Verheyen heeft zich sinds vier jaar specifiek toegelegd op de eventsector. “Wij zijn een klassiek makelaarskantoor en ontwikkelden de laatste jaren enkele producten op maat voor deze sector”, vertelt Tom Driesens. “Onze klanten komen voort uit alle types evenementen: festivals, concerten, B2B, congressen, beurzen, sportevents en bedrijven die zelf hun events organiseren. Daarnaast servicen we ook toeleveranciers zoals cateraars, tentverhuurders, standenbouwers,… Ook voor hen hebben we specifieke mogelijkheden. Over het algemeen kennen verzekeraars de evenementensector eigenlijk niet en dus hadden ze ook geen specifieke producten. Daarom hebben we, samen met ACC, de noden van organisatoren in kaart gebracht en hiervoor gepaste verzekeraar(s) gezocht. Dit leverde een zeer mooi resultaat op voor oa. de Burgerlijke Aansprakelijkheid. We voelen dat deze sector nood heeft aan een verzekeringspartner die hun werking begrijpt. Zo helpen we mee aan de professionalisering van deze sector.” 

Betere basiskennis

Het is belangrijk dat organisatoren en leveranciers hun verzekeraar zien als een partner. “Wij hebben het liefste dat onze klanten ons vragen stellen over contracten die ze aangaan met leveranciers en/of klanten. Op deze manier kunnen we hen gepast adviseren en mogelijke financiële gevolgen van bepaalde clausules blootleggen. Zo hebben we al kunnen bewerkstelligen dat clausules uit contracten met leveranciers werden geschrapt omdat deze buitensporige bedragen vermeldden in het nadeel van onze klant. Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat de kennis over verzekeringen nog niet genoeg aanwezig is. In sé is dit niet zo erg. Wij kunnen ook geen creatieve events organiseren. Maar we zijn er wel van overtuigd dat een basiskennis omtrent verzekeringen een meerwaarde zal betekenen voor hoe organisatoren naar risico’s kijken. Daarom is het interessant om de twee belangrijkste verzekeringsproducten voor de sector nog eens uit de doeken te doen.”

Door de coronacrisis is duidelijk geworden dat de kennis over verzekeringen nog niet genoeg aanwezig is.

Burgerlijke Aansprakelijkheid

De verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid, ook bekend onder de noemer BA-uitbating, is een absolute must voor elke eventondernemer. Dit is de familiale verzekering van het bedrijf. “Het uitgangspunt is dat jouw aansprakelijkheid wordt verzekerd tijdens de uitoefening van jouw activiteit. Om te spreken over een aansprakelijkheid moeten er een fout, een schade en een oorzakelijk verband zijn. Als deze 3 elementen niet aanwezig zijn, is er geen aansprakelijkheid. Bovendien moet de schadelijder ook een “derde” zijn en zal er enkel extra-contractuele schade vergoed worden. Het kan hierbij gaan om materiële en/of lichamelijke schade en soms ook financieel verlies naar aanleiding van deze schade.”

Het is belangrijk om te beseffen wat een polis wel en niet omvat. “In een standaardpolis wordt schade aan gehuurde materialen zoals geluid en licht niet vergoed omdat het een contractuele verplichting is om het materiaal in dezelfde staat terug te geven. Vele organisatoren realiseren zich dit niet totdat er zich een schade voordoet. Uiteraard is dit één van de dekkingen die wij standaard hebben opgenomen, alsook schade aan gehuurde/gebruikte panden. De limieten in de standaardpolissen lagen naar onze mening té laag voor de risico’s die organisatoren lopen, vandaar dat wij deze limieten serieus hebben opgetrokken. Een event brengt veel personen samen op één plaats, met potentieel een grote schade.”

Maar er zijn nog andere dekkingen mogelijk en alle maatschappijen hanteren hun eigen voorwaarden en premiezettingen. “Dit maakt dat er specifieke risico’s nog té vaak onverzekerd bleven en er geen éénduidige premiezetting was. Dit hoeft niet langer zo te zijn. We horen vaak dat toeleveranciers hun materiaal al verzekeren, maar in vele gevallen is het niet duidelijk tegen welke schade het verzekerd is. In de meeste gevallen is dit enkel tegen brand en is bijvoorbeeld een omgevallen beeldscherm niet gedekt. Een BA-Uitbating dekt dus schade aan derden, maar het is niet verkeerd om ook aan jezelf te denken. Schade aan eigen materiaal of financiële schade door een annulatie van een event, zijn enkele voorbeelden van risico’s die veelal worden vergeten.”

Annulatieverzekering

Daar waar een aansprakelijkheidsverzekering door heel wat maatschappijen wordt aangeboden - los van de volledigheid van de waarborgen - ligt dit bij een annulatieverzekering helemaal anders. “Deze materie is zodanig gespecialiseerd dat er in Europa slechts enkele verzekeraars dit aanbieden. De klassieke verzekeraars zoals wij ze in België kennen, bieden dit niet aan. Klassieke verzekeringsmakelaars beheersen deze materie ook niet, waardoor er vaak geen correcte informatie wordt gegeven.” 

De financiële impact van een annulatie van een evenement wordt ook nog te vaak onderschat. “Hoeveel kosten van leveranciers worden toch aangerekend bij een annulatie? Wil de opdrachtgever het saldo nog wel betalen? Onze ervaring leert dat het heel moeilijk is om de impact in te schatten. Wij maken deze oefening samen met onze klanten en zien heel vaak contracten waar weinig tot niets wordt vermeld over “overmacht”. Meestal gaat de annulatieclausule over het feit dat de klant de dienst niet meer wil. Het spreekt voor zich dat bij deze clausules schadevergoedingen worden gehanteerd, maar bij overmacht ligt dit toch anders. Bij overmacht wordt er onderhandeld met leveranciers en klant. De uitkomst blijft dus onzeker voor alle partijen. Daarom is het heel nuttig  om contractueel te bepalen hoe de financiën worden geregeld in geval van overmacht. Dat neemt veel onzekerheid weg.”

De bedoeling van een annulatieverzekering is om de niet te recupereren kosten (of soms de omzet) te vergoeden in geval van overmacht. “Denk bijvoorbeeld aan een brand, stakingen, een dodelijk ongeval tijdens de opbouw, het overlijden van de CEO van de opdrachtgever, een daad van terreur of dreiging, stormweer,… Dit zijn situaties waarbij iedereen het event nog wel wil laten doorgaan, maar dit door de omstandigheden onmogelijk is geworden of er extra kosten moeten worden gemaakt. Alle organisatoren krijgen vroeg of laat te maken met dergelijke situaties. We raden aan om hierover met klanten en leveranciers in open gesprek te gaan. We zijn ervan overtuigd dat alle organisatoren er alles aan doen om schades te vermijden en een bepaald preventiebeleid voeren. Maar het scenario van een annulatie van een evenement is nog niet volledig ingebed in vele preventieplannen, waardoor er misschien niet altijd over de gevolgen wordt nagedacht. Ook hierin staan we onze klanten bij en reiken we aandachtspunten aan.”

Het scenario van een annulatie van een evenement is nog niet volledig ingebed in vele preventieplannen, waardoor er misschien niet altijd over de gevolgen wordt nagedacht. 

Wat met de toekomst?

De coronacrisis slaat nu hard toe, waardoor iedereen in de eventsector een enorme impact ondervindt.  “Spijtig genoeg is corona intussen een gekend feit, waardoor het per definitie onverzekerbaar wordt. Bij sommige verzekeraars waren pandemieën uitgesloten na de SARS-uitbraak in 2002-2003. Momenteel sluiten alle verzekeraars coronavirussen en pandemieën uit in polissen die na de uitbraak werden onderschreven. We hopen dat er een oplossing komt in de toekomst, maar dat is nu nog onzeker. Na de aanslagen in 2015-2016 hadden we ook nooit durven denken dat we momenteel heel uitgebreide dekkingen voor terrorisme zouden kunnen aanbieden. Samen met ACC bekijken we verschillende denkpistes over hoe we annulatieverzekeringen meer onder de aandacht kunnen brengen en hoe deze in de toekomst op een efficiënte manier kunnen worden afgesloten.”